【徹底比較】会議室予約システム8選【2024年最新】

「会議室不足」に悩まされている企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、仮予約やリマインドメール機能、予約の自動キャンセル機能等によって企業の慢性的な会議室不足を解消することができる「会議室予約システム」について徹底解説！そのメリットや機能、比較ポイントを解説し、さらにおすすめの会議室予約システム8選をご紹介します！

「会議室不足」の原因

ビジネスに会議は付き物。

会議室が足りないことで会議が開催できないとなれば企業経営に大きな支障をきたします。

したがって会議室不足問題の解決は企業にとって優先度の高い課題の１つといえますが、その場しのぎの会議室の増設や社外の貸会議室の利用といった解決策では根本的な解決にはなりません。

そもそも会議室不足の原因は、ほとんどの場合予約のキャンセル忘れ等による「カラ予約」が引き起こす会議室稼働率の低迷。実際に会議室の増築によって会議室数を増やしたとしても、稼働率が低いままでは「予約済みの利用されない会議室」が増加するだけで、利用したい人が利用できない状況は解決できないでしょう。

逆に言えば、稼働率を高めることができれば、会議室の増築のために多大なコストをかけなくとも、現状の会議室数のまま会議室不足を解消することができるでしょう。

したがって、会議室不足を解決するためには「会議室数」だけに捉われず「稼働率」を考慮すべきだと言えるのです。

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、会議室の入退出操作及び仮予約といった機能により、会議室の運用効率化、つまり会議室稼働率の向上を実現するシステムです。予約状況の可視化によって利用可能時間を把握できるようになるのはもちろん、リマインドメール機能や自動予約キャンセル機能によって「カラ予約」を防ぎ、仮予約機能によって利用したい人が利用できる環境を整えることが可能となります。

会議室予約システムは主に、

ためのシステムであると言えます。

会議室予約システムの主な機能

会議室予約システムには、グループウェア等の他のツールに付随する会議室管理機能にはない便利で専門的な機能が多く搭載されています。

以下が、会議室予約システムの主な機能です。

会議室予約システムのメリット

管理表等のアナログな管理方法では、利用時間の管理ができたとしてもリアルタイムの利用状況を把握することは困難です。利用状況を確認するためにはわざわざ管理表の元へ足を運ぶ必要がある上に、そもそも鍵の貸出や返却は実際の利用時間とズレが生じるためリアルタイムの利用状況の把握は困難です。アナログ管理では、予約フローの煩雑化により管理ミスが生じるリスクが高まってしまうと言えるでしょう。

ここではアナログ管理にはない、会議室予約システムならではのメリットを4つ解説します。

①会議室利用状況の可視化

会議室予約システムを活用すれば「前の会議が予定より早く終わり会議室が空いているにもかかわらず、予約ができない」といった問題を解消することができます。

会議室に設置したタブレット端末上で退出状況を更新することで、リアルタイムで利用状況の管理が可能となります。利用者は会議終了時に端末上の「退出ボタン」をタップすることで会議室が即時開放され、他の利用者はその瞬間から予約することができるようになります。そのため、短い空き時間であっても会議室を予約することが可能となり、稼働率の向上が期待できます。

②「カラ予約」の減少

会議室予約システムでは、端末操作によって退出状況だけでなく入室状況も可視化できるため、予約されている会議室が実際に利用されているかを把握することができます。利用開始時刻が過ぎても利用されない「カラ予約」状態の会議室が生じれば、システムが自動でキャンセル処理を行うことで、他の利用者が予約できる状態を効率的に生み出すことが可能となります。

また、自動リマインド機能によって、そもそもの「カラ予約」の発生を防止することも可能です。

③アクセシビリティの向上

会議室の利用状況をシステム上で一元管理することが可能となるため、アナログ管理による確認や更新の手間を削減することができます。システムにアクセスさえ出来ればその場で利用状況や空き状況が確認できるようになるため、わざわざ会議室のあるフロアや管理表のある場所まで確認しに行く必要がなくなります。

④細かい権限設定

社内用とお客様用で会議室を分けるだけでなく、部署や事業部ごとにより権限を付与することにより会議室の効率的な運用が可能となります。

また、多拠点での会議室を管理する場合でも拠点ごとで権限を付与することで、ユーザーごとに必要のない会議室の表示を制限したり、間違った会議室の予約等を防止を行うことが可能となります。

会議室予約システムの比較ポイント

国内において数多くの会議室予約システムが展開していますが、その特徴や導入費用、得意とする会議室数などはシステム毎に異なります。ここでは、実際にシステム選定を行う上で着目すべきポイントをご紹介します。

グループウェアとの連携方法

会議室予約システムの多くは個人スケジュールに会議室予約を反映するために、グループウェアと連携ができるようになっています。このグループウェアとの連携の方法が、会議室の数によってシステムの動作速度に影響を与えるので注意が必要です。

連携の方法は大きく分けて、

の2通りがあります。

icsファイルという名前に馴染みのない方も多いと思いますが、簡単に言えばカレンダー情報の共有に適したファイル形式を指します。会議室予約システム上の管理データをicsファイルとして出力し、それをグループウェアに読み込ませることでシステム間の連携を可能にします。

密連携の方法を取るシステムが主流ですが、実はicsファイルを介した間接的な連携の方が会議室数が多いオフィスにおいてメリットがあります。

icsファイル連携の強み1.システムの動作スピードが速い

会議室予約システムとグループウェアを密連携する場合、それぞれのスケジュール情報を同期するのために双方向のデータのやり取りが発生します。会議室数が多いほど処理されるデータ量が増加するため、システムに負荷がかかり、動作が重くなる原因となります。

一方でicsファイルによる連携はあえてグループウェアと密連携をしないことで、動作が遅くならず、会議室数が多いオフィスであってもストレスなく画面推移が可能となります。

つまり、直接グループウェアと連携する会議室予約システムは会議室数が増えるほど動作が遅くなる恐れがあるため、会議室数が多いオフィスほどicsファイル連携を行うシステムが適していると言えます。

icsファイル連携の強み2.どのグループウェアとも連携が可能

グループウェアと密連携するシステムには、双方のスケジューラー上での変更が、自動でそれぞれに反映するというメリットがあります。しかし、それは密連携が可能なグループウェアに限ります。密連携をする会議室予約システムにはあらかじめ連携できるグループウェアが決まっているため、お使いのグループウェアと連携ができるか注意が必要です。

一方で、icsファイル連携は一般的にどのグループウェアとも連携ができるため、使用中のグループウェアに依存せずにスケジュール連携が可能となります。

以上より、会議室数が多いオフィスにはicsファイルによるグループウェア連携を行う会議室予約システムをおすすめします。

icsファイル連携を行う会議室予約システムは「iMeeting®-R(内部リンク)」

受付システムとの連携

受付システムと連携することができれば、来社案内から会議室の予約までシステム上で一貫して管理することが可能となります。電話取次ぎを必要とせずに受付から会議室の案内までできるため手間とコストを削減することができます。

受付システムを利用中の方は自社の受付システムと連携できるかに注意してシステム比較を行うべきでしょう。

タブレットの使用可否

タブレット端末を会議室に設置しないタイプの場合、会議室での入退出操作によってリアルタイムの利用状況を把握することができないため、「カラ予約」問題が残ってしまいます。稼働率向上のためには、会議室予約システムがタブレット端末の設置に対応しているかに注意することが重要です。

カスタマイズ

自社の状況に合わせたカスタマイズが可能かといった点も重要な選定ポイントです。例えばオフィスが多拠点にある場合は、多拠点の会議室を一元管理することができるシステムが適しています。また会議室の増設やオフィスの移転にも柔軟に対応できるシステムを導入すると安心です。

会議室予約システムの１つ「iMeeting®-R」は、会議室予約管理以外にも、貸会議室サービスやコワーキングスペースといった業種でも利用でき、自社の環境や業種に最適なシステムにカスタマイズすることができるシステムです。

操作性

システムが誰でも簡単に使えることは重要です。稼働率の向上を目指すためには全ての利用者に適切に使ってもらうことが必要となります。会議室の、予約・変更・キャンセルが容易に行えるか、出先などどこにいてもシステムを操作できるかは特に注目すべき観点でしょう。

また予約の際に会議室の空き状況を素早く把握できる「空時間検索」や、自分が予約している会議室を一覧でまとめて確認できる「マイ予約一覧」といった利便性の高い機能を搭載しているシステムはおすすめです。

無料トライアル期間を用意しているシステムも多いので、操作性を確認してから導入を検討するのも良いでしょう。

導入実績

システムのセキュリティレベルや信頼性は導入実績である程度評価することが可能です。特に自社と似た環境の会社が過去に導入に成功したシステムであれば、導入に失敗するリスクは低いでしょう。各提供会社の導入事例を確認することをおすすめします。

会議室予約システムのカオスマップ

ここからは実際に会議室管理の効率化と稼働率の向上を実現する会議室予約システムを紹介します。

システム選定の際には自社に必要な機能や最適な仕様パフォーマンスをできるだけ低価格で導入できるか、すなわちコストパフォーマンスが良いかどうかの評価は欠かせないでしょう。

会議室予約システムのパフォーマンスはシステムが適している会議室数に大きく影響するため、まずは会議室規模とコストの二軸で分布を示したカオスマップで、どのシステムが適しているか見当をつけましょう。

会議室予約システムカオスマップ

会議室予約システムの比較表

編集部がおすすめする会議室予約システム8選をご紹介します！

会議室予約システム8選の比較表

それでは、いよいよ実際のシステムを確認してみましょう！

30室以上の企業に適した会議室予約システム4選

ここでは、会議室数が30室以上の中堅～大手企業に適した会議室予約システムを4選ご紹介します。以下のシステムでは、30室以下のシステムに比べ、機能面やカスタマイズ等による柔軟性に優れています。

30室以下の企業におすすめのシステム4選はこちら

1.【おすすめ】iMeeting®-R（アイミーティング-アール）

2. Conferio(カンフェリオ)

3. BizRoom（ビズルーム）

4. ACALL MEETING（アコール ミーティング）

30室以下の企業に適した会議室予約システム4選

ここからは、会議室数が30室以下の小規模～中規模の企業におすすめの会議室予約システムをご紹介します。低コストで利用できるシステムが多いため、稼働率を向上させるのに最低限の機能が備わっているかに注意しましょう。

5.【おすすめ】Hyper Reserve Room（ハイパー リザーブルーム）

6. 予約ルームズ

7. Room Lead（ルーム リード）

8. Smart Rooms（スマート ルームズ）

まとめ

この記事では「カラ予約」を防止し、会議室の稼働率の向上に貢献する会議室予約システムに関して解説しました。

会議室を効率的に利用し会議室不足を解消するためには会議室予約システムの利用が不可欠です。しかし、効果を最大化するには自社にあったシステムを導入することが重要であるため、会議室規模にあっているか、必要な機能は揃っているか、無駄な機能にコストがかかっていないかは必ず確認すべきでしょう。

特にグループウェアとの連携方法は会議室予約システムのパフォーマンスに大きく影響するため、密連携とicsファイル連携のメリット・デメリットを押さえ自社に適した連携方法を把握することが重要です。

会議室予約システムの導入を検討されている方は、ぜひ本記事で紹介している比較ポイントを自社に最適なシステム選定に参考にお役立てください！