おすすめプロジェクト管理ツール20社徹底解説!!基本的な知識から失敗しない選び方まで解説

Last Updated on 2021-05-20 by プロキュア編集部

1 . プロジェクトマネジメント（管理）とは？

プロジェクトマネジメント（管理）とは、プロジェクトの目標達成に至るまでの手順・人材・設備・資金などを総合的に管理する役割のこと、プロジェクトの品質・コスト・納期を守るための管理業務です。ビジネスシーンでは「タスク管理」がプロジェクトマネジメントとよく使われますが、実は意味が異なります。

タスク管理とプロジェクトマネジメントでは、管理するものが異なります。タスクとは個人が行う小さな作業や課題で、プロジェクトは目標達成のために組まれたチームや計画です。

つまり、プロジェクトのなかにチームメンバー個々のタスクが盛り込まれている、というわけなのです。そのため、タスク管理は個人の裁量で行い、プロジェクトマネジメントは、複数人の作業を管理することになります。

グループウェアとプロジェクト管理機能

実は、グループウェア（組織内で情報共有のためのシステムソフトウェア）でプロジェクト管理機能を備えたサービスがあるのはご存じでしょうか。グループウェアによるプロジェクト管理ツールを使えば、進捗管理などを効率化できます。

また、法人向けの有料サービスや、無料で利用出来るものもあります。プロジェクト管理機能を備えたサービスは以下のような企業におすすめです。

・業務で使用するツールを集約したい

・専用のプロジェクト管理ツールを用意したくない

・フリーランスや在宅勤務者との共有が多い

プロジェクト管理ツールを導入すれば、チーム内で情報を共有しやすくなります。ホウレンソウのミスによる遅延・トラブルの防止、作業効率向上とプロジェクトがよりスムーズになるメリットがあります。

2 . プロジェクトマネジメント（管理）ツールの主な機能

タスク管理

管理側がツールを一元化していないと、タスク管理は各々が選んだツールにて行われることが多いです。Excelやフリーツール、アプリが使われることになるでしょう。

ITリテラシーが変わってくるベテランから新人がいるプロジェクトだと、タスク管理に使われているツールは煩雑化しがちです。管理側としては非常に管理しくくなりますが、プロジェクト管理ツールを使えば、それらを統一してわかりやすくできます。

プロジェクトマネジメントをする側からすると、個々のタスク確認時間の削減ができるので導入による効果は絶大です。

コスト管理

コスト管理機能により、プロジェクトの計画時に着地予測ができます。これによって、締めてみないとどうなっているかわからないといった事態を回避できるでしょう。

また、計画工数・経費や外注費の作成などを集計して、現状の着地点まで確認することもできます。コストが予定よりオーバーしては、完全なるプロジェクト成功とは言えません。クライアントとのトラブルにもなりがちなコスト管理をここまで効率化できるのは魅力といえます。

スケジュール・進捗管理

スケジュール・進捗管理はプロジェクトや部門によってフォーマットが違います。ばらばらで管理されることが多いので、スケジュール・進捗管理機能は効果的が機能するでしょう。ガントチャートフォーマットで管理して、企業様への見える化も実現でき、「ここまで進んでいるのか」と安心感を与えることができます。

他にも、誰がプロジェクト計画を立ててもプロジェクトが進められることや、計画作業時間の削減ができるというメリットがありますよ。

3 . プロジェクト管理ツールによって解決する課題

プロジェクトに要する費用がわからず、コスト管理が曖昧になってしまう

プロジェクトを進めていく上では、必ずコストが発生しますが、それぞれのコストを把握しておくのは結構難しい仕事です。結果的に、結局は利益を圧迫したり、目減りしたりしてしまうことにもなりかねません。つまり、プロジェクトに要する費用がわからず、コスト管理が曖昧になってしまうのです。

プロジェクト管理ツールはコスト管理も効率的かつ確実に行うので、コスト管理に伴う問題をプロジェクト管理ツールを導入するだけで、解決できます。

情報共有が属人化しており、業務効率が悪い

プロジェクトの無駄を生み出すのは、情報共有の「属人化」です。属人化とは特定の者でなければ処理できない、対応できない、手順がわからない作業や業務が存在することであり、これらは担当者がいないと進まないため、リソースの無駄使いとなります。

しかし、プロジェクト管理ツールをつかえば作業手順、申請・承認プロセス、顧客情報の情報など、属人化しやすい情報やデータはすべて共有は必須されるため、属人化は未然に防げます。

誰が何を担当しているのかがわからない

プロジェクト管理で大変なのが、誰が何をどこまで作業したかを把握することです。プロジェクトが大きくなるほど、誰が何を担当しているのかを把握するのが困難になってきます。また、タスクが処理されるスピードは一定ではありません。一人だけ早く、一人だけ異常に遅いなどの状況も考えられます。

このような状態ではプロジェクト管理は非常に難しいですが、プロジェクト管理ツールがあれば、ムダなリソースを使わずに管理することができるようになるでしょう。

4 . プロジェクト管理ツールを利用することのメリット

プロジェクトの進捗状況を可視化し、コストなどを把握することができる

プロジェクト管理ツールを使えば、工数や実績のデータを入力するだけで、ガントチャートとして分かりやすくプロジェクトの進捗状況が可視化されます。つまりは、プロジェクトの状況や現在のコストをかんたんに把握することが可能になるというわけです。

このメリットがあることによって、プロジェクト遅延やコストオーバーにつながる問題箇所が発見できます。発見後すぐに対応策を打てるので、納期延期やコストが足りないなどの大問題を回避できるでしょう。プロジェクト管理ツールの進捗・コスト管理がプロジェクトを円滑に成功に導いてくれます。

メンバー間の情報交換をスムーズに行うことができる

プロジェクト管理ツールを使えば、メンバー同士がプロジェクトに関する情報を共有し、現状を把握できるようになります。このメリットがあることによって、情報を知らないメンバーを生み出さずに済みます。

また、入力データのリアルタイム反映のおかげで、メールで送信したりサーバに置くという時間の削減も期待できるでしょう。そのほかにも専用のコミュニケーションツールで、業務の優先度が分かりやすくなるというメリットも。

さらに情報交換手段を一元化することによって、機密性の高いプ情報交換も上手にやりとりできます。

プロジェクトの進行に必要な情報を一元管理できる

プロジェクト管理ツールを導入すれば、プロジェクトの進行に必要な情報を一元管理できます。多くのプロジェクトで利用されているのはエクセルシートですが、スケジュール、進捗、コストなどの項目を入力するシートをわざわざ作成する必要があります。これは本当に面倒ですよね。データが増えてくれるとエクセルシートが重くなるという弊害もあります。

一方で、プロジェクト管理ツールなら、すべて一元管理するのでシートの準備など事前の業務負担を大幅に軽減することが可能です。ただでさえ大変なプロジェクトマネジメントの業務を一気に効率化できるようになります。

5 . 失敗せずにプロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイント

・「クラウド型」と「オンプレミス型」のどちらにするか

プロジェクト管理ツールには「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。

「クラウド型」とは外部のサーバ上にデータをもつこと。社内外との情報共有がしやすいです。ブラウザやアプリでアクセス可能であり、利便性が高いです。

オンプレミス型とは、社内ハードウェアにツールをインストールすること。クラウド型と比べてセキュリティが高いのが特徴ですが、社外メンバーとの情報共有が難しいのが難点。オンプレミス型は「インストール型」「自社運用型」とも呼ばれます。外部委託やフリーランスをプロジェクトに組み込む場合は不向きです。

・自社が求めている機能はあるか

自社が求めている機能はあるかどうかも重要なポイントです。プロジェクト管理ツールの主な機能はこちら。

・タスク管理→タスクを作成する機能。期日と詳細を記入する。

・ガントチャート→目標・納期・成果物などを設定する

・カレンダー→スケジュールや成果物を設定する

・チャット→プロジェクトに関するアドバイスや質疑応答を投稿できる

これらが主な機能になりますが、プロジェクト管理ツールの中には独自のツールがある場合も。

品質チェックのためのテスト管理ツール、会計処理用の会計管理ツールなど、機能が限定されたものですが、これらが会社として必要がどうかを考える必要があります。

・導入費用などのコストを確認する

プロジェクト管理ツールは無料・一部有料・全て有料など様々な料金体系です。少人数の利用であれば無料版で済みますが、機能に制限があるため、注意が必要です。もし十分な機能が必要であれば、有料プランを検討することをお勧めします。

また、金銭的なコスト面以外に、学習的なコスト面も留意する必要があります。有料の方が使い勝手がよく、導入までに時間がかからないということは結構ありますので、たとえ無料でも導入の時間が掛かりすぎるなら、人件費が無駄になっていることも忘れてはいけません。

・操作性と対応言語を確認する

プロジェクト管理ツールは、上から下まで、皆が使うツールになります。そのため、トップダウン形式で選ばずに部下の声を拾って操作性の良いものを選ぶようにしましょう。

また、対応言語も重要です。日本語対応・一部英語・全て英語のものがあります。日本語対応がよいのか、それとも英語でも良いのか、メンバー状況をみて判断しましょう。なお、同時にサポート対応が英語の場合、導入で躓く可能性があることも覚えておきましょう。

・お試し期間（無料）やキャンペーンなどを確認する

プロジェクト管理ツールの中には30日間無料のお試し期間が設定されている場合があります。

また、期間無制限で無料利用できるキャンペーンなど、プロジェクト管理ツールの使い勝手を確認する機会を得ることが可能になっています。ただ、これらのキャンペーンは登録や申し込みを伴うので少し気が引ける人もいるでしょう。そんな方は機能を試せるデモサイトをつかってみてはいかがでしょうか。申し込み不要で利用できるので、気軽に使い勝手を試せます。

6 . 最もおすすめするプロジェクト管理ツールはこちら!!

①TimeCrowd（タイムクラウド）

おすすめする理由1 : 文字入力不要でタスクの時間を自動計測

文字入力不要で感覚的に操作できるのが特徴。なんと文字入力無し（手入力も可能）で、タスクや予定が登録できます。そして、登録したデータはリアルタイムにチームメンバーで共有でき、タスクが完了される時間を自動計測できるという優れものです。

徹底した効率化を図りたい人にとってかなり役に立てる機能といえるのではないでしょうか。

おすすめする理由2 : 多彩なAPI連携で、今ある仕組みにも簡単に組み込める

多彩なAPI連携機能があるのもタイムクラウドの大きな特徴です。例えば「Google Apps Script」「Chatwork」などプロジェクトを伴う仕事には必須のツールと連携ができます。

現在使っているコミュニケーションの仕組みにタイムクラウドを簡単に組み込むことができるため、新たな方法を覚えるという時間的リソースを大幅に削減することができるでしょう。

おすすめする理由3 : 「誰が何にどのくらいの時間を使ったか」レポートを自動で出力

「誰が何のタスクにどのくらいの時間を使ったか」を把握するとなれば、相当なリソースを必要とすると思いますよね。しかしタイムクラウドなら即座に把握できます。

リアルタイムで各メンバーの状況を把握できるので、リモートワーク中でも問題なし。チーム間でタスクを補いことも可能です。過去のログも残るうえに、自動でレポートも出力されるのも魅力。レポートはエクセル形式なので加工のハードルも低いです。

6 . おすすめプロジェクト管理ツール20社、機能・特徴・料金徹底比較!!

1 . TimeCrowd（タイムクラウド）

2 . オルカ

3 . Microsoft 365 Business

4 . Wrike(ライク)

5 . Brushup（ブラッシュアップ）

6 . InnoPM(イノピーエム)

7 . Taskworld（タスクワールド）

8 . サイボウズOffice

9 . Redmine(レッドマイン)

10 . asana(アサナ)

11 . Jooto(ジョートー)

12 . Syn Viz S2（シンビズS2）

13 . TENWA（テンワ）

14 . banto（バントー）

15 . 幹部の右腕シリーズ

16 . G Suite（ジースイート）

17 . WowTalk（ワウトーク）

18 . ArielAirOne for COMPANY（アリエルエアライン）

19 . Brabio!（ブラビオ）

20 . SONR.（ソナー）

7 . プロジェクト管理ツールの比較はまとめて比較がおすすめ！

プロジェクト管理ツールの導入をご検討の担当者様はどのシステムを選べばいいのか頭を悩ませているでしょう。

自社に最適なシステムを選定するのは個々のサービスの正確で詳細な情報を入手するのがファーストステップとして重要です。

個々の正確で詳細な情報は、公式サイトでサービスの資料を請求することで入手することが可能ですが、多くの公式サイトを回って、毎回個人情報を入力し資料をダウンロードするのは非常に時間がかかり労力がかかります。

そこでおすすめするのは資料比較サイトを利用し、導入を検討している種類のシステムの資料をまとめてダウンロードすることです！

弊サイトPROCURE(プロキュア)は、管理部門向けITサービスに特化した資料比較サイトであり、ユーザー登録ひとつで欲しい資料を一括で、無料で、ダウンロードすることができます。

プロジェクト管理ツールをお探しの方はぜひご活用ください。

8 . まとめ

プロジェクト管理とは何なのかという基礎的な知識から、おすすめのツールを紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

プロジェクト管理ツールによる管理はいまや一般的になりつつありますが、ツールはシステムによって機能が異なります。

そのため、何を選べばいいかわからない人が大半でしょう。機能が良いか、サポートが必要なのか、重視するポイントを決めて選択してみては？

実際にどのプロジェクト管理ツールを使うのか、結論を出すときはぜひ今回の記事で紹介した知識を参考にしてみてください。