社内のナレッジやノウハウなどの共有をかんたんに！ナレッジ共有ツール「Qast（キャスト）」を詳しく解説

こちらの記事はany株式会社の大和田様監修の元執筆された記事です。

新人研修や、新しい業務にキャッチアップするタイミングなどで、同じ質問が何度も発生したり、誰にいつ聞けばいいのかわからないなど、情報の共有で困ったことはありませんか？

また最近では、社内のコミュニケーションにチャットツールを利用している事も多いでしょう。気軽にやり取りが出来る分、重要な情報が流れてしまいがちで探すのが大変ということが、頻発…というのはあるあるではないでしょうか。

今回は、そんな課題を解決する“社内の知恵袋”、「Qast（キャスト）」をご紹介します。

「Qast（キャスト）」が解決する課題

• 同じ質問への回答が何度も発生し、無駄な工数がかかっている。
• 質問があっても、誰に、何を聞けば良いのかわからない。
• ナレッジやノウハウが属人化しており、社内に蓄積されていない。
• 情報がいろんな場所に散らばっており、どこを探せばいいのかわからない。
• 情報共有のためのツールは何度か試しているが、どうも定着していない。

→Qastの導入により実現することが可能なこと

• 社内対応の削減による業務効率化
• 脱・属人化
• 情報共有文化の定着

サービス概要について

Qast（キャスト）は、社内のナレッジ共有を効率化するツールです。

Q&Aとメモ（wiki）で、社内のナレッジを⼀箇所に蓄積し、これまで属⼈化していたノウハウが集約され、いつでも検索して活⽤できる状態になります。

Qastの最大の特徴は、Q&Aとメモ（Wiki）の機能が一緒になっていることです。それぞれ単体の機能を備えたものは、Wikiツール、FAQツール、チャットボット、といったものになります。Qastであればツールを分けることなく、1つで簡潔することが可能です。

それぞれの機能について、特徴と、主な使用用途を紹介します。

1．Q&A機能

社内のチャットツールなどで、〇〇ってどうすればいいですか？といった質問は日常的にあると思います。ただ、こういった質問は何度も何度も繰り返されるということが起こりがちですよね。

本来ならば、フロー情報として流れていくところを、ストック情報として蓄積できるのがQastの特徴です。

社員教育・新人教育が非効率だと感じている場合等にQ&A機能を活用して、質問と回答をまとめておくことで、発生する質問に対して、効率的な対応が可能です。

使用用途

• 業務に進め方に関する質問 
• 過去に同様の事案がなかったか質問 
• 社内申請に関する質問 
• 社内ツールに関する質問 
• お客様からの質問/回答を蓄積

2．社内Wikiとしてのメモ

ノウハウや議事録などを、社内でメモとして蓄積していくために使えるのが、Qastのメモ機能です。営業のノウハウ・各種ツールの使い方等、属人化しがちな情報をストックとして残し、Qastで調べたらなにかしら答えやヒントがあるという状態を作ることが、理想です。

使用用途

• 議事録
• 日報
• 資料の共有 
• マニュアル(動画、画像可)
• 社内用語集 
• 良い事例、悪い事例の共有
• 社内ルール
• 全社向けの掲示板

Q&Aの機能も、メモの機能も、とにかく残しておくことが大切です。フロー型（=すぐに流れていく）の情報共有はSlackやTeamsといったチャットツール、ストック型（=蓄積していく）の情報共有はQast、というようにそれぞれに得意なことがあるので、使い分けが出来るとあらゆる情報共有がより効率的に行なえます。

また、QastではパワーポイントやPDFといった ファイル内を検索出来るなど、検索の窓口としての機能ももちろん充実しています。

チャットツールを使っていて、「この件に関するやり取りどこかでしたんだけど…」と検索してみたら全然見つからないということはみなさん経験があるのではないでしょうか。

検索性が高いということからも、安心して情報を蓄積していくことができます。

その他の特徴

Qastの最大の特徴は、メモとQ&Aという2つの機能でした。

その他には、他のツールと比べてどのような特徴があるかを紹介していきます。

1.SlackやTeamsといったチャットツールとの連携

フロー型の情報共有であるチャットツールを使っていると大事な情報が流れてしまうということがありがちですよね。そのために、Qastのようなストック型の情報共有のツールがありますが、「Qastを開く」というアクションが意外とハードルが高かったりします。

Qastでは、チャットツールに流れてくる情報の中で、残しておきたいものにスタンプを押すだけで、QastのQ&Aやメモとして残すことが出来ます。

日本でのチャットツールは、MicrosoftのTeamsがシェア1位であるため、Slack、Teams両方に対応しているのも、導入しやすいですね。

2．Qastの導入支援

ITツールには、「ツールの導入はしたものの、定着できていない」というケースが多々あります。Slackなどのチャットツールも、時代の流れに沿って導入したは良いが、結局メールでやり取りしているようなパターンは少なくないようです。

情報共有、メモツールも同様です。社内に浸透しなければ、意味がありませんよね。

Qastでは、この手のツールでは珍しく導入支援があります。（エンタープライズプラン）

月間のアクティブユーザー数などを観測し、定着度を客観的に確認するなど、カスタマーサポートの担当がつき、定着できるように支援をしてくれます。

3．スコアリングの機能

Qastには、スコアリングの機能があります。

投稿数や反応数によって、点数が付与され、情報共有で「誰が、どれだけ貢献しているか」を可視化してくれます。

このスコアリング機能が存在するのには、2つの理由があります。

1．人事評価と紐付けたい

2．投稿のモチベーションを上げたい

ただただ、こういったツールが存在するというだけでは、いずれ投稿されなくなり、形骸化してしまうのではないかといった懸念があります。

Qastでは、投稿や質問のたびに数字としてスコアの付与をすることで、社内の情報共有への貢献度を可視化し、場合によってはそれを人事評価に紐付けたりすることもできるし、そもそも数字で自分の貢献度が見えるというのは、投稿することへのインセンティブにもなりますよね。

おすすめのユーザー像

大手企業も含め、2,000社以上の会社に導入されているQastですが、どのような企業におすすめなのでしょうか。

もちろん、あらゆる企業においてナレッジの共有は必要で、全企業におすすめというのが前提です。加えて、QastはITに特別明るくない企業にこそおすすめです。

具体的には、建設・製造・小売など、なかなかIT導入が進みづらく、紙ベースの企業や、比較的レガシーな会社で、ノウハウが属人化しがちな会社といった会社です。

ノートツールやナレッジ共有ツール等は無数にあり、何でも出来るツールもたくさんあります。ただ、導入しても定着しなければ結局紙に逆戻りしたり、特定の担当者に依存することになり、全く効果がありません。

導入後の定着というところを考えたときに、多くの企業にとっては、マニュアルがいらないほどシンプルで、気楽に情報を残せるQastが受け入れられやすいのではないでしょうか。

導入事例

料金について

初期導入費用が必要で、４つのプランに分類される月額費用がランニングコストとしてかかります。

スタンダードプラン

　20名からの利用

ビジネスプラン

　20名からの利用

プロフェッショナルプラン

　200名まで固定料金

プレミアムプラン

　200名まで固定料金

Qastの今後

大和田様：

社内の情報を全て検索できる窓口にしたいと思っています。

例えば、エンタープライズサーチのようにGoogleDriveとかDropboxと連携し、Qastを窓口に検索できるようにすると言ったことです。

現在も、検索の精度はチャットツール等と比べると良いですが、今よりも更に上げていければと思っています。

ストックした情報は、とにかくQastに入れて、Qastから後で検索すれば何かある。そういう状態を作るのが理想です。

後は、スマホのアプリがないので、より投稿のハードルを下げるようにアプリの準備も現在進めているところです。