【徹底比較】おすすめ電子契約サービス12選!【2024年最新】
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目次(クリックでジャンプします)
電子契約サービスとは?
電子契約とは、一言でいうとインターネット上のやりとりだけで契約を締結する契約方式のことをいいます。
これまでの契約書は書面で作成され、双方の印鑑押印により契約が締結していました。契約の条件を明示することで、万が一のトラブルの際にも合意内容の証拠として活用する目的がます。
電子契約はこれに代わる契約方法のひとつですが、書面同様の証拠力を持たせる必要があります。そのためには、PDFデータに電子署名(電子サイン)を残し、電子証明書の効力をもたせた上でサーバーに保管する義務があるのです。
また、契約書をインターネット上で管理・運用するツールが契約書管理システムです。
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この記事で分かること
- 電子契約サービスの機能
- 電子契約サービスを利用することメリット
- 電子契約サービスの選び方・比較ポイント
- おすすめの電子気契約サービス
電子契約は法律で認められているのか
電子契約に関する法律は意外と古く、平成13年(2004)4月1日からに電子署名法が施行されています。これにより、電子契約でも一定の要件を満たす場合は成立したものとみなされるようになりました。つまり、紙の契約書と電子契約が同等の法的効力を持つことになったのです。
電子契約に紙の契約書と同等の法的効力を持たせるためには、以下のような条件を満たす必要があると言われています。
紙の契約書 | 電子契約 |
押印、サイン | 電子署名 |
印紙が必要 | 印紙不要 |
書庫・倉庫などに保管 | サーバーに保存 |
法的証拠力あり | 電子署名があれば法的証拠力あり |
「タイムスタンプ」と「電子署名」の必要性
タイムスタンプとは電子契約に信頼性を持たせるための技術の一つです。時刻認証事業者のサービスを利用することで、文書に作成時刻の情報を持たせることができます。タイムスタンプの目的は、契約後の内容改ざんを防ぐことです。
電子署名も同様に、契約書の信頼を担保するための仕組みです。読んで字の如く電子の署名のことを指しますが、単に名前を打ち込むことではありません。電子署名を入れるためには認証局から交付を受ける等の手続きが必要です。
次項で詳しく解説します。
「当事者型」と「立会人型」の違いとは
電子署名には2つの種類があります。「当事者型」と「立会人型」です。
当事者型とは、認証局に本人確認書類等を送付することで認証局から電子署名に使うICカードや電子ファイルを貰う方法です。印鑑証明の手続きによく似ていますね。
対して立会人型とは、サーバーにアップされた電子契約書(PDFファイル)を契約の当事者同士が確認して合意する際に、第三者に立ち会ってもらう方法です。こうして立ち会った電子契約サービス提供事業者の名義で電子署名がなされる仕組みこのとを「立会人型」と呼びます。
電子契約サービスの初期費用と月額・維持費用ってどれくらい?
電子契約サービスを利用するためには、サービス導入に際して初期費用を支払うタイプと、月額料金を支払うタイプのものに大別されます。
それぞれにメリットがありますが、代表的なサービスや各サービスの特徴については「7 . 電子契約サービス3社、徹底比較!!」の項で解説します。
多くのサービスには無料体験版が利用できますので、実際に試した上で使い勝手の良かったものを導入するのがよいでしょう。
電子契約サービスの機能
契約書作成機能
電子契約・契約書管理システムには大きく3つの機能があります。1つ目は「契約書作成機能」です。
前項で解説した電子署名やタイムスタンプと言った電子署名の基本となる情報を入れることのできる機能はもちろん、文書のテンプレートが用意されていたり、自社・取引先の情報を事前登録しておくことができたりします。
契約書の一元管理
電子契約・契約書管理システムの2つ目の機能は「契約書の一元管理」です。
紙の契約書の場合、各事業所や店舗ごとに作成・保存するため情報が一元管理しづらいというデメリットがありました。システムを使うことで電子契約書を取引先や内容などのカテゴリに分け管理することができるのです。
ワークフローシステム
電子契約・契約書管理システムの3つ目の機能は「ワークフローシステム」です。
ワークフローとは業務の一連の流れのことで、例えばなんからの企画を走らせる場合、部署内で意見をまとめ、上司に報告し、さらに関連各所の認印をもらい、その上で代表の承認を貰う…などのフローが必要です。
オンライン上であれば書類の作成から確認まで場所を問わないため、責任者の不在時などにもスムーズに業務フローを回せるようになるのです。これにより業務の効率化が進むことが期待されています。
電子契約・契約管理サービスを利用することのメリット
ペーパーレス化と印紙税、人件費、郵送費などのコスト削減
電子契約・契約書管理システムを利用するメリットは4つあり、その1つがコスト削減に繋がることです。
具体的には、電子契約を導入することで以下にかかるコストが不要になります。
- 用紙
- 印刷・製本
- 収入印紙
- 送料、それに伴う事務用品(封筒やスタンプなど)や人件費
システムを導入する際は、上記にどの程度のコストを要しているのか推計し、比較検討するとよいでしょう。
紙よりもセキュリティを確保できる
電子契約・契約書管理システムを利用するメリットの2つ目は紙よりもセキュリティを確保できる点です。
紙の契約書は改ざんの危険性をはらんでいる他、持ち出しや紛失等による情報漏えいを防ぎやすくなります。また、経年劣化や置き場所の心配がなくなったり、書類を探す手間も省くことができたりする点も見逃せません。
コンプライアンスの強化
電子契約・契約書管理システムを利用するメリットの3つ目はコンプライアンスの強化です。前述したセキュリティ強化が、結果的にコンプライアンスの強化にも繋がるのです。
昨今、情報漏えいやデータ改ざんは、社会的に高い関心が持たれると同時に強い問題意識も持たれていますので、この点は見逃せないメリットです。
契約に関する業務の効率化
電子契約・契約書管理システムを利用する4つ目のメリットは契約に関する業務の効率化です。コスト軽減の項でも触れたように、書類の整理や発送に関する時間がなくなります。
また、ワークフローシステムの項でも解説したように、書類の承認までにかかる手間や時間も削減できますので、浮いた時間を別の業務に充てることができるようになります。
失敗しない電子契約サービスの選び方・比較のポイント
他システムと連携可能か
電子契約・契約書管理をさらに合理的に活用するためには、他システムとの連動は不可欠です。
例えば、生産管理システムと連携させれば、計画生産の精度が向上し生産の過不足を防いだり、納期管理がしやすくなるでしょう。会計・財務システムと連携させれば、契約書のデータを別ファイルに手打ちする入力する手間が省けます。
このように、他システムとの連動によって契約書から生産や会計などにかかる業務フローも大きく改善できる可能性があるのです。
セキュリティ対策は十分か
また、電子契約・契約書管理システムの選び方で最重要と言っても過言ではないのがセキュリティ対策です。万が一にも契約書情報が外部に漏洩したら場合、顧客情報をはじめ、経営情報、個人情報等の多大な情報が悪用されかねません。
もちろんどのソフトもセキュリティ対策はしていますが、その実績や最新技術が活用されているか等の確認は入念に行う必要があります。サイバーセキュリティはコンプライアンス強化にも直結する再重要事項です。
まずは無料トライアルやフリープランを試してみるべし
これまで電子契約・契約書管理システムのメリットや選び方の注意点をいくつかあげてきましたが、スペックや仕様書だけでは選びきれないという場合もあるでしょう。
その際は、サービスの多くは無料トライアル期間を設けているため実際に使用してみることをおすすめします。各システムには特徴があるので、自社のニーズやワークフローとの相性などを体験してから導入すれば「こんなはずじゃなかった」と後悔する心配もありません。
電子契約サービス導入時の注意点
全ての契約書が電子化できるわけではない
ここまで電子契約・契約書管理のメリットをあげてきましたが、2020年10月現在、電子化が認められていない契約も存在します。
例えば、以下は書面が必須とされている契約です。
- 事業用借地権設定契約書
- 任意後見契約
- 農地の賃貸借契約書
生活に密接に関わる不動産や労働関連は、まだまだ電子化が認められていないものが多く存在するのです。
取引先と社内の理解は得られるか
また、法的に認められているからと言ってすべての契約を電子化できるということにはなりません。取引先の都合や意見がどうか、社内の理解とリソース(サービスの導入のコストや情報管理意識)はどの程度か、など見極めが必要になるからです。
特に導入当初は電子と紙両方の媒体の契約書が混在するため混乱を招きやすかったり、業務フローの刷新への周知が追いつかなかったりという問題が発生する可能性もあります。
電子署名と電子サインでは法的効力に違いがある!?
さらに細かい点を挙げるなら、電子署名と電子サインでは法的効力には相違があります。
但しこの点はデメリットではありません。なぜなら、電子署名のほうが紙の契約書よりも高い証拠力を持つからです。その理由は、前項で触れた電子署名法にあります。この法律に準拠しているため、高い証拠力を持つのです。
厳格な本人確認の上で発行される電子署名は、例えるなら会社実印のような証拠力を持つのです。既に複数の企業では法的効力やガバナンスを重視し、「電子署名を取ったもののみを承認する」という方針を固めています。
おすすめの電子契約サービス15選
クラウドスタンプ
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おすすめする理由1 : 押印と同様の法的効果が認められている
クラウドスタンプは株式会社E-STAMPが提供する電子契約サービスのパッケージです。こちらをおすすめする理由も3つあります。
1つ目は押印と同様の法的効果が認められていることです。いくつかの条件さえ満たせば電子契約は紙と同等、もしくはそれ以上の法的証拠力を持つことは前述しました。クラウドプタンプにも、当然そのような機能が備わっています。
おすすめする理由2 : 人件費や印紙税などのコスト削減
クラウドスタンプをおすすめする2つ目の理由は人件費や印紙税などのコスト削減ができる点です。用紙代や印紙代、印刷や発送にかかるコストを削減することができます。
これにより煩わしい備品管理の手間やプリンターのリース料金、ひいては人件費までもがスリムアップできるのです。
おすすめする理由3 : 契約作業を軽減し、数分で締結完了!
クラウドスタンプをおすすめする3つ目の理由は契約作業を軽減し、数分で締結が完了できる点です。郵送が不要になったことで送付から受取までのタイムラグがなくなったことはもちろん、クラウドスタンプには契約締結までのステータス確認機能や送信先へのリマインド機能もついているため、スケジュールの抜け漏れまでもをカバーすることができるのです。
機能
クラウドスタンプの主な機能は5つあります。
1つ目は契約締結機能です。発送の手間やタイムラグがなく、リマインドや進捗管理もできるので、最速で数分の間に契約を締結させることができます。
2つ目の機能は契約書検索です。紙の請求書は管理に場所をとるだけでなく、検索性も悪いですが、オンラインなら数秒で目的の契約に辿り着くことができます。現在は契約書名での検索ですが、後に契約期間や本文検索も実装される予定です。
その他、書類作成に役立つテンプレート保存やユーザー管理、アクセスコード認証による本人確認、契約書保管など、効率化とセキュリティに関する機能も充実しています。
特徴
・契約締結までのステータス(進捗)管理ができる
→取引先へのリマインドも可能
・管理者ユーザーの下にユーザーを追加できる
→管理者はユーザーが締結した契約書を一覧にして閲覧可
・テンプレートの作成と共有ができる
料金
・お得なライトプランと、安心サポート付きのベーシックプランの2種がある
・詳しい料金については要お問い合わせ
導入実績・事例
クラウドスタンプは既にコンサルティングや人材派遣会社など多くの業種で導入されています。代理店契約書から業務委託契約書に至るまで、様々な契約書作成や締結を広くサポートしています。安全が保証されている点も導入の決め手のようです。(参考:公式サイト)
イースタンプ
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おすすめする理由1 : 認印・実印タイプを契約ごとに使い分けることが可能
前述したクラウドスタンプと同じく株式会社E-STAMPが提供する電子契約サービスが、イースタンプです。
イースタンプがおすすめな理由は、認印・実印タイプを契約ごとに使い分けることができる点です。契約ごとに上記を使い分けができるため、従来の印鑑と同じ感覚で契約書作成が可能です。
おすすめする理由2 : 様々な機能をパッケージ提供
イースタンプをおすすめできる2つ目の理由は、様々な機能がひとつのパッケージとして提供されていることです。
電子契約に必要な7つ以上の機能がひとつになっているため、このサービスさえ導入してしまえば基本的な契約を網羅することができるのです。さらにサポート体制も充実しており、導入直後の疑問や悩みにも対応してくれるのが嬉しいですね。
おすすめする理由3 : 徹底したサポート体制
前述したイースタンプのサポート体制について、詳しく解説します。メール・電話という基本的な相談窓口が設置されているはもちろん、WEB上でリアルタイムで操作方法や疑問点を問い合わせることもできます。
更にプランによって、取引先様への電子契約の説明の代行や社内外への説明会のサポートなど運用に際しての相談までも対応してくれます。
機能
イースタンプは電子契約・契約書管理システムです。導入によって、業務時間の短縮やペーパーレス、印紙代などのコスト削減など様々なメリットを得ることができます。
それを支えるのが以下の6つの機能です。
- 認証締結機能
- 実印締結機能
- サイン機能
- ベーシックサポート
- 画像添付機能
- クラウド保管機能
電子契約に関する基本的な機能とセキュリティにより、紙の契約書と同等、もしくはそれ以上の法的根拠力のある契約をネット上だけで完結できるようになっています。
また、様々な窓口で疑問を解決してくれるサポート体制も魅力的です。導入に際する面倒な多くの手続きをはじめ、社内外で開催するセミナー等のサポートまで受けることができるのです。
特徴
・認印と実印を使い分けた電子署名が可能
→押印のかわりに手書きサインも利用可能
・過去の紙の紙契約書もクラウド保管で一元管理
・パッケージ商品のため従業課金が不要、安心した料金体系
・導入後もスムーズに運用できる充実したサポート体制
料金
・詳しい料金については要お問い合わせ
導入実績・事例
イースタンプは不動産や運輸、人材派遣や製造に至るまで、幅広い導入実績を持つサービスです。作成される文書の種別も見積書から業務委託契約書まで網羅しており、業界問わず支持されています。導入から運用にいたるまでのサポートがいかに丁寧か伺えますね。(参考:公式サイト)
Hubble(ハブル)
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特徴
・交渉のプロセスを一元管理し、契約管理業務を効率化できる
→締結までのフローも締結後情報も一元管理
・差分抽出まで可能な高い情報検索性
・チャット対応により不明点を即時解決できる
・高いセキュリティレベル維持のための「シングルサインオン」「個別セキュリティ」
料金
・ライト 100,000円/月(30アカウント)
・グロース 140,000円/月(60アカウント)
・ビジネス 180,000円/月(100アカウント)
・エンタープライズ 要お問い合わせ(100アカウント以上)
電子印鑑GMOサイン
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特徴
・電子文書に署名フィールドを作成し、電子署名を入力できるようにする
・電子署名した電子文書を暗号化して真正性を担保する証明書の発行を申請できる
・SFA/CRMツール、ワークフローシステム、グループウェアなどと連携し電子署名・電子サインの運用が可能
・「電子署名」と「身元確認済み 高度電子署名」を使い分けが可能
料金
・お試しプラン 月額0円
・契約印&実印プラン 月額9,680円
WAN-Sign
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特徴
・フォルダごとのアクセス権限、IPアドレス制限、承認者設定などの機能を搭載
・ログインパスワードの桁数、文字列組合せなどの設定も可能
・テンプレートに記名と印影画像の位置を固定可能
・文書の発生から消滅まで一貫したシステムで管理
料金
・無料プラン 初期費用0円/月額0円
・有料プラン 初期費用0円/要問い合わせ
DocuSign
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特徴
・シヤチハタと提携し、印影の作成、アップロードも可能
・スタンプ機能を用いて印影画像を貼付できるため、印影を求める国内の取引先との契約にも対応可能
・文書は電子メールで通知されるので、簡単に署名捺印して返送できる
・文書は暗号化され、監査にも完全に対応できるためセキリティ対策も安心
料金
Personal(個人向けプラン)初期費用 要問い合わせ/月額15ドル
Standard(個人向けプラン) 初期費用 要問い合わせ/月額40ドル
Business Pro (企業向け) 初期費用 要問い合わせ/ 月額60ドル
リーテックスデジタル契約
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特徴
・電子契約と電子記録債権を併用することで、法人の意思確認を担保している
・POファイナンス(Purchese Orderファイナンス)電子記録債権化された注文書を担保に、提携している金融機関から資金調達可能
料金
スタンダードプラン 初期費用 0円/月額料金 10,000円
スタンダードPlus 初期費用 0円/月額料金30,000円
プレミアム 初期費用 0円/月額料金100,000円
エンタープライズ 要問い合わせ
paperlogic電子契約
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特徴
・電子署名/タイムスタンプ使い放題(従量課金なし)
・電子署名法に準拠、立会人型・当事者型の電子署名を使い分け可能
・請求書・納品書など発行者を証明し相手先へ送信する文書の作成が可能
・社内関係者の承認を要する文書や日時を特定して長期保存する文書の作成が可能
料金
・単一プラン 月額20,000円
BtoBプラットフォーム 契約書
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特徴
・データのみでの発行になるため、人的ミスを防ぐことができる
・請求書を一斉に発行し、消込までワンストップで対応可能
・取引先の請求書をすぐに受け取ることができるため、スピーディーかつタイムリーな経営判断を可能
料金
・基本プラン 初期費用 150,000円/月額料金 5,000円
ContractS CLM
特徴
・権限を管理しつつ、全体フローや進捗、詳細な履歴まで、関係者間で情報を共有が可能
・契約書のワークフローを企業に合わせた柔軟な形で設定可能
・契約プロセス・ステータスを可視化することで、必要な時に契約書や契約状況の確認を行える
料金
・Standardプラン 月額料金 100,000円
・Professionalプラン 月額料金 200,000円
・Enterpriseプラン 要問い合わせ
マネーフォワード クラウド契約
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特徴
・ワークフロー申請から契約締結、保管までオンラインで完結できる
・紙の契約と電子契約を一元管理できる
・クラウド上で契約書の検索ができ、閲覧権限も設定可能
・契約の更新・終了を知らせるアラート機能を提供
料金
要問い合わせ
クラウドサイン
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特徴
・関連契約も含め、複数の契約をワンプロジェクトで同時に管理することができる
・契約書の分類や契約書情報を自動で取得し、管理することができる
・電子契約に関連する領域のソリューションや、Teamsやkintoneなどのサービスと多数連携
料金
・Standard 月額10,000円
・Standard plus 月額20,000円
・Business 要問い合わせ
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電子契約・契約書管理の導入をご検討の担当者様はどのシステムを選べばいいのか頭を悩ませているでしょう。
自社に最適なシステムを選定するのは個々のサービスの正確で詳細な情報を入手するのがファーストステップとして重要です。
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まとめ
2020年9月末に、河野太郎大臣が全府省にハンコの廃止を申請したことからも、現在は契約書の様式が変化し始めているタイミングであると言えますね。
電子契約や電子契約システムの概要はもちろん、そのメリットやリスク、適切な管理方法を早期理解しておくことがビジネスマンにとって重要になりそうです。
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