紙と電子の契約書を一元管理できるTOKIUM契約管理とは？特徴やメリットを徹底解説！

サービスの特徴と類似サービスとの違い

TOKIUM契約管理は、単に契約書をデジタル保管するだけでなく、アナログな作業プロセス自体を削減することに重点を置いたサービスです。

①紙の契約書を丸ごとスキャン・保管代行してくれる

一般的な契約管理システムでは自社でスキャンを行う必要がありますが、このサービスでは紙の契約書を郵送するだけでスキャンから原本保管までを代行してくれます。 製本された契約書もホチキスを外さず非破壊でスキャンされるため、原本を傷つけずにデジタル化が可能です。 保管された原本は必要に応じて1件単位で取り出しもできるため、倉庫管理の手間も省けます。

②AIと企業データベース連携による高精度なデータ化

取り込んだ契約書はAI-OCRによって全文テキスト化され、取引先名や契約期間などの重要項目が自動抽出されます。 さらに、国内最大級の企業データベースと連携しているため、取引先情報の表記ゆれを自動で名寄せし、常に最新の情報に更新されるのが特徴です。 これにより、手入力のミスを防ぎながら精度の高い契約台帳を自動で作成できます。

③新リース会計基準への対応を強力にサポート

2027年から適用される新リース会計基準に対応するための機能が充実している点も大きな特徴です。 契約書の内容からリースに該当する可能性をAIが自動で判定し、根拠となる条文をハイライト表示します。 判定結果や契約金額などの情報は、固定資産管理システムにインポート可能なCSV形式で出力できるため、経理部門の負担を大幅に軽減します。

調べてわかったTOKIUM契約管理の良いところ5点

サービスの詳細を調査して判明した、導入企業にとって特にメリットとなるポイントを5つ紹介します。

①スキャンや入力の手間を大幅に削減できる

契約書管理の最大のボトルネックである「スキャン作業」と「台帳入力」をアウトソーシングできる点が最大の強みです。 担当者は契約書をポストに投函するだけで済むため、単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。

②ユーザー数無制限で利用可能

利用アカウント数に制限がなく、何人で利用しても追加料金が発生しません。 法務部門だけでなく、営業や経理、総務など全社の関係者がアクセスできる環境をコストを気にせず構築できるため、部門を超えた情報共有がスムーズになります。

③紙と電子の契約書を一元管理できる

紙の契約書だけでなく、各種電子契約サービスで締結した契約書も自動で取り込んで一元管理できます。 契約形態に関わらず一つのプラットフォームで検索・閲覧が可能になるため、探したい契約書が見つからないという課題を解決します。

④新リース会計基準への対応がスムーズ

AIによるリース判定支援機能や、監査対応にも使える根拠条文の提示など、新制度への対応機能が標準で備わっています。 専門的な知識が必要なリース識別業務をAIがサポートしてくれるため、経理担当者の心理的・実務的負担を減らせます。

⑤企業DB連携で取引先情報の精度が高い

約540万拠点の企業データベースと連携しており、インボイス登録番号や住所などの取引先情報を自動で補完・更新してくれます。 マスタデータが常に正確に保たれるため、取引先管理の品質向上とメンテナンス工数の削減が期待できます。

注意すべきポイントと導入時のハードル

導入を検討する際には、以下の点についてもしっかりと確認しておく必要があります。

①無料プランや無料トライアルがない

一部のSaaS製品にあるような、Web上ですぐに試せる無料プランやフリートライアルは提供されていません。 実際の操作感や機能を確認したい場合は、資料請求や問い合わせを通じてデモ画面を見せてもらうなどの手続きが必要です。

②従量課金制のため契約書数によってコストが変動する

料金体系は基本利用料に加え、管理する契約書の件数に応じた従量課金制となっています。 過去の契約書も含めて大量に保管する場合や、毎月の契約締結数が多い場合は、ランニングコストが想定より高くならないか事前に試算することが重要です。

③料金詳細は見積もりが必要

公式サイト上で具体的な料金テーブルは公開されておらず、月額1万円〜という最低価格のみが示されています。 自社の規模や契約書数に合わせた正確な費用を知るためには、個別に問い合わせて見積もりを取得する必要があります。

このサービスがおすすめのケース

TOKIUM契約管理の機能が課題解決に直結しやすい、おすすめの企業タイプを紹介します。

①紙の契約書が大量にあり電子化が進んでいない企業

過去の契約書がキャビネットに大量に眠っている場合、自社でスキャンするのは現実的ではありません。 スキャン代行を利用することで、一気にペーパーレス化を進め、オフィススペースの有効活用と検索性の向上を実現できます。

②新リース会計基準への対応に不安がある経理・法務部門

新基準の適用に向けて、膨大な契約書の中からリース契約を洗い出す必要がある企業に最適です。 AIがリース識別の一次判断をサポートしてくれるため、チェック漏れのリスクを減らしつつ、監査対応の準備を効率的に進められます。

③複数部署で契約書を共有しガバナンスを強化したい企業

ユーザー数無制限の特徴を活かし、各部署の担当者が直接契約書を参照できる環境を作りたい場合におすすめです。 閲覧権限をフォルダごとに細かく設定できるため、セキュリティを保ちながら全社的なガバナンス強化が図れます。

向いていない可能性があるケース

一方で、企業の状況によっては他のサービスや運用方法の方が適している場合もあります。

①契約書数が極めて少なくコストをかけたくない小規模事業者

管理すべき契約書が数件から数十件程度で、Excel管理でも支障がない場合は、コストメリットが出にくい可能性があります。 最低利用料や従量課金が発生するため、費用対効果を慎重に見極める必要があります。

②契約書を完全に自社内でスキャン・管理したい企業

セキュリティポリシーなどの理由で、契約書の原本を社外に持ち出せない企業にはスキャン代行のメリットが活かせません。 また、自社ですべてのデータ化プロセスをコントロールしたい場合は、代行サービスが含まれないシステムの方が適しているかもしれません。

③即座に無料で使い始めたいスタートアップ

今すぐにアカウントを作成して、無料で使い始めたいというニーズには対応していません。 導入までに問い合わせや契約手続きが必要になるため、手軽さを最優先する場合には、セルフサーブ型の他のツールと比較検討することをおすすめします。

まとめ

TOKIUM契約管理は、契約書の「保管」だけでなく、スキャン代行やデータ化といった「入力作業」の手間を極限まで減らしてくれるサービスです。 AIを活用したリース会計基準への対応や、無制限のユーザー数など、企業の成長とガバナンス強化を支える機能が充実しています。 特に、紙の契約書の処理に追われている企業や、法改正への対応に課題を感じている担当者にとって、業務変革の強力なパートナーとなるでしょう。