クラウド会計ソフトとは？クラウドのメリット・デメリットや注意事項をわかりやすく解説

経理業務は帳簿の作成など複雑で時間と手間がかかるため、会計ソフトを導入する会社も多いでしょう。しかし、インストールやアップデートの手間を考えると手軽に導入できるソフトを選びたい。そんな時におすすめなのが「クラウド会計ソフト」です。ここでは、クラウド会計ソフトのメリットや機能、注意事項などについて解説します。

クラウド会計ソフトとは？

クラウド会計ソフトは、インターネットを通じてサービスを利用できる会計ソフトです。会計ソフトは、これまでパソコンにインストールして使うパッケージが主流でしたが、近年はインストールしなくても使えるクラウド会計ソフトが人気です。

経理業務ではよく利用されるため、複雑な会計処理や財務諸表・決算書作成に携わる部署や人員にはなくてはならないソフトでしょう。そのため、会計ソフトはクラウドを含めてITツールソフトの中で企業に最も多く使われているのです。

また、クラウド会計ソフトは目的や必要性にあわせて機能を選ぶのが一般的です。個人商店の帳簿機能や大企業の投資家向け資料などに活用できます。

クラウド会計ソフトと従来の会計ソフトの違い

クラウド会計ソフトは従来の会計ソフトに比べて、使い勝手や管理の手間の削減などのメリットが特徴です。両者の違いは以下の通りです。

【図：従来の会計ソフトとクラウド会計ソフトの各項目の違い】

	従来の会計ソフト	クラウド会計ソフト
インストールの有無	あり	なし
対応するデバイス	パソコンのみ	パソコンやスマホ
OS	パッケージソフトによって決まる	さまざまなOSに対応
支払い方法	買い切り（1回払い）・最新版更新時	月払い・年払い
インターフェース	キーボード入力が中心	マウス操作での入力が中心
バージョンアップ	有料で対応	無料で対応
グラフレポート	作成なし	作成有り
メリット	月額費用不要、システム障害の影響を受けにくい	外出先でも入力可能、自動で最新バージョンにアップデートされている、コストパフォーマンスが高い

特に、OSやデバイスの対応が幅広く、会社が導入している機種に影響を受けることなく利用できる点などに大きな違いがあるでしょう。手入力での計算が減るため、ミスを減らす効果も期待できます。

クラウド会計ソフトにおけるメリット

・複数台で同時利用ができるため、情報共有が容易になる

クラウド会計ソフトは、オンライン上に用意されたシステムで会計処理が行えます。インストールしたパソコンでしか使えないといったことはなく、必要なサービスはインターネットが繋がる場所であればどのパソコンからでも問題なく使えるでしょう。つまり、複数台のデバイスから同時に利用することが可能です。

そのため、会社組織などの複数人で同じ情報を共有するのが簡単です。財務や決算などの業務をする際は、ファイルを保存して、ダウンロードし、それを上長にファイル添付して送るといった余計な雑務も減ります。

・バージョンアップをせずに利用を続けることが可能

従来の会計ソフトの多くは経理関連の法改正等により、バージョンアップを余儀なくされてきました。そのため、消費税の税制改正やマイナンバー制度など法改正により最新版を新たに購入する、最新版を入手するなどの手間が必要でした。同時に、個人で会計ソフトを使う人は法改正のタイミングを知るために経理関連の最新情報を手に入れる必要もあったでしょう。

クラウド会計ソフトでは、バージョンアップはサービスを提供する会社が行い、自社で新たにインストールの準備をしたり、パッケージを再購入するといった手間なく、サービスを利用し続けることが可能です。

・取引明細の仕訳業務を効率化する

会計業務の一つで非常に手間のかかる作業が取引明細の仕訳業務です。銀行取引やクレジットカードの利用で生じた商売上の取引を経理担当者や経営者が手作業で数字を1つずつ入力するため、経理業務の中でも時間や労力の無駄遣いとなる要因でした。

そこで、クラウド会計ソフトを利用して銀行やクレジットカードの明細を自動で仕分けて会計処理を行うため、業務を効率化することができるのです。

・カード会社などのデータを連携することが可能になる

法人がクレジットカードを取引で利用する場合、カード会社とクラウド会計ソフトを連携させることで取引データを連携することが可能です。

データを連携することによって、自動的に利用履歴から会計ソフトに明細を取り込むため、手作業での入力作業をまるごとカットします。クラウドのため、ネットバンキングなどの連携も可能です。特にクレジットカードの細かい明細の膨大な数字入力に時間を取られている会社では、導入することで作業時間を短縮します。

クラウド会計ソフトにおけるデメリット

・通信障害などの影響を受ける

クラウド会計ソフトは基本的に事業者がネット通信を前提としたサービスを提供するため、ネット環境の使いやすさや接続の良好・不良が左右されます。例えば、通信障害が起きた時に業務が滞る可能性があります。

また、通信方式によっては外部WI-FIなどで通信が安定せず、ページの読み込みに時間がかかり、作業が遅れるなどします。したがって、導入するサービスの通信環境やキャパシティなどをチェックして、安定した作業ができるサービスをできるだけ選ぶ必要があります。

・不正アクセス等のセキュリティ不安がある

クラウドということは、インターネットで接続できる場所に情報が保管されていることを意味します。確かに、パスワードなどで会計情報のIDアクセスは保護されていますが、アクセス情報が流出した際には内部の情報が盗まれる可能性があるため、セキュリティの問題がどうしても残ります。

そのため、クラウド会計ソフトを利用する際は、IDやパスワードを厳重に管理することはもちろんのこと、ハッキングやセキュリティ対策に気をつけましょう。

・利用を維持するのにコストがかかる

クラウド会計ソフトの最大の特徴である月額制は、毎月決まったタイミングで料金が発生するため、長く使うほど利用料金がかかります。そのため、利用を維持するためのランニングコストに気をつける必要があります。

ただし、従来のインストール型と比べた際にパッケージの再購入やアップデートが必要ないなど、総合的なコストを比べると、そこまでクラウドの利用が不利になるということはありません。

会計ソフトクラウドの機能一覧

・連携機能

クラウド会計ソフトは、経理業務を助ける連携機能が備わっています。一般的なクラウド会計ソフトでは、銀行やクレジットカードの明細を連携することができるため、仕分入力が不要です。

利用する会計ソフトによっては上記に加えて、レジの会計で消費者のデータを取る「POSシステム」や電子マネーや代行決済などの「決済サービス」、「クラウドソーシングサイト」なども機能として連携ができます。

また、会計ソフトから別の会計ソフトに移行する時、データ連携することが可能です。

・決算書、請求書の作成機能

会計ソフトが必要になる業務には、経理や財務などにかかわる仕事が挙げられます。例えば、財務諸表として数えられる決算書や他社や担当者に費用を請求する経理管理の請求書などです。

クラウド会計ソフトを使って、決算書や請求書を作成すると、自動的に勘定科目を仕訳したり、社内の会計で数字を自動入力して大幅な時間の削減が可能です。

・領収書やレシートのスキャン（読み取り）機能

IT化してペーパーレスな業務効率化を目指す企業では、クラウド会計ソフトを利用することで領収書・レシートなどをスキャンして電子化することが可能です。

また、スキャンした領収書・レシートの情報は、AIが画像から判定して日付や数字・金額データの入力補助を行い、数字の再入力をする手間を少しでも減らせます。

・会計データのレポート生成機能

クラウド会計ソフトは、会計データによるレポートを生成します。クラウド会計ソフトで何をレポート化できるかは、レポートの機能の種類の豊富さに左右されます。

例えば、売掛や買掛、費用・収益・損益などの資金繰り、月次推移や総勘定元帳などの会計帳簿など経理が扱う主要な会計データをレポートにすることができます。これにより、何が原因で売上が落ちたり、損失が増えたのかを素早く視覚化して分析できます。

クラウド会計ソフトを比較する際のポイント

・導入の目的を明らかにする

クラウド会計ソフトを導入する際は、その目的を明確にしておく必要があります。ソフトによって基本となる機能やサービスは同じですが、どの部分に力を入れているのか機能の詳細部分には違いがあります。

そのため、目的が曖昧だと、業務の効率化ができない機能のソフトを導入して、「あまり使い勝手が良くない」という思いをすることになります。導入目的を明らかにすれば自ずと自社がどのようなサービスを必要としているのかその基準もはっきりするでしょう。

・業務に適した機能を有しているか

業務を効率化するためには、クラウド会計ソフトの機能が自社の業務にフィットしている必要があります。導入時に、見当外れな機能しかなければ、宝の持ち腐れです。社内がどのような機能を必要としていて、実際に導入することでどの業務が改善されるのかを理解したうえで、業務に適した機能を判断しましょう。

・サポート体制がしっかりしているか

会計ソフトクラウドを選ぶ際は、サポート体制をチェックする必要があります。いざという時、サポートで対応してもらえないとなると困るからです。サポートとしてサービスに欲しい項目は以下です。

・年中無休のサポート対応

・導入支援（訪問）や運用支援がある

・電話やチャットで操作や使い方の説明が受けられる

連絡サポートでは操作方法などのマルチな対応、電話や訪問でのサポートは会計士など専門アドバイザーによる指導が受けられるのが好ましいでしょう。

・フレキシブルなソフトであるか

クラウド会計ソフトは、時代にあったものがサービスや機能として選ばれますが、自社の変化に対応できるフレキシブルかつ進歩性の高いソフトが望まれます。

利用する社内の環境や企業規模、業種の拡大など、いまと同じ前提でサービスを選ばず、未来の企業の姿を想像してクラウド会計ソフトを選びましょう。

クラウド会計ソフト導入の注意点

・特定の帳簿や決算書は原則紙で保存する

電子帳簿保存法改正によりペーパーレス化が可能となっています。ところが、クラウド会計ソフトには、「電子媒体で最小限の保存が可能なケース」と「紙媒体で原則保存しなければならないケース」の2パターンがあります。

帳簿や決算書（保存期間10年）はスキャナ保存が原則として認められておらず、領収書や請求書などの取引書類（保存期間7年）などは、一部スマホ撮影した保存が認められています。そのため、会計ソフトで作成した帳簿や決算書は、印刷して紙で原則保存し、領収書などは指定の方法でタイムスタンプを押す必要があることに注意してください。

・データ共有範囲の権限を指定する

大きな会社ではクラウド会計ソフトに同時編集・入力を行い作業をすることは珍しくありません。そのとき、社内のメンバーすべてが編集できる設定をしていると、誰でも会計データを修正・変更してしまえるので不正や改ざん等が起こる危険があります。

そこで、導入時にはある程度の編集メンバーを決めておき、個別に設定する必要があります。そして、「入力」だけは全社員に共通して権限を与える設定にしておくことで不都合がなくなるでしょう。

・確定申告のe-Taxに対応しているか

クラウド会計ソフトの利用方法は、経理の帳簿・決算書作成だけではありません。ネット上で確定申告をするe-Taxで提出するための確定申告書類の作成も可能です。

e-Taxは税務署での事前手続きなどに注意が必要ですが、ある程度の要件を揃えれば簡単に確定申告ができるというメリットがあります。クラウド会計ソフトを利用することで本人確認の一部を省いて提出することができます。

会計ソフトの比較は一括資料請求がおすすめ！

会計ソフトの導入をご検討の担当者様はどのシステムを選べばいいのか頭を悩ませているでしょう。

自社に最適なシステムを選定するのは個々のサービスの正確で詳細な情報を入手するのがファーストステップとして重要です。

個々の正確で詳細な情報は、公式サイトでサービスの資料を請求することで入手することが可能ですが、多くの公式サイトを回って、毎回個人情報を入力し資料をダウンロードするのは非常に時間がかかり労力がかかります。

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まとめ

今回はクラウド会計ソフトのメリットや機能、比較のポイント、注意点などについて紹介しましたが、いかがでしたか。クラウド会計ソフトの連携やペーパーレスを便利に活用して、会計業務の効率化を図りましょう。