労務管理システムとは？導入が必要な会社や比較ポイント紹介

こんにちは。プロキュア編集部です。

2019年4月からの働き方改革関連法の施行を前に、労務管理システム導入に対する意識が高まってきています。

ですがそのような中で、労務管理の重要性は理解していても、労務管理システムとは一体何なのか、本当に導入すべきなのかわからないとお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、労務管理システムとは何なのか、また労務管理システムの導入が必要な会社や比較ポイントなどをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

労務管理システムとは

労務管理システムとは、従業員の勤怠状況や社会保険・労働保険などの管理、労務手続きが行えるシステムのことです。

中には、給与計算から年末調整まで対応できる多機能な労務管理システムもあります。

労務管理システムを導入することで従業員の労働に関する情報の管理や処理が手間なく行えるので、紙やExcelを利用した労務管理の方法より効率的に業務が進められるのです。

労務管理システムが必要とされる背景

労務管理システムが必要とされる背景には、働き方改革の推進が挙げられます。

働き方改革とは、長時間労働の是正、多様で柔軟な働き方の実現、雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保などを実現するための法律改正のことで、2019年4月より順次施行される予定です。

働き方改革では時間外労働の上限規制や有給休暇取得の義務化などが定められているため、それらに対応するためには従業員の労働状況をより正確に把握することが求められます。

ですが、タイムカードや手書きの日報などでのアナログな管理では、正確性や信憑性が低く、労務管理業務にかける手間や時間も膨大です。

そのため、従業員の労働状況が正確かつスピーディーに把握できる労務管理システムの需要が高まってきていると言えます。

労務管理システムの種類

オンプレミス型

労務管理システムは主に、オンプレミス型とクラウド型の2種類に分かれています。

オンプレミス型の労務管理システムとは、自社のサーバーに専用のソフトウェアをインストールして利用するタイプのものです。

サーバーやネットワーク機器、ソフトウェアライセンスの購入など、初期費用が高額になってしまう傾向にありますが、社内で構築・運用できることから情報漏洩などのリスクが少なく、セキュリティ面でも安心して利用できるというメリットがあります。

クラウド型

クラウド型の労務管理システムとは、インターネット上のサーバー内にあるソフトウェアを利用するタイプのものです。

インターネット環境さえあればどこでも利用できるので、時間や場所にとらわれない労務管理業務を可能にします。

サーバーなどの購入が必要なオンプレミス型とは異なり、比較的コストがかからず、短期間での導入・運用が可能な労務管理システムです。

労務管理システム導入が必要なのはこんな会社

【特徴・その1】アナログ管理している会社

労務管理システムの導入が必要なのは、アナログ管理をしている会社です。

特に、中小企業や建設業などでは出勤・退勤時間をタイムカードや手書きの日報で管理し、社会保険や年末調整などの労務手続きも紙ベースで対応しているところが多いようです。

アナログでの管理は、情報の収集から集計、手続き業務に手間と時間がかかるだけでなく、ミスも発生しやすくなってしまうので、労務管理システムによる業務改善が必要だと言えます。

【特徴・その2】直行直帰が多い会社

直行直帰が多い会社も、労務管理システムの導入が必要です。

中でも建設業で働く従業員は、会社ではなく建設現場に直行し、仕事が終われば直帰するという働き方が多いので、内勤の従業員より労働時間の管理が難しくなります。

手書きの日報で対応している建設業もありますが、1ヵ月分の日報を月末にまとめて記入して提出するというケースもあるため、記憶間違いや報告漏れが発生しやすいだけでなく、信憑性に欠けた情報とも言えます。

このような抜け漏れや不正を防ぐためにも、労務管理システムの導入が必要なのです。

【特徴・その3】拠点が複数に分かれている会社

労務管理システムの導入が必要な会社の特徴として、拠点が複数に分かれているという点が挙げられます。

こちらも建設業に多い特徴なのですが、建設現場が複数に分かれている場合は拠点すべての労務管理によって、管理者の負担は膨れ上がります。

打刻漏れや間違いの確認、集計作業など、膨大な手間と時間がかかり、他の業務を圧迫しかねないので労務管理システムによる効率的な管理が解決策として有効です。

建設業は労務管理システムの導入が必須

現在の労働基準法では、労働時間は1日8時間、1週間で40時間という制限がありますが、時間外・休日労働が認められる36協定を結ぶことで、労働時間の上限を増やすことができます。

さらに、建設業の場合は特別条項付きの36協定を結んでいれば上限なく残業できましたが、2024年4月からは罰則付きの上限規制が適用されるようになるので、従業員の労働時間を正確に把握できる管理体制を整える必要がでてきました。

先ほど説明したように、建設業においては従業員の労働時間などの管理がしづらい環境であることが多いので、労務管理システムを導入する必要性が高いと言えます。

建設業に適用される改正法の施行は他の業種より5年猶予があるので、できるだけ早めに労務管理システムを導入し、管理体制を万全にしておきましょう。

労務管理システムを選ぶポイント

【ポイント1】導入費用やランニングコストが自社に合っているか

労務管理システムを選ぶポイントには、導入費用やランニングコストが自社に合っているかどうかが挙げられます。

労務管理システムはオンプレミス型とクラウド型の2種類がありますが、オンプレミス型の場合は導入・運用に必要なものはすべて自社で準備しなければいけないので、費用がかかる傾向にあります。

できるだけ費用をかけずに利用したい場合には、導入費用やランニングコストが抑えられるクラウド型の労務管理システムを選ぶと良いでしょう。

【ポイント2】使いやすいか

労務管理システムを導入する際には、使いやすいかという点も重要なポイントとなります。

労務管理システムの導入は主に労務管理業務に携わる人による検討が多いので、管理者目線の使いやすさを優先してしまいがちですが、実際に使用する従業員にとっての使いやすさも忘れてはいけません。

管理画面が見づらかったり、操作しづらかったりしてしまうと、せっかく導入した労務管理システムも社内で浸透せず、適正な労務管理の実現は難しくなります。

給与システムといった他サービスとの連携が可能な労務管理システムを導入することで、より業務の効率化を図ることができるでしょう。

【ポイント3】セキュリティ対策が万全か

セキュリティ対策が万全かどうかも、労務管理システムを導入する際に注意しておきたいポイントです。

従業員一人ひとりの労働時間から保険、マイナンバーまで、様々な個人情報を管理するので、不正アクセスや情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策は万全でなければいけません。

特に、クラウド型の労務管理システムを利用する場合には、システムの保守体制やアップデートの頻度、サーバーやネットワークの多重化など、リスク軽減のための対策がとられているかを十分に確認しておきましょう。

セキュリティ面を重視したい場合には、クラウド型より自社で構築・運営が可能なオンプレミス型を選ぶと良いです。

【ポイント4】サポート体制が充実しているか

労務管理システムの導入前には、サポート体制が充実しているかどうかも確認しておきましょう。

導入や運用に関する問い合わせに丁寧に対応してもらえるか、働き方改革などによる法改正に柔軟に対応できるかなど、必要になりそうなサポート内容をリスト化すると比較がしやすくなります。

サポート体制が充実している労務管理システムの導入が、安心して利用するための大切なポイントの一つです。

有料と無料、どっちの労務管理システムが良い？

労務管理システムには有料と無料のものがあり、どちらを選ぶべきか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

有料の労務管理システムとは、その名の通り初期費用や月額使用料がかかるサービスです。
利用できる機能が豊富で、セキュリティ対策やサポート体制も万全であることが多いことが特徴として挙げられます。

一方、無料の労務管理システムとは初期費用や月額使用料がかからないサービスです。
コストを抑えた導入・運用を希望される方にはぴったりなのですが、機能が制限されていたり、データに対する保証がなかったりなど、マイナスの面があるのも事実です。

有料には良さもありますが、労務管理システムと言っても数多く存在するので、費用にリスクを感じる場合はまず無料の労務管理システムで試してみて、実際に導入してみたら自社に合わなかったといったリスクを避ける方法もあります。
また、無料お試し期間やトライアルがある労務管理システムを選び比較検討するという方法も有効です。

おすすめの労務管理システム

OFFICESTATION(オフィスステーション)

OFFICESTATION(オフィスステーション)とは、労務手続きの負担を大幅に軽減できる労務管理システムです。

社会保険労務士が実務で利用する電子申請システムを誰でも簡単に操作できるようカスタマイズしており、労務管理業務の効率化に役立ちます。

金融機関レベルの高セキュリティにより、不正アクセスや情報漏洩を防ぐことが可能です。

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労務管理システム早分かり表

労務管理システム名	OFFICESTATION(オフィスステーション)
初期費用	0円
月額費用	900円～
無料プラン	×
無料お試し	〇
オンプレミスorクラウド	クラウド
他サービスとの連携	〇
セキュリティ	WAF、二重認証、暗号化など
サポート体制	電話、メール、チャット

労務管理システムを効率的に比較しよう！

労務管理システムとは、労務に関する業務が劇的に改善できるものだということをおわかりいただけたのではないでしょうか。

特に、今回ご紹介した労務管理システムの導入が必要な会社の特徴に当てはまっている場合には、早急に導入を検討する必要がありますので、コスト面や使いやすさなどのポイントに注意しながら、自社に合った労務管理システムを選んでみてください。

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