クラウドの勤怠管理システムを選ぶ理由とは？その理由とメリット・デメリットを解説
総務省が開示している平成30年版情報通信白書によると、2017年にクラウドサービスを利用している企業の割合は過去最高値の56.9%となり、前年の46.9%より大きく増加しています。
導入にコストや手間がかからないなど、企業にとって利用しやすい条件が多いため、導入する企業が増え続けていることでしょう。様々な分野のクラウドサービスが登場する中、バックオフィス関連のサービスも充実を見せています。
今回はクラウド勤怠管理システムにスポットをあててご紹介します。
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クラウド型の勤怠管理システムの特徴とは
クラウドとは、正式名称をクラウドコンピューティングと言い、インターネットを経由してサービスを提供する形態のことです。サービスにインターネットを利用する場合、ユーザーには目に見えない状態であるために、雲に覆われているイメージのもと、「クラウド」と名付けられています。
では、クラウド勤怠管理システムとは、どのように利用効果が期待できるものなのでしょうか。
集計作業に手間がかからない
企業によって異なる就労条件に加え、時間外勤務など様々なケースに対応して集計作業を行う場合、スタッフに手間がかかるだけではなく、人間である以上、ミスが発生するリスクが付きものです。正確な計算はプログラムならではの効率化と言えます。
全スタッフの正確な勤怠管理が可能になる
営業スタッフが多い企業や多店舗展開をしている企業など、スタッフの勤務形態は会社によって様々です。クラウド勤怠管理システムを導入することにより、外出中でもモバイル端末を使って勤怠打刻を行うことができます。また、GPS機能を利用し位置情報を取得するなど不正防止を行い正確な勤怠管理が可能になります。
有効な仕組みをすぐに導入できる
勤怠管理について出来上がった仕組みをすぐに導入できることは大きな強みです。組織が成長するなど様々な場面で、これまで属人的に行なってきた勤怠管理の仕組みを見直すことがあるでしょう。多くの企業での利用実績がある仕組みをすぐに活用できます。
運用コストを抑えられる
サーバーを自社で導入し管理するオンプレミスの場合に発生する設備投資や人件費の負担がありません。もちろん、システムを導入せずに手作業で行なっている勤怠管理において発生する人件費もかからないため最低限にコストを抑制した運用を実現できます。
他作業も効率化の恩恵を受けられる可能性がある
API連携により社内で利用している他のシステムと連携することで、さらに業務を効率化できる場合があります。給与システムとの連携においても、多くの企業のサービスと連携可能なものも多くあります。自社で現在利用しているサービスを確認することが大切です。
クラウドとオンプレミスとの違いは
クラウドサービスの導入を検討する場合、対になり比較されるサービス形態としてオンプレミスがあります。クラウドとの違いは、サービスの提供形式です。オンプレミスは、自社でサーバーなどの設備を導入し、運用も自社により行います。設備投資をすることなく運用管理もサービス提供元に任せられるクラウドとはコストが大きな差になります。また設備導入や設定には時間がかかるため、利用開始までのリードタイムにも大きな違いが発生します。
このように書くとクラウドの方が得をする部分が多く見えがちですが、オンプレミスにはクラウドにない利点があります。オンプレミスはカスタマイズ性の高さや強固なセキュリティが強みです。ユーザー各社に提供されているサービスを利用するだけのクラウドと異なり、オンプレミスは自社のみが利用する環境を構築します。自社のセキュリティポリシーに合わせた対策や、自社独自のルールに基づく機能開発を行うことも自由です。コストがかかる分、オンプレミスは完全に自社に合わせた運用ができると言えます。
勤怠管理の場合、クラウドとオンプレミスはどちらが向いているのでしょうか。
自社にとってどちらを選ぶべきなのかを検討する場合、優先順位をはっきりさせることで解決できるでしょう。機能、コスト、セキュリティなどポイントをピックアップし、優先すべきことと、どうしても必要ではないことを明確にすることで選択しやすくなります。
もう一点大切なことは、将来の利用シーンをイメージすることです。オンプレミスは資産、クラウドは経費と言うとわかりやすいでしょう。オンプレミスは設備投資が大きくなるため、目先だけではなく未来を想定した準備が必要と言えます。
セキュリティーレベルなどが自社の方針に合致していれば、コストがかからず身軽とも言えるクラウドで、導入効果を試してみるのも良いと言えるのではないでしょうか。
クラウド型勤怠管理システムのメリット・デメリット
クラウド型勤怠管理システムのメリット
クラウド型の勤怠管理システムのメリットとしては、以下のような点が挙げられます。
- サーバーを自社で用意する必要がない
- 専門的な設定をする必要がない
- インターネット環境があればどこからでもサービスを利用できる
クラウド型の勤怠管理システムは、サーバーを用意する必要がないため、初期費用を抑えられるとともに、スムーズな導入が可能です。
また、外出先からも利用できるため、移動中などのスキマ時間を活用して、申請や承認作業を済ませられます。
クラウド型勤怠管理システムのデメリット
クラウド型の勤怠管理システムのデメリットは、以下の点が挙げられます。
- セキュリティ環境がサービス提供会社の環境に依存してしまう
- カスタマイズに対応しているサービスが少ない
クラウド型の勤怠管理システムは、雇用形態やセキュリティ要件が複雑な企業には、対応できないケースもあるため、注意が必要です。
代表的なクラウド型の勤怠管理システムのご紹介
クラウド勤怠管理システムには様々な種類があります。ここでは代表的なサービスをご紹介させていただきます。
ShiftMAX
プライベートクラウド型という独自の仕組みを持つサービスです。クラウドでありながらクライアント1社ごとに環境を構築するため、オンプレミスのような自由度の高さを実現します。勤怠管理とともにシフト管理も可能であり、店舗をはじめ様々な現場で利用しやすいサービスです。
ジンジャー勤怠
1ユーザーあたり、月額400円から利用できるコストパフォーマンスの高いサービスです。人事部門向けプラットフォームサービスであるジンジャーシリーズの一種として、「労務管理」「給与計算」「人事管理」といった他のジンジャーシリーズとの連携も魅力的です。人事部門の管理工数の削減とともに正確な勤務状況のデータ化が可能になります。従業員の離職リスクを察知する仕組みなど様々な機能を搭載しています。
AKASHI
使いやすい管理画面による操作性の高さとともに、多彩な打刻方法への対応や様々な管理機能を搭載しています。少人数のベンチャー企業やシフト勤務のパートを多数雇用する企業まで幅広くカバーできるサービスです。初期費用が不要であり、従業員一人あたり月額200円から利用できるローコストさも魅力です。30日間の無料トライアルもあり、実際の使用感を確かめてから導入できます。
ハーモス勤怠
ベンチャー企業のためのクラウド勤怠管理システムです。1,000社以上のサポート実績をもとに開発した専門性の高さが魅力です。ベンチャー企業での利用にフォーカスし、必要な機能を精査しています。機能制限はあるものの無料で利用できるプランがありながら、高度な専門家集団のノウハウが詰まったサービスです。
まとめ
クラウド勤怠管理システムは、導入のしやすさとともに、アナログによる勤怠管理と比較すると相当な効率化を実現できるサービスと言えるでしょう。特にクラウドサービスは、自社にとって必要な機能を搭載し、セキュリティポリシー等の条件に合致できれば、ローコストかつハイパフォーマンスを実現できます。景気や企業競争など自社を取り巻く環境がめまぐるしく変化する時代背景を考えても、クラウドサービスのメリットでもある小回りの効いた運用が可能な部分はありがたいと言えます。
便利なクラウド勤怠管理システムをさらにスムーズに導入し、即戦力として活用できるかは自社の担当者次第です。ポイントは2つあります。1つは最適なクラウド勤怠管理システムを選ぶことであり、もう1つは運用をできるだけスムーズにすることです。システム選定までは案外困らずに進められても、利用スタッフが迷わずに勤怠管理システムを利用できるまでは時間がかかる可能性があります。
ユーザビリティが魅力的であり、使いやすいサービスが多いものの、オンラインヘルプやサポート体制なども確認しておくと良いでしょう。導入時に利用スタッフに案内を行うなど、必要だと思われる準備に一手間かけることで、クラウド勤怠管理システムの効果をいち早く体感できるのではないでしょうか。
