【徹底比較】会議室予約システム8選【2022年最新】

Last Updated on 2022-07-01 by HanafusaYuki

「会議室不足」に悩まされている企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、仮予約リマインドメール機能予約の自動キャンセル機能等によって企業の慢性的な会議室不足を解消することができる「会議室予約システム」について徹底解説!そのメリットや機能、比較ポイントを解説し、さらにおすすめの会議室予約システム8選をご紹介します!

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「会議室不足」の原因

ビジネスに会議は付き物。

会議室が足りないことで会議が開催できないとなれば企業経営に大きな支障をきたします。

したがって会議室不足問題の解決は企業にとって優先度の高い課題の1つといえますが、その場しのぎの会議室の増設や社外の貸会議室の利用といった解決策では根本的な解決にはなりません。

そもそも会議室不足の原因は、ほとんどの場合予約のキャンセル忘れ等による「カラ予約」が引き起こす会議室稼働率の低迷。実際に会議室の増築によって会議室数を増やしたとしても、稼働率が低いままでは「予約済みの利用されない会議室」が増加するだけで、利用したい人が利用できない状況は解決できないでしょう。

逆に言えば、稼働率を高めることができれば、会議室の増築のために多大なコストをかけなくとも、現状の会議室数のまま会議室不足を解消することができるでしょう。

したがって、会議室不足を解決するためには「会議室数」だけに捉われず「稼働率」を考慮すべきだと言えるのです。

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、会議室の入退出操作及び仮予約といった機能により、会議室の運用効率化、つまり会議室稼働率の向上を実現するシステムです。予約状況の可視化によって利用可能時間を把握できるようになるのはもちろん、リマインドメール機能や自動予約キャンセル機能によって「カラ予約」を防ぎ、仮予約機能によって利用したい人が利用できる環境を整えることが可能となります。

会議室予約システムは主に、

①会議室の稼働率を向上させる

②押さえていたはずの会議室が使えないという不測の事態を防ぐ

③会議室の予約・変更・キャンセルを簡便化する

ためのシステムであると言えます。

会議室予約システムの主な機能

会議室予約システムには、グループウェア等の他のツールに付随する会議室管理機能にはない便利で専門的な機能が多く搭載されています。

以下が、会議室予約システムの主な機能です。

  • 会議室の予約管理(予約・延長・キャンセル)機能
  • 利用状況可視化機能(会議室端末での入退出操作)
  • 会議終了時の即時開放機能
  • 会議前の自動リマインド機能
  • 自動キャンセル機能
  • 利用時間超過のアラート機能
  • 受付システム連携機能
  • グループウェア連携機能
  • 空き会議室検索機能
  • 利用ログ取得機能
  • ドリンクオーダー機能 等

会議室予約システムのメリット

管理表等のアナログな管理方法では、利用時間の管理ができたとしてもリアルタイムの利用状況を把握することは困難です。利用状況を確認するためにはわざわざ管理表の元へ足を運ぶ必要がある上に、そもそも鍵の貸出や返却は実際の利用時間とズレが生じるためリアルタイムの利用状況の把握は困難です。アナログ管理では、予約フローの煩雑化により管理ミスが生じるリスクが高まってしまうと言えるでしょう。

ここではアナログ管理にはない、会議室予約システムならではのメリットを4つ解説します。

①会議室利用状況の可視化

会議室予約システムを活用すれば「前の会議が予定より早く終わり会議室が空いているにもかかわらず、予約ができない」といった問題を解消することができます。

会議室に設置したタブレット端末上で退出状況を更新することで、リアルタイムで利用状況の管理が可能となります。利用者は会議終了時に端末上の「退出ボタン」をタップすることで会議室が即時開放され、他の利用者はその瞬間から予約することができるようになります。そのため、短い空き時間であっても会議室を予約することが可能となり、稼働率の向上が期待できます。

②「カラ予約」の減少

会議室予約システムでは、端末操作によって退出状況だけでなく入室状況も可視化できるため、予約されている会議室が実際に利用されているかを把握することができます。利用開始時刻が過ぎても利用されない「カラ予約」状態の会議室が生じれば、システムが自動でキャンセル処理を行うことで、他の利用者が予約できる状態を効率的に生み出すことが可能となります。

また、自動リマインド機能によって、そもそもの「カラ予約」の発生を防止することも可能です。

③アクセシビリティの向上

会議室の利用状況をシステム上で一元管理することが可能となるため、アナログ管理による確認や更新の手間を削減することができます。システムにアクセスさえ出来ればその場で利用状況や空き状況が確認できるようになるため、わざわざ会議室のあるフロアや管理表のある場所まで確認しに行く必要がなくなります。

④細かい権限設定

社内用とお客様用で会議室を分けるだけでなく、部署や事業部ごとにより権限を付与することにより会議室の効率的な運用が可能となります。

また、多拠点での会議室を管理する場合でも拠点ごとで権限を付与することで、ユーザーごとに必要のない会議室の表示を制限したり、間違った会議室の予約等を防止を行うことが可能となります。

会議室予約システムの比較ポイント

国内において数多くの会議室予約システムが展開していますが、その特徴や導入費用、得意とする会議室数などはシステム毎に異なります。ここでは、実際にシステム選定を行う上で着目すべきポイントをご紹介します。

グループウェアとの連携方法

会議室予約システムの多くは個人スケジュールに会議室予約を反映するために、グループウェアと連携ができるようになっています。このグループウェアとの連携の方法が、会議室の数によってシステムの動作速度に影響を与えるので注意が必要です。

連携の方法は大きく分けて、

  • API連携のように会議室予約システムとグループウェアを密連携する方法
  • icsファイルによって間接的にデータを連携する方法

の2通りがあります。

icsファイルという名前に馴染みのない方も多いと思いますが、簡単に言えばカレンダー情報の共有に適したファイル形式を指します。会議室予約システム上の管理データをicsファイルとして出力し、それをグループウェアに読み込ませることでシステム間の連携を可能にします。

密連携の方法を取るシステムが主流ですが、実はicsファイルを介した間接的な連携の方が会議室数が多いオフィスにおいてメリットがあります

icsファイル連携型密連携型
適した企業規模中堅~大手企業(30室以上)小規模~中堅企業(30室以下)
メリット・会議室が増えても軽快に動作
・会議室の変更/管理が会議室予約システム内だけで可能
・グループウエアの追加
・変更に影響を受けない
・会議出席依頼は使い慣れたグループウエアのUI
・機能を利用できる
・会議室と参加者の空きスケジュールを一括で確認
・登録が可能
・各システムの変更
・取消内容がもう一方のシステムに自動で反映される
デメリット・会議室を予約する前に参加者の予定を確認する必要がある
・登録後の変更/取消はもう一方のシステムに反映されない
・会議室が増えるに従いUIが重くなる
・会議室の追加/変更のたび情報更新作業が必要
・グループウエアの追加/変更やAPI変更の都度システム対応が必要
・会議室予約システムではグループウエアの一部の機能を使用できない
システム例・iMeeting®-R
・Hyper Reserve Room
・Conferio
・ACALL

icsファイル連携の強み1.システムの動作スピードが速い

会議室予約システムとグループウェアを密連携する場合、それぞれのスケジュール情報を同期するのために双方向のデータのやり取りが発生します。会議室数が多いほど処理されるデータ量が増加するため、システムに負荷がかかり、動作が重くなる原因となります。

一方でicsファイルによる連携はあえてグループウェアと密連携をしないことで、動作が遅くならず、会議室数が多いオフィスであってもストレスなく画面推移が可能となります。

つまり、直接グループウェアと連携する会議室予約システムは会議室数が増えるほど動作が遅くなる恐れがあるため、会議室数が多いオフィスほどicsファイル連携を行うシステムが適していると言えます。

icsファイル連携の強み2.どのグループウェアとも連携が可能

グループウェアと密連携するシステムには、双方のスケジューラー上での変更が、自動でそれぞれに反映するというメリットがあります。しかし、それは密連携が可能なグループウェアに限ります。密連携をする会議室予約システムにはあらかじめ連携できるグループウェア決まっているため、お使いのグループウェアと連携ができるか注意が必要です。

一方で、icsファイル連携は一般的にどのグループウェアとも連携ができるため、使用中のグループウェアに依存せずにスケジュール連携が可能となります。

以上より、会議室数が多いオフィスにはicsファイルによるグループウェア連携を行う会議室予約システムをおすすめします。

icsファイル連携を行う会議室予約システムは「iMeeting®-R(内部リンク)

受付システムとの連携

受付システムと連携することができれば、来社案内から会議室の予約までシステム上で一貫して管理することが可能となります。電話取次ぎを必要とせずに受付から会議室の案内までできるため手間とコストを削減することができます。

受付システムを利用中の方は自社の受付システムと連携できるかに注意してシステム比較を行うべきでしょう。

タブレットの使用可否

タブレット端末を会議室に設置しないタイプの場合、会議室での入退出操作によってリアルタイムの利用状況を把握することができないため、「カラ予約」問題が残ってしまいます。稼働率向上のためには、会議室予約システムがタブレット端末の設置に対応しているかに注意することが重要です。

カスタマイズ

自社の状況に合わせたカスタマイズが可能かといった点も重要な選定ポイントです。例えばオフィスが多拠点にある場合は、多拠点の会議室を一元管理することができるシステムが適しています。また会議室の増設やオフィスの移転にも柔軟に対応できるシステムを導入すると安心です。

会議室予約システムの1つ「iMeeting®-R」は、会議室予約管理以外にも、貸会議室サービスやコワーキングスペースといった業種でも利用でき、自社の環境や業種に最適なシステムにカスタマイズすることができるシステムです。

操作性

システムが誰でも簡単に使えることは重要です。稼働率の向上を目指すためには全ての利用者に適切に使ってもらうことが必要となります。会議室の、予約・変更・キャンセルが容易に行えるか、出先などどこにいてもシステムを操作できるかは特に注目すべき観点でしょう。

また予約の際に会議室の空き状況を素早く把握できる「空時間検索」や、自分が予約している会議室を一覧でまとめて確認できる「マイ予約一覧」といった利便性の高い機能を搭載しているシステムはおすすめです。

無料トライアル期間を用意しているシステムも多いので、操作性を確認してから導入を検討するのも良いでしょう。

導入実績

システムのセキュリティレベルや信頼性は導入実績である程度評価することが可能です。特に自社と似た環境の会社が過去に導入に成功したシステムであれば、導入に失敗するリスクは低いでしょう。各提供会社の導入事例を確認することをおすすめします。

会議室予約システムのカオスマップ

ここからは実際に会議室管理の効率化と稼働率の向上を実現する会議室予約システムを紹介します。

システム選定の際には自社に必要な機能や最適な仕様パフォーマンスをできるだけ低価格で導入できるか、すなわちコストパフォーマンスが良いかどうかの評価は欠かせないでしょう。

会議室予約システムのパフォーマンスはシステムが適している会議室数に大きく影響するため、まずは会議室規模とコストの二軸で分布を示したカオスマップで、どのシステムが適しているか見当をつけましょう。

会議室予約システムカオスマップ

会議室予約システムの比較表

編集部がおすすめする会議室予約システム8選をご紹介します!

会議室予約システム8選の比較表

それでは、いよいよ実際のシステムを確認してみましょう!

30室以上の企業に適した会議室予約システム4選

ここでは、会議室数が30室以上の中堅~大手企業に適した会議室予約システムを4選ご紹介します。以下のシステムでは、30室以下のシステムに比べ、機能面やカスタマイズ等による柔軟性に優れています。

30室以下の企業におすすめのシステム4選はこちら

1.【おすすめ】iMeeting®-R(アイミーティング-アール)

https://www.nttdata-getronics.co.jp/solutions/smartdevice/imeeting-r/

特徴

iMeeting®-RはNTTデータグループのNTTデータジェトロニクス株式会社が開発・販売する会議室予約システムです。700室の会議室を持つ企業に導入した実績があり、中規模以上の企業におすすめのシステムです。

大規模ユーザーにも対応可能なシステム基盤

iMeeting-Rの特徴は、自社の環境に最適なシステムを構築できる拡張性の高さです。700室の会議室を持つ多拠点の企業様であっても一元管理を可能にする会議室予約システムを構築することができます。また、受付システムやグループウェアとの連携も容易で、来客案内から個人スケジュールとの連携まで一貫して管理ができるため、高い利便性を実現することができます。

クラウド版、オンプレミス版両方に対応している汎用性の高さも魅力です。

icsファイルを使ったグループウェアを問わない連携方法

iMeeting®-Rの強みとしてicsファイルによってどんなグループウェアとも連携ができることが挙げられます。これによって、管理する会議室数が多くても会議室予約システムとグループウェアの双方の動作が遅くなる心配も不要となります。全社員が1つのシステム上でストレスなく会議室予約を行うことができます。

また、icsファイルを利用することにより会議室の増設等があった際もグループウェア上の変更を行うことなく、iMeeting-Rシステム上でのみ変更をすることで管理者様の運用が削減されます。

階層化した権限管理

管理者権限を階層化しているため、全体管理と部門管理に分けて権限移譲ができることや、共用会議室(応接や役員専用など)は、社内用の会議室と別運用にすることが可能となります。

また、上記の機能を利用し部署単位での備品管理が可能となります。

機能 

  • 予約の自動キャンセル機能
  • 会議中に利用時間延長が可能
  • 退出ボタンによる会議室開放機能
  • 仮予約機能
  • サイネージ機能(会議室全体の利用状況確認)
  • スマホからの予約機能
  • 終了時刻アラート機能
  • 空き会議室検索機能
  • CSV形式で利用状況を出力
  • ドリンクオーダー及び清掃工程の管理
  • 受付システムに対応
  • 様々なグループウェアに対応  他

導入事例

株式会社NTTデータ(引用:NTTデータジェトロニクス株式会社公式HP

会議室の稼働率30%向上、操作時間10秒削減

スマートフォンを利用して、外出先からでも会議室の予約ができる。全社員が利用しているOutlookと連携して、会議室の予約が社員の予定表にワンクリックで反映される。利用状況等を確認できるデータをCSVでダウンロードし、分析に活用できる。 個人や部門の利用状況を管理画面から確認し、運用上の指導も可能だ。

  • システムそのものの操作もわかりやすくなり、他システムとのデータ連携も可能
  • 当社のような大人数が働く企業では数千万円もの改善効果
  • 『会議室が取りやすくなった』『会議室が増えた気がする』というような感想を耳に

料金

要件や会議室数によって要お見積り

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2. Conferio(カンフェリオ)

特徴

Conferioは株式会社ITOKIが日本でカスタマイズし販売している海外パッケージです。日本語・英語の2カ国語に対応しているため、グローバル拠点を持つ企業にはおすすめのシステムです。

機能

  • 自動キャンセル機能
  • CSV形式で利用状況を出力
  • 日本語・英語の2カ国語に対応
  • 直感的なデザイン
  • 総合案内端末設置 他

料金

要件や会議室数によって要お見積り

3. BizRoom(ビズルーム)

特徴

BizRoomは株式会社Panasonicが提供するMicrosoft 365専用の会議室予約システムです。会議室に設置した端末とグループウェアであるMicrosoft 365(旧Office 365)のスケジュールを連携し、利用状況をリアルタイムに確認することができます。

機能

  • 予約の自動キャンセル機能
  • 会議中に利用時間延長が可能
  • 退出ボタンによる会議室開放機能
  • CSV形式で利用状況を出力
  • 予約内容一覧 他

料金

要件や会議室数によって要お見積り

4. ACALL MEETING(アコール ミーティング)

特徴

ACALL株式会社が提供する会議室予約システムです。PCでもスマホでもリアルタイムでどこからでも会議室の予約や予約の変更が可能です。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携ができるのも嬉しいポイント。

機能

  • 入退室ログの取得
  • カラ予約の自動開放機能
  • 外部ワークスペースの利用機能
  • 会議のファシリテーション機能
  • ACALL applicationsとの連携  他

料金

要件や会議室数によって要お見積り

30室以下の企業に適した会議室予約システム4選

ここからは、会議室数が30室以下の小規模~中規模の企業におすすめの会議室予約システムをご紹介します。低コストで利用できるシステムが多いため、稼働率を向上させるのに最低限の機能が備わっているかに注意しましょう。

5.【おすすめ】Hyper Reserve Room(ハイパー リザーブルーム)

特徴 

Hyper Reserve Roomは株式会社ハイパーが提供する会議室数が30室以下の企業に適した会議室予約システムです。

予約の自動キャンセル機能や利用時間延長機能、退出ボタンによる会議室開放機能といった標準機能は欠かさず搭載している上に他システムよりも安価な価格設定であるため、非常にコストパフォーマンスの高いシステムであると言えます。

また、icsファイルを使ったグループウェア連携を行うため、会議室予約システムに対応したグループウェアに乗り換える必要がなく、今まで使い慣れたグループウェアのまま連携することが可能です。

機能 

  • 予約の自動キャンセル機能
  • 会議中に利用時間延長が可能
  • 退出ボタンによる会議室開放機能
  • 終了時刻アラート機能
  • 様々なグループウェアに対応  他

料金

要件や会議室数によって要お見積り

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6. 予約ルームズ

https://rooms.receptionist.jp/

特徴 

「予約ルームズ」は会議室・集中ブース・WEB会議用スペースなど、オフィスのあらゆるスペースの効率的な予約管理を実現するクラウドシステムです。また、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携し次の来客を知らせることで、時間通りに会議を終了し退室を促す効率的なスペース管理を可能にします。

機能

  • 会議室への入室処理・退室処理
  • 直近の会議情報の表示
  • 今すぐ予約可能な会議室一覧
  • 会議室の入退室状況一覧
  • 終了前のカウントダウンアラート  他

料金

要件や会議室数によって要お見積り

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7. Room Lead(ルーム リード)

特徴

Room Leadは株式会社ユーテックが提供する会議室予約システム。

会議室予約、空室検索、スケジュール確認等の管理や、空予約を防止し会議室の稼働率や運用ルールの改善をサポートします。スマホを部屋前モニタにできるのも嬉しいポイントです。

機能

  • 部屋前モニタ同期
  • チェックイン操作がない場合の自動キャンセル
  • 部屋前モニタを活用しての「今すぐ予約」
  • リマインダーメールの送信
  • 会議室利用ログを活用しての分析レポート  他

料金

要件や会議室数によって要お見積り

8. Smart Rooms(スマート ルームズ)

特徴 

Smart Roomsは株式会社内田洋行が提供している会議室予約システム。主要なグループウェアとリアルタイムに連携することができます。また会議室のカラ予約を解消する自動キャンセル機能などを搭載しており、会議室のムダ削減と利便性の向上をご支援いたします。

機能

  • リアルタイム連動
  • 自動キャンセル機能
  • 利用状況レポート機能
  • 空室時の今すぐ利用
  • 日本語 / 英語に対応した英語モード  他

料金

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まとめ

この記事では「カラ予約」を防止し、会議室の稼働率の向上に貢献する会議室予約システムに関して解説しました。

会議室を効率的に利用し会議室不足を解消するためには会議室予約システムの利用が不可欠です。しかし、効果を最大化するには自社にあったシステムを導入することが重要であるため、会議室規模にあっているか、必要な機能は揃っているか、無駄な機能にコストがかかっていないかは必ず確認すべきでしょう。

特にグループウェアとの連携方法は会議室予約システムのパフォーマンスに大きく影響するため、密連携とicsファイル連携のメリット・デメリットを押さえ自社に適した連携方法を把握することが重要です。

会議室予約システムの導入を検討されている方は、ぜひ本記事で紹介して比較ポイントを自社に最適なシステム選定に参考にお役立てください!