経費精算システム「楽楽精算」を徹底解説!!評判や料金をまとめて紹介

様々な企業から、経費精算システムと呼ばれるサービスが提供されています。経費精算システムの導入を検討する際には、それらの機能や料金体系、サービスの特徴を理解し、比較することで、自社にあったサービスを探し出せます。今回は累計15,000社を超える企業に導入されている経費精算システム「楽楽精算」の機能や導入のメリットを解説します。

楽楽精算とは

楽楽精算は株式会社ラクスが提供している、経費・交通費・出張費・旅費・交際費などの処理を一元管理できるクラウド型の経費精算システムです。

紙やExcelで経費精算をしている従業員50名以上の企業をはじめとした多くの企業に導入されており、累計導入社数は国内のクラウド型経費精算システムとして1位の15,000社以上となっています。

楽楽精算の評判

ここでは楽楽精算を利用している人からの使ってよかった点や使いにくい点などをまとめています。実際に利用している人々がどのような評価をしているのかを知ることで、自社に適したサービスであるかを見極めるようにしましょう。

利用しやすいUIと充実したサポート

利用画面がわかりやすく、初心者でも簡単に利用することができた。導入時には同じ担当者が一貫してサポートをしてくれるので、いざとなったら電話で相談をし、スムーズな導入も可能となっている。さらに他のサービスと比較してコストも比較的低いので、手軽に導入することができる。

しかし、クレジットカードと連携して利用日・利用目的・利用予定額を事前申請・承認して、利用を制限する機能がないため、こちらを改善して欲しいとの声もある。

自由度の高い詳細設定ができる

楽楽精算では細かい設定をすることで、社歴が長く社内ルールが複雑な企業であっても自社に適した経費精算業務を行うことができる。例えば、交通費精算の場合、ICカード連携はもちろん小口経費精算も網羅している。特にユーザーが中小企業であれば、ある程度やりたいことを実現できるという意見もある。

使いにくい点としては、クレジットカードの利用明細がシステムに反映されるまでのタイムラグにバラツキがあり、月締め時にユーザから処理の仕方で問い合わせが多いことなどがあげられる。

楽楽精算の料金

楽楽精算の料金は、初期費用100,000円〜、月額費用が30,000円〜の継続課金型の料金体系となっています。月額費用は利用ユーザー数により変動します。

楽楽精算の機能

楽楽精算には以下に紹介するような、日々の経費精算業務を効率化する機能があります。

• 効率化と人的ミスの防止
• 交通費精算のシステム化
• 旅費・出張費の申請から精算までをスムーズに
• 交際費の申請、精算が可能
• 取引先への支払依頼
• 項目を自動仕訳してくれる
• 汎用ワークフロー機能で総務系も管理できる
• 電子帳簿保存法に対応できる機能がある

経費精算の効率化と人的ミスの防止

楽楽精算は、経費精算における「社員が申請⇒上司が承認⇒経理担当者の精算・支払い処理」という一連の承認フローを電子化するため、業務を効率化するとともに、人的ミスを防止できます。この承認フローは自由に設定できるため、自社の運用に合わせたシステム化が可能です。規定に沿わない申請があった際に、警告やエラーを出すカスタムチェック機能もあり、業務効率化だけでなく、内部統制の強化にも繋がります。

領収書の読み取り機能を利用すれば、領収書を写真撮影するだけで、領収書の金額や取引先、日付が自動でデータ化されるため、領収書の内容を手入力する必要がなくなります。この機能は、電子帳簿保存法にも対応しています。

他にも自動仕訳やFBデータ作成、ファイル添付、メール通知、締日設定などの、経費精算に役立つ機能が多数揃っています。

交通費精算のシステム化

楽楽精算は日々の営業活動などで発生する、交通費精算もシステム化できます。交通系ICカードのデータ取り込みができ、そのデータを申請データとして使用できるため、日々の交通費の申請・承認作業を簡略化できます。業務で利用した交通費とプライベートで利用した交通費をシステム上で振り分けられるため、会社用の交通系ICカードを用意する必要はありません。乗換案内ソフトを内蔵しているため、経路を入力するだけで運賃が計算でき、定期区間を自動で控除することも可能です。

タクシー代や駐車場代、ガソリン代などの精算にも対応しているため、公共交通機関以外の交通費の精算も可能です。

旅費・出張費の申請から精算までをスムーズに

楽楽精算では、旅費・出張費の申請する際に、訪問先や経路・金額などの規定違反を自動でチェックするため、差し戻しの手間と時間を削減できます。申請データはそのまま出張精算データとして利用できるため、申請から精算までの処理をスムーズに行えます。仮払い申請やクレジットカードでの精算にも対応しているため、従業員の立替負担も軽減できます。日当や宿泊手当の自動計算も可能です。

交際費の申請、精算が可能

楽楽精算は交際費の申請、精算も可能であり、参加人数や店名、単価の管理もできます。また金額に応じて会議費と交際費の自動仕訳もできます。

取引先への支払依頼

社内の経費申請だけでなく、取引先への支払いも楽楽精算で管理できます。マスタ登録機能を利用すれば、振込先などの情報を毎回入力する必要はありません。また、源泉徴収にも対応しているため、支払いの際の仕訳やFBデータも自動で計算されます。

項目を自動仕訳してくれる

楽楽精算では、申請時に選ぶ項目を勘定科目や税区分に紐づけて設定できるため、申請時に自動で仕訳がされます。そのデータはCSVデータとして出力できるため、CSVの取り込み可能な会計ソフトに連携も可能です。

汎用ワークフロー機能で総務系も管理できる

オプションの汎用ワークフロー機能を利用すれば、社内稟議や捺印申請などの総務系のフローも楽楽精算上で管理できます。ワークフローのテンプレートを自由に設定でき、用途に合わせて項目のレイアウトも変更できます。

電子帳簿保存法に対応できる機能がある

楽楽精算は電子帳簿保存法の、スキャナ保存の要件に対応する機能である、領収書と請求書へのタイムスタンプ付与機能や、伝票の検索機能、データの改ざんを検証する機能などに対応しています。

紙ではなくデータでの原本保管が可能になることで、原本の紛失や火災などによる消失の可能性を減らせます。また拠点への原本の輸送コストや、保管コストなども削減できるメリットがあります。

楽楽精算で効率化される業務

経費精算は経理担当者だけでなく、申請者や管理者にまで、様々な業務負担をかけるものです。楽楽精算はそれらの負担を削減します。

立場ごとに解決できる業務負担は以下の通りです。

申請者の入力作業を効率化

経費精算の申請者である一般社員は、日々の申請をなるべく手早く済ませたいものです。特に営業担当者などであれば、交通費の申請も数多くあります。「経路や金額を都度、検索してそれを紙や表計算ソフトのフォーマットに入力して申請する」といった作業は手間と時間がかかるだけでなく、ミスも起こりやすくなります。

楽楽精算では、交通系ICカードをかざして履歴を取り込むだけで、そのデータを申請データとして利用できます。運賃や経路も自動計算され、定期区間まで自動控除されるため、申請にかかる時間を削減でき、申請ミスも無くすことができます。交通系ICカードだけでなく、領収書の精算も、写真撮影するだけでデータが取り込まれるため、すぐに申請ができます。

楽楽精算はスマートフォンからも利用可能なため、外出先からの申請も簡単です。

管理者のチェック工数を削減

管理者は日々、部下からの経費精算の申請がまわってきます。それらを一つひとつチェックするのはとても手間と時間がかかるものです。

楽楽精算では、規定違反の申請は自動でチェックされるため、誤った申請を減らせます。また経路や運賃など特にチェックしなければならない項目が多い交通費の申請も、自動で経路が検索され、運賃が計算されるため、チェックする項目を減らせます。

経理担当者の集計、仕分け作業を自動化

経理担当者は、会計ソフトへ入力するたびに、集計作業や仕訳作業に多くの時間を取られてしまいます。またそれらを手入力するのであれば、その業務負担も大きなものです。

楽楽精算は、ほとんどの会計ソフトとの連携が可能であり、自動で勘定科目や税区分の仕訳がされるため、経理担当者の業務を大きく削減できます。

また経理担当者は、社員への支払いや、取引先への支払いなど、数多くの振込み作業をしなければなりませんが、楽楽精算はFBデータを作成できるため、この振込作業をする必要がなくなります。

さらに小口現金からの精算が多い企業では、日々の業務が出金管理や残高確認、現金出納帳の管理などの作業に圧迫されてしまいがちです。このような状況ではミスも起こりやすくなってしまいます。

楽楽精算では、「支払いを小口現金から振込に統一する」もしくは「小口現金は残したままで申請・承認のみ楽楽精算でIT化する」など、状況に合わせて業務を効率化できます。

楽楽精算が選ばれる理由

いくら優れた機能をもつ経費精算システムであっても、操作が煩雑なものであったり、セキュリティが脆弱なものであれば導入には向きません。

楽楽精算が15,000社を超える企業に導入されている理由はどこにあるのでしょうか。

経費精算システムとして、楽楽精算が特に優れている4つのポイントについて解説します。

1 . 操作が簡単

せっかく便利な機能を持ったサービスであっても、操作が難しく使いこなせなければ、業務の効率化はできません。

楽楽精算はユーザーからの意見や要望を元に、機能と操作性を実現しています。またクラウドサービスであるため、年に数回のバージョンアップによって、より使いやすいサービスとなっています。

2 . コスト削減効果

楽楽精算は、経理担当者だけでなく、申請者や管理者などの経費精算に関わるすべての従業員の経費精算業務を効率化する機能が搭載されています。さらに経費精算業務が電子化されることで、紙が必要なくなり、資源コストも削減できます。

株式会社ラクスの試算では、楽楽精算を導入することで、従業員が100人の企業では63%、従業員が1,000人の企業では70％のコストが削減されると見込まれています。

3 . 安心のサポート対応

新たなツールの導入には、サポート対応が欠かせません。楽楽精算は、専任のスタッフがサポート対応をしています。株式会社ラクスが導入企業に実施したアンケートでは、94%のサポート満足度を得ており、安心のサポート体制だといえるでしょう。

4 . 堅牢なセキュリティ

経理業務は、企業の様々な重要な情報を扱う業務です。そのためそのデータが外部へ流出するようなことがあってはなりません。

楽楽精算のサーバーは、国内屈指のデータセンターに設置されており、2重のファイヤウォールに守られています。楽楽精算を提供する株式会社ラクスはプライバシーマークを取得しており、SSL暗号化通信や脆弱性診断の定期実施、24時間365日の監視体制など、セキュリティ面への備えは万全です。

また、災害時などのいざという場合にも、代替機器の保有や、データのバックアップなどの備えがなされています。

楽楽精算を導入している企業

楽楽精算は15,000社を超える企業に導入されています。
以下は楽楽精算を導入されている企業の一部です。

業種や企業規模に関わらず、様々な企業で導入されていることがわかります。

• 出光リテール販売株式会社
• MS&ADインシュアランス グループ ホールディングス株式会社
• 東急スポーツシステム株式会社
• ソニーライフ・エイゴン生命保険株式会社
• 辻・本郷 税理士法人

経費精算業務を効率化してコスト削減

経費精算の業務は、経理担当者だけでなく、申請者や管理者など、多くの従業員に関わる業務です。日々の経費精算業務を効率化し、コストを削減する手段の1つとして楽楽精算を検討してみてはいかがでしょうか。

また、ジンジャー経費のほかにも、巷には多くの経費精算システムがあります。
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