労務管理とは？おすすめの労務管理サービスを機能、特徴、料金から徹底比較!!

1 . 労務管理システムとは？

人事の労務管理は、勤怠管理や社保、従業員の個人情報の管理、役所への書類の提出など、多岐にわたります。それぞれ別に管理すると、膨大な工数と時間がかかってしまいますが、労務関係の手続きや作業はシステム化が進んでおり、労務管理システムを導入すると便利です。労務管理システムは、勤怠システムを一元管理できたり、データを一括出力できたり、バックアップが自動でされたり、色々な機能があります。

また、一口にシステムと言ってもクラウド型とインストール型など種類があったり、システム毎に機能も異なり、導入段階で検討することが多くあります。今回は労務管理システムの機能や、導入のメリット、実際にどんな労務管理システムがあるか比較し解説します。

労務管理システムは業務効率化に大きく貢献してくれるものなので自社で必要な機能を検討しながら参考にしてください。

2 . 労務管理システムの機能

①勤怠管理機能

労務管理システムでいちばん最初に思いつく機能は勤怠管理ではないでしょうか。勤怠管理は毎日社員が触れるため、データが膨大で、且つ残業代など給与にも直結してくるものなので間違いが許されません。

勤怠管理機能には、出退社だけではなく、有給休暇や休日出勤、深夜残業を管理し、データ化する機能があります。

②従業員情報の一元管理

人事は個人情報なども管理していますが、システムを利用することにより、一元管理することができます。

例えば、社員の入社、退職日などの基本的な情報から、職歴、職位のほか、資格情報、研修の受講履歴、休業歴などの情報を集約し、管理します。これも必要な時に色々なファイルを探す手間が省け、システムから取り出すことができます。

③マイナンバーの管理

社会保障や税金の手続きの際にマイナンバーを使用するため、マイナンバーの収集、管理も人事担当者にとってかかせない業務になりました。

社員や社員の扶養家族の健康保険の切り替えや厚生年金の手続き、確定申告などの税務関連の手続きで使用するため、マイナンバーを保管する必要があります。システムによっては管理機能を備えているものもあります。

④給与計算

最後に計算ミスが絶対に許されない給与についてです。給与計算ではシステムを導入している企業が多いですが、月々の給与や賞与だけではなく、健康保険料の計算や所得税や住民税などの税金の計算を行えます。

これらを控除した金額で給与計算をし、データ化された給与明細をそのまま社員に渡せるのでペーパーレスにもなります。

3 . 労務管理システムのメリット

では労務管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるでしょうか。

①書類作成の効率化による時間や人的コストに軽減

第一に、幅広く工数が多い労務管理をシステムを利用することにより、作業削減できることです。

例えば、システムを使用しない際には役所に提出する書類や、給与明細など、全てExcelなどを使用してデータを作成し、印刷する手間があります。ところがシステムを利用すると、システム内のデータを利用して書類を自動作成できるため、ゼロから作る必要もなく、作業の効率化と人的コスト削減ができるでしょう。

②労務担当者の負担やミスが軽減される

これまでの作業がシステム化されることにより、導入時は慣れるまで時間がかかるかもしれませんが、慣れてしまいさえすれば担当者の負担は圧倒的に軽減されます。書類やデータを別々に管理する必要がなくなり、システム一つで管理ができるからです。

また、労務関連は労働法が変わったりとマイナーチェンジがありますが、システムを使用すれば法改正への対応などミスが発生しやすい部分もカバーしてくれます。明らかにおかしな数値が入っていたり、記入が必要な部分に入力がないとアラートを出してくれる仕組みになっているものも多いため、ミスが減るでしょう。

③他のシステムとの連携が可能

労務管理システムは他のシステムと連携できるものも多いです。そのようなシステムでは、社員が入力した勤怠システムを給与システムに連携させたり、給与を支払うために会計ソフトにデータを落としこむことが出来ます。また、労務以外の評価システムとも連携させて人事戦略を練ることも可能です。

近年は企業のグローバル化が進み、海外に拠点があったり外国籍の社員が増えている企業も多いです。そんな企業には外国語対応しているシステムを利用することをおすすめします。中には、勤怠も日本時間だけでなく、時差対応していて海外時間を設定できるものもあります。

④役所などの書類申請は電子申請で完結

社会保険や税金関係など、労務は役所へ提出する書類がとても多いですよね、、、

近年では電子化が進み、システムを通してペーパーレスで申請できるようになりました。それに伴い、役所が使用しているフォーマットがそのままシステムに入っていることも多く、システムで申請を完結できるようにもなりました。

電子申請では、提出した後にミスを発見し、書類の書き直しをしなければいけない時にもシステム上で修正、再提出ができるため、効率的です。また、紙で印刷して役所に行く手間も省けるので時間を節約することができます。

4 . 労務管理システムの失敗しない選び方

①「クラウド型」「パッケージソフト型」「オンプレミス型」のどれにするか

システムの選び方ですが、システムには大きく分けて3つのタイプがあります。

「クラウド型」は、インターネットを介してサーバーにアクセスするタイプのシステムです。カスタマイズ機能は少ないですが、サーバー機器を購入する必要がなく、比較的コストが抑えられます。

「パッケージソフト型」とは販売されているソフトを購入しインストールして使用するものです。

「オンプレミス型」は同様にPC環境にソフトをインストールするものですが、自社でカスタマイズが可能です。

②労務管理以外にどのような付加機能があるか

労務管理システムを選ぶ際には、労務管理以外にはどのような機能があるか調べましょう。

人事評価にも使用できる機能がついていたり、給与明細をPDFとして出力してくれる機能があれば、印刷せずに済みます。最近ではスマートフォンから勤怠を入力できたり、給与明細が閲覧可能なものもあり、付けたい機能を決めておくとシステム選びの際に役立ちます。

③他のシステムやサービスとの連携は可能か

今使用しているシステムと連携できるかについても確認しておくのがおすすめです。せっかく勤怠システムを導入したのに今使っている給与システムと連携ができなかったということがあると、データを別々に管理しなくてはならなかったり、逆に作業が増えてしまうかもしれません。

少しでも業務を効率化できるよう、どんなシステムやサービスと連携ができるか、確認しておきましょう。

④費用対効果は高いか？

予算が決められているなかで、費用対効果が高いかというのも重要なポイントでしょう。どこまで自社仕様にカスタマイズするかにもよりますが、導入するシステムの種類によっても金額が異なります。

例えば、クラウド型の場合は、ネットを介して使用するだけなので初期費用がかからないものが多いです。それに対して、パッケージソフトは導入する際にソフトを購入するため初期費用がかかりますが、月額費用などはかからないものが多いでしょう。

また、インストール型（オンプレミス型）はカスタマイズの度合いや、サーバーなどのハードウェアを購入するかによって異なります。労務管理システムを選ぶ際には、初期費用だけでなくランニングコストもチェックしましょう。

⑤サポート体制は充実しているか

システムはユーザーフレンドリーなものもありますが、マニュアルもなく使いこなすまで時間がかかるというものも多いのが現実です。せっかく導入したのにもかかわらず、どこにどの機能があるか分からず、作業時間が増えたなんてことがあると本末転倒です。

導入して終わりではなく、しっかりサポートしてくれるシステムを選びましょう。いつでも問い合わせ可能なサポートセンターがあったり、専属の担当者がつくプランがあると安心です。

5 . 最もおすすめする労務管理システム3社を紹介!!!

②SmartHR（スマートエイチアール）

おすすめする理由1 : 従業員の直接入力によって担当者の負担が軽減

SmartHRは社員自身が個人情報などの入力をできるようになっています。人事担当者が紙で回収したものを入力するといった手続きもないため、システムを通してデータの入力依頼や入力自体ができます。また、電子で完結するためハンコも不要なため、人事担当者の負担を軽減してくれるサービスと言えます。

おすすめする理由2 : オプションや外部サービスに対応

SmartHRは、年末調整や源泉徴収票の配布などの手続きにも対応しています。また、労務管理では多数のデータを扱いますが、これを分析してくれる機能もあります。雇用契約も紙ではなく、システム上でできるオプションが揃っているため、非常に便利です。

2019年に電子化が可能になったため、契約を交わした社員へ郵送で契約書を送る必要もありません。また、このサービスは他のサービスとの連携も可能となっており、人事労務freeeやslackとも連携することが出来ます。

おすすめする理由3 : 最新の従業員情報を一元管理

SmartHRでは社員が個人情報を入力したり、変更するとその場でアップデートされるため、常に最新の社員情報を閲覧できます。そのため、古いデータで労務関係の手続きをしてしまっていたということが起こりにくいシステムとなっています。また、顔写真とデータが一度に見れるため、必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。

③OFFICESTATION(オフィスステーション)

おすすめする理由1 : 安心のセキュリティ体制

Office Stationはクラウド型システムです。システムの監視体制は24時間365日監視されており、金融機関並みにセキュリティ対策がされています。そのほかにも、不正アクセスを防ぐためにファイヤーウォールが設置されていたり、二段階認証のログインや、第三者機関による認証もあるため、安心して使用することができます。

おすすめする理由2 : 解決率100%のサポートセンター

サポートも充実しています。サポートセンターは電話中で繋がらないという経験をすることが多いですが、Office Stationでは待ち時間0分で対応することを約束してくれています。

また、サポートデスクは社労士の資格保有者など実務経験者がいるため、相談がスムーズに解決するでしょう。問い合わせの回答率は100%と迅速に対応可能な仕組みが構築されています。

おすすめする理由3 : 使いたいシステムだけを選択し、機能とコストを最適化　

共通機能としてデータ管理の機能がありますが、それ以外は勤怠管理や給与管理、年末調整、有休管理、などとシステムが分かれているため、必要のないシステムにコストをかけることがなくなります。Office Stationでは、自社に必要なシステムだけを導入して独自の仕様に最適化し、利用することが可能です。

6 . 労務管理システム9社、徹底比較!!

①人事労務 freee

②SmartHR（スマートエイチアール）

③OFFICESTATION(オフィスステーション)

④ジンジャー人事労務（社保手続き）

⑤社労夢 Company Edition

⑥HRMOSタレントマネジメント

⑦リシテア

⑧Workcloud（ワーククラウド）

⑨Bizer（バイザー）

労務管理システムの比較は一括資料請求がおすすめ！

労務管理システムの導入をご検討の担当者様はどのシステムを選べばいいのか頭を悩ませているでしょう。

自社に最適なシステムを選定するのは個々のサービスの正確で詳細な情報を入手するのがファーストステップとして重要です。

個々の正確で詳細な情報は、公式サイトでサービスの資料を請求することで入手することが可能ですが、多くの公式サイトを回って、毎回個人情報を入力し資料をダウンロードするのは非常に時間がかかり労力がかかります。

そこでおすすめするのは資料比較サイトを利用し、導入を検討している種類のシステムの資料をまとめてダウンロードすることです！

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労務管理システムをお探しの方はぜひご活用ください。

7 . まとめ

労務管理システムを紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。会社規模によって使用できるシステムも違ったり、スマホやチャットツールも使用できたりと様々なシステム、機能があります。自社の予算内で、必要な機能を事前にすり合わせして使いやすいシステム選びをしてください。