Excel(エクセル)で勤怠管理!無料テンプレートでタイムカード集計を効率化!

Last Updated on 2021-12-01 by プロキュア編集部

皆さんの会社では、勤務時間をどのように記録していますか?
タイムカードが導入されている会社もあれば、紙に手書きで記入しているという会社もあるでしょう。

紙で管理している場合、勤務時間を入力する人と集計する人の双方で、書き間違いや計算のミスが発生しやすくなります。

そこで便利なのが、Excel(エクセル)で行う勤怠管理です。
Excelが利用できる環境であれば無料で導入できます。勤務日数や賃金を自動で計算することができるため、業務時間の短縮にも繋がります。

この記事では、勤怠管理に活用できるExcelの無料テンプレートと、自分で勤怠管理表を作成する方法を紹介します。
また、最後に無料トライアルが利用できる勤怠システムも紹介します。合わせてお読みください。

無料テンプレートをダウンロードして勤怠管理を行う

Excelで表を作成した経験がない人は、テンプレートの利用がおすすめです。無料で公開されているテンプレートが多数あるため、自分の用途に合ったものを選ぶことができます。
自動的に勤務時間を計算できるよう設定されているものも多く、数値を入力するだけで勤怠管理が可能です。
パソコンを使った勤怠管理方法としては、最も手軽に導入できます。

書式の王様

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「書式の王様」 はbizocean(ビズオーシャン)が提供するサービスです。ビジネスで使える多種多様なテンプレートが、34,000点以上用意されています。
ビズオーシャンの無料会員に登録することで、勤怠管理にまつわるテンプレートだけでも300点以上がダウンロード可能となります。
用意されている種類が豊富なため、自分の用途に合ったテンプレートを選ぶことができます。

書式の王様には勤怠管理だけでなく、領収書や請求書、契約書、パワーポイントのテンプレートも用意されています。
無料登録をしておくことで、別の業務でも活用できるでしょう。

Microsoft Office のテンプレート

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Microsoft Officeのサイトからも無料テンプレートをダウンロードできます。
Excelが公式に用意していることもあり、どのテンプレートも高いクオリティで提供されています。他のサイトで公開されているテンプレートと比較すると、シンプルで使いやすいデザインが特徴となります。

勤怠管理にまつわるテンプレートだけでも、「勤務管理表」「給与計算表」「タイムシート」「タイムカード」など、用途に合わせて何種類も用意されています。目的にぴったりと合うものをぜひ探してみてください。

EXCEL勤怠テンプレート

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「EXCEL勤怠テンプレート」 では、インターネット上で無料公開されている勤怠管理のためのExcelのテンプレートがまとめて紹介されています。
例えば「定時勤務の時給アルバイト給与計算用テンプレート 『勤怠管理と給与計算(時給)』」といったように、タイトルで各テンプレートの用途がわかりやすく掲示されています。

また、そのテンプレートでできることや利用に向いている職種などを、文章で丁寧に説明していることも特徴です。
ダウンロードする前にそのテンプレートの機能を細かく確認できるため、どのテンプレートを使うのか厳選する段階で、使い勝手の良いサイトとなっています。

自分で勤怠管理表を作成する

エクセルで表を作成した経験がある人は、用途に合わせて自分で勤怠管理表を作成するという方法もあります。
簡単な関数を使うだけで、勤務時間の計算や給与の計算ができるシートを作ることができます。

今回は1ヶ月の勤務時間を計算し、時給で計算される給与と交通費の合計を、エクセルを使って算出してみます。

SUM関数で勤務時間を計算する

出勤時間、退勤時間、休憩時間を入力できるよう、表を作ります。
その日の勤務時間を計算するには、表示したいセルに
=[退勤時間のセル]-[出勤時間のセル]-[休憩時間のセル]」を入力するだけです。
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上の画像の場合、6月1日の勤務時間は「=D10-E10-C10」で表示されます。
また、勤務時間をすべての行で表示したい場合は、「F10」を選択してセル右下に表示される四角をドラッグ。そのまま下にカーソルを動かせば、計算式がコピーされ、その行の勤務時間が表示されます。
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月の合計勤務時間を計算する際には、SUM関数を使います。
合計勤務時間を表示したいセルに「=SUM(合計したいセル)」と入力します。

画像の場合は「=SUM(F10:F39)」となり、これでF10からF39の数値が合計されます。
合計したいセルは、ドラッグ&ドロップで選択することもできます。
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ただし、これだけでは合計勤務時間が正しく表示されません。
初期の設定では、24時間以上の時間が「日」で計算されるからです。
そこで「表示形式」を変更します。
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セルを右クリックして「表示形式」を開き、ユーザー定義にて「[h]:mm:ss」または「[h]:mm」を直接記述してください。
時間の表示形式をhから[h]に変更することで、24時間以上の時間も「日」ではなく「時間」単位で表示されます。
これで月の合計勤務時間が表示できるようになりました。

交通費も含めた月の給与を自動で算出する

勤務時間の計算ができたら、次は1ヶ月に支払うべき給与を計算します。
時給と1日あたりの交通費は、あらかじめ入力しておきましょう。

交通費を計算するため、勤務日数を計算します。
COUNTA関数を使うことで、指定した範囲にある数値が入っているセルの数を数えることができます。
今回はCOUNTA関数を使い、出勤時間のセル(C10:C39)を指定することで、出勤した日の数をカウントします。
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最後に、支払うべき給与を計算します。
「時給×合計労働時間」+「交通費×出勤日数」が支払うべき給与です。

ただし一点注意が必要です。
エクセルは時間を「24時間=1」と認識しているため、そのまま金額と掛け算を行うと、正しい結果が表示されないのです。
「時給×合計労働時間×24」と計算する必要があります。
今回の場合は「F3×F4×24」です。(Excel上では”×”は”*”と記述する必要があります。) これを交通費と合計すると、「=SUM(F3,F4*24,F5*F6)」となります。
これで、この月に支払われるべき金額が計算できました。
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Excelで勤怠管理を行うメリット・デメリット

Excelで勤怠管理表を用意する方法をこれまで紹介してきました。
ここで一度、Excelを使って勤怠管理を行うメリットとデメリットを整理してみます。

メリット:低コストで自由度が高い

Excelを使って勤怠管理をする大きなメリットは、お金をかけず手軽に導入ができることです。Excelを使用できる環境であれば、初期費用も運用費もかかりません。

Excelの関数を活用することで、高機能な勤怠管理表を作ることもできます。勤怠時間を入力すると同時に、勤務日数や合計勤務時間、給与を計算できます。紙で管理する場合と比べて計算ミスが減り、正確な勤怠管理が可能です。

自由な形式で作れるため、給与の算出もシフトの調整も、すべてをまとめて管理できることも強みだといえます。

エクセルの扱いに慣れている人や、少人数のアルバイトの勤怠管理などには、向いている方法です。

デメリット:管理に手間がかかる

一方でデメリットもあります。

勤務時間やシフトを入力する際、エクセルのファイルを毎度開かなければならず、手間がかかります。 入力を忘れてしまう可能性も高いです。
データ管理にも気を使わなければなりません。過去の勤務データを保存し、勤務時間や日数を算出することで、法令を遵守した適正な勤務が行われているか確認する必要があります。

「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について

厚生労働省公式HP

2019年4月には働き方改革の一貫として、有給取得の義務化が行われました。こうした法改正に対応しながら従業員の労働時間を管理しなければなりません。

正社員の勤怠管理など、長期間に渡る厳密な管理が必要な場合は、Excelに毎日数値を入力する方法はあまり向いていません。

無料トライアルが利用可能な勤怠管理システム5選

勤怠管理のために多くの時間を使っているという場合は、有料システムを導入するという方法もあります。
システムを導入することで勤怠管理が効率化され、管理する人も各従業員もそれぞれの業務に集中できます。勤怠管理のストレスがなくなることで、結果的にはコストが下がるということもあるでしょう。

最新の法令に対応し、法令違反となる労働が行われている場合はアラートを発する機能を用意しているサービスもあります。
システムを導入することでデータ集計も手軽に行うことができ、コンプライアンスに配慮した勤怠管理が可能です。

無料で試すことができる、初期費用も安い勤怠管理システムを5つ紹介します。

人事労務freee(フリー)|編集部イチオシ!

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人事労務 freeeは、勤怠管理から給与計算・労務管理まで労務管理に関する業務をスムーズに行える人事労務管理システムです。

クラウド上で業務フローを効率化し、社内の”人”に関するデータを一元管理することができます。
10万事業所の利用実績がある、信頼性の高さも魅力です。
従業員情報を一度登録すると、そこから勤怠・給与計算・明細発行を全て人事労務freeeで対応することができます。
さらに、年末調整や法廷三帳簿の発行なども対応可能です。

勤怠管理は月額¥1,980から利用可能です!(3ユーザー)
1ユーザーあたりの追加料金も¥300であるため他の勤怠管理システムより比較的安価に導入することが可能です。
無料トライアル期間もあるため、一度資料請求を行い自社にあったシステムか確認することをお勧めいたします!

jinjer勤怠|編集部イチオシ!

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「jinjer」は、人事管理、勤怠管理、経費管理、給与管理といった人事データを一元管理できるシステムです。5000社以上に導入されています。

「jinjer勤怠」は、単純なタイムカードの代わりではなく、最高水準の機能を複数備えた勤怠管理を丸ごと効率化するツールです打刻管理はもちろんのこと、シフト・休暇管理から申請・承認機能などの基本的な機能は一通り備えています。三六協定アラートやモチベーション管理など、コンプライアンスや働き方改革に対応した機能も幅広く備わっているのが特長です。

そんな、多機能勤怠管理ソフト『jinjer勤怠』は、なんと月額300円から利用することが可能

Excelフォーマットを1から作成し日々データ管理に追われるコストを考えると、このツールを利用した方がコスト削減につながる可能性が非常に高いです。無料トライアル期間も用意されているので、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

30秒で完了!資料DLフォームへ
jinjer勤怠
資料ダウンロード(無料)

kinnosuke(キンノスケ)

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「kinnosuke(キンノスケ)」は最新の機能が充実した勤怠管理システムです。

シフト管理や休暇管理、プロジェクト管理やタスクスケジュール管理機能もあり、必要な機能に合わせて料金プランを選ぶことができます。
できるだけ利用料金を抑えたいという場合にも、機能をつかいこなして生産性向上に繋げたいという場合にも、状況に合わせて利用可能です。

ライトプランは1ユーザー月額180円。月額300円のスタンダードプラン、月額400円のプレミアムプラン、その他にも別途追加可能な機能があります。

レコル

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「レコル」は導入のハードルが低く、初めてでも使いやすい勤怠管理システムです。
操作がシンプルなので、今までタイムカードで勤怠管理を行っていた企業でも、スムーズにシステムを移行できます。

また、低コストであることも導入ハードルを下げています。
初期費用は0円。1ユーザー月額100円、月額最低利用料金は3,000円です
30日間無料トライアルの用意もあります。契約する場合は、トライアル環境をそのまま利用可能です。

TeamSpirit(チームスピリット)

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TeamSpirit(チームスピリット)」は、勤怠管理、経費精算、工数管理、カレンダー、電子稟議の機能を持つシステムです。働き方改革を成功させるために必要な機能がひとつにまとまっているため、労務にまつわるトータルコストの削減につながります。

勤怠管理機能では、『勤務状況の見える化』を掲げています
スマホやPCから打刻ができ、ひと目で見やすいグラフィカルな勤務表がリアルタイムに更新されます。1日のなかでの一時退勤や再出社にも対応しているため、多様な働き方に対応可能です。

料金は50ユーザーの登録を含め、1社あたり月額30,000円、年単位の契約となります30日間無料トライアルの用意もあります。

職場に適した方法で勤怠管理に取り組もう

勤怠管理をまったく行っていない会社はないでしょう。しかし、その方法は一度決められてしまうとなかなか見直す機会がありません。

会社の規模や環境に合わない勤怠管理は、管理者にとっても従業員一人ひとりにとっても負担となります。
また、適切な勤怠管理は従業員の健康管理のためにも重要なことです。

これからは働き方改革も推進され、社会全体でもますます勤怠管理が重視されるようになります。
これを機に勤怠管理方法を見直し、業務を効率化してみてはいかがでしょうか。

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