人事管理システムを比較！中小企業こそおすすめ？
Last Updated on 2021-05-20 by プロキュア編集部
こんにちは。プロキュア編集部です。
今回は、人事管理の目的や人事管理を行う際のポイント、「人手不足でシステムを導入したいけど選ぶ基準がわからない」という方のために、人事管理システム比較時のチェックポイントをお伝えしています。
採用業務や社員研修など、やることがたくさんある人事管理業務。
「与えられた業務をこなしているけれど、どんな目的や役目があるのだろう？」と人事管理業務の根本な部分が理解できていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
意義や目的を理解し、人事管理システムを比較検討していきましょう。
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目次（クリックでジャンプします）
人事管理システムとは？
人事管理システムとは、社員の教育・研修や採用業務、部署ごとの人員配置などのデータをまとめて管理できるシステムのことです。
人事の機能や原理をもとに、情報技術を活用して実装されます。
システムの中には、採用管理システムや人材管理システムが含まれているものもあります。どのようなシステムを導入するかで管理体制も変わりますので、比較検討し判断したい内容となります。
人事管理の目的
人事管理の目的とは何でしょうか。
人事管理のシステムの導入を検討する際に、目的をおさらいしてみましょう。
1.離職率低下と定着率の上昇
人事管理は、離職率の低下と定着率の上昇を目的として行われます。
「やりがいを持って働ける仕事なら給料は気にしない」
「キャリアアップしていくために資格を取得したい」
など、会社に従事する社員の価値観は様々です。
社員それぞれの価値観に企業が耳を傾けなければ、この企業で働いていこうという意思が薄れ、離職の原因となるでしょう。
人事管理を正しく行い、各社員の価値観に合った目標を設定することで、社員はやりがいを感じながら仕事を進めることができるのです。
2.能力を発揮できる人材の配置
能力を発揮できる人材を配置するという目的で、人事管理を行う企業も多いです。
人手が足りない部署にヘルプ社員を入れたとしても、十分に能力を発揮できるとは限りません。
ある技術資格を持った社員が、接客業務を担当することになったら、それは適切な人材配置とは言えませんよね。
人事管理で各社員がどんな能力を持っていて、どんな経験をしてきたかをきいんと把握することで、最適な人材配信を実現します。
3.研修・社員教育による能力向上
社員教育や研修によって能力を向上させることも、人事管理を行う目的として挙げられます。
独自の教育・研修制度を設けている企業も多いと思いますが、社員それぞれの能力やスキルなどのデータを分析することで、より効果的な教育・研修を行うことができるのです。
「この社員にはどんな研修が必要なのか」が明確になれば、教育・研修の効率が良くなり、無駄な手間や時間を省くことができるでしょう。
4.社員のモチベーション向上
社員のモチベーションを向上させることは、会社にとって重要なポイントです。
人事管理では、必要に応じて人事異動や昇格を行い、社員に適した仕事や役割を任せることができます。
社員1人ひとりがやる気を持って仕事を行うことで、会社の売上増加につながるため、慎重に対処しなければなりません。
相応の能力やスキルを持っていない社員を昇格させたりすることは、会社にとっても社員にとっても負担やリスクが大きくなってしまうので、注意が必要です。
5.市場や経営方針に適した人材の確保
市場や経営方針に適した人材を確保すると、部署ごとの組織力強化を図ることができます。
企業に適した人材を採用し、能力やスキルを生かせる部署へ配属させ、業務経験を積ませることで、最終的に経営者や組織運営者といったリーダー格を育てます。
部署ごとの最高責任者をきちんと育てることで、組織力や社員同士の結束が強くなり、より良い結果を残せるようになるでしょう。
人事管理のポイント
人事管理をスムーズに行うためのポイントを整理してみましょう。
人事管理システムの導入は、人材管理をスムーズに行うことを容易にしてくれます。
その際、参考になるのが人材管理のポイントです。
1.採用・配属・異動の状況把握
人事管理をスムーズに行うためには、採用や配属・異動などの状況をしっかり把握しておく必要があります、
各個人とのやり取りだけで完結させてしまうと、手続きの際にトラブルが発生しやすくなります。
手続きミスやトラブルを最小限にするためにも、社員情報や手続き状況などは、人事管理業務担当者の全員が把握できる状態にしておきましょう。
2.社員教育と研修の実施
人事管理を行う際は、社員教育や研修にも力を入れなければなりません。
企業側は、これから成長が見込める人材を採用すると思いますが、ただ待っているだけでは期待以上の人材に育成することは難しいでしょう。
社員を理想的な人材に育てるためには、「それぞれの長所を伸ばして短所を減らしていくこと」を、しっかり見極めてから社員教育や研修を行う必要があります。
3.適切な人事評価
人事評価は、企業の業績に貢献した社員に行う評価のことです。
営業など売上が結果につながる部署に関しては特に問題ありませんが、部署によっては成果が目で確認できず、努力が評価されない状況も出てきます。
正当な人事評価が行われなければ、企業に対する不信感が高まり職務怠慢や離職の原因となってしまいます。
そのような事態を防ぐためにも、成果だけでなく業務経験も貴重な評価データとして捉え、公平な人事評価を行うようにしましょう。
4.勤怠管理
働き方改革に伴い、勤怠管理業務はますます複雑になっています。
業務が複雑になることで起こるトラブルとして「残業時間の把握ミス」があります。
社員数が多い企業や派遣社員やアルバイト・パートなど、正社員以外の雇用を行っている企業は特に気をつけなければなりません。
日本では、昔から「残業することが当たり前」という風潮がありますが、定時後の時間や休日を削っての残業は、社員のメンタル面・体調面で大きなリスクを伴います。
社員が健康に働ける環境をつくらなければ、企業の成長も見込めません。
定められた就業時間内で最大限の結果を出すことが大切だということを、全社員に伝達・浸透させることが求められます。
5.賃金・給与管理
賃金や給与は、社員それぞれの賃金規定に基づいて算出されます。
社員が一生懸命仕事をした対価として支払われるものなので、1円のミスも許されません。
また、家賃や住宅ローンの一部負担を行う住宅手当や、扶養家族が増えた際に支給される家族手当などがある企業は、手当てを受けている社員のデータをすべて管理しておく必要があります。
扶養家族の増減や手当ての対象となる住宅の情報など、個人情報に関するデータばかりなので、セキュリティが万全なシステムで管理することをおすすめします。
6.昇進・昇格、退職の手続き
昇進や昇格、退職の手続きは、賃金・給与管理と同じように社員ごとの規定に基づいて処理を行います。
昇進・昇格は人事評価の影響を大きく受けます。
評価が高ければ高いほど、昇進・昇格しやすいと言っても過言ではないでしょう。
適切な昇進・昇格を行うためにも、正しい人事評価が求められます。
退職に関しては、退職証明書が必要になる場合があります。
企業で既存のテンプレートがあればそちらを使用できますが、テンプレートがない場合は1から作成しなければなりません。
最近では、無料でテンプレートをダウンロードできるものもあるので、手間を省きたいという方はそちらを活用してみるのも良いでしょう。
人事管理システムの主な機能
目的を理解したところで、人事管理システムの機能をみていきましょう。
人事管理システムのを導入する際は、目的に鑑み、必要な機能がある人事管理システムを比較することが必要となります。
照会・検索機能
複合検索や統計検索、キーワード検索などをサポートする機能です。
複数の項目をまとめて検索したり、統計データを素早く確認することができるので、検索にかける手間や工数を削減することができます。
昇格・降格情報管理機能
昇格・降格に関する情報を管理する機能です。
昇格・降格の条件定義や候補者の抽出、辞令書作成が可能です。
辞令書はあらかじめテンプレートが用意されている人事管理システムもあります。
評価・考課情報管理機能
評価基準や管理項目の設定・登録、考課測定のデータ入力などをサポートする機能です。
人事考課に必要なデータや個人情報を一括管理できるので、効率良く適切な評価を行うことができます。
人事異動情報管理機能
人事異動に関する情報を管理する機能です。
休職・退職管理、異動案や異動文書の作成、辞令書の作成などが行えます。
入力業務を削減し、スムーズな管理を実現するシステムが多数販売されています。
組織情報管理機能
企業・組織の情報を管理する機能です。
組織の世代管理や組織図の作成などを行うことができます。
各部署ごと、社員ごとに区別してのデータ管理が可能なシステムもあります。
社員マスタ管理機能
社員の基本情報などを管理できる機能です。
住所・氏名・家族情報・学歴・待遇・手当てなどの情報を登録、管理することができます。
個人情報なので、取り扱いには十分注意しましょう。
人事管理システムを比較・選ぶ5つのポイント
＜ポイント1＞コスト面
人事管理システムを比較する際は、まずコスト面に注意しましょう。
人事管理システムは主に以下の料金体系にわけられます。
（1）パッケージまたはライセンス料を初回で一括支払い+メンテナンス料金
（2）初期費用無料+月額一定料金または1人あたり単価×人数
（1）は、初期費用が多くかかってしまうため、大企業向けのシステムと言えます。
一方、（2）のシステムは導入費用を抑えることができ、企業規模を問わず導入しやすいので高いシェアを誇っています。
中小企業でも「人事管理にはコストがかかっても効率化したい」という場合もあるので、どちらのシステムが企業にとって最適なのかをしっかり見極めましょう。
＜ポイント2＞セキュリティ・サポート体制
セキュリティやサポート体制も人事管理システムの重要な選定・比較ポイントです。
人事管理システムには、膨大な数の個人情報が管理されています。
もし、セキュリティの甘いシステムを導入してしまうと、情報漏洩リスクが上がってしまうでしょう。
また、トラブル時に修復作業が遅いなど、サポート体制が悪いシステムだと、データ損失の恐れがあります。
高水準のセキュリティ性、かつサポート体制が整っているシステムを導入することで安心してデータを管理することができます。
中にはサポートやメンテナンス費用が無料のものもあるので、複数のシステムを比較・検討するのがおすすめです。
＜ポイント3＞操作性
「誰でも簡単に操作できるか」「カスタマイズなどの拡張性があるか」といった操作性も比較するべきポイントの一つです。
いくら導入費用を安く抑えるといっても、操作性が悪いシステムでは効率性が期待できません。ただし、価格の高いシステムが操作性の良いものとは限らないのです。
システムの操作性が高ければ高いほど、実務担当者の業務作業時間を短縮することができるため、操作性の良さは重要なポイントです。
導入シェアの高い人事管理システムは、無料お試しやトライアルを実施しているものが多いので、「導入前に操作性を確認したい」という方は、導入前に無料でのお試しを利用してみると良いでしょう。
＜ポイント4＞システムの活用性
費用を抑えた操作性の高い人事管理システムを選ぶことも大切ですが、何より活用性のあるシステムでなければ導入する意味がありません。
例えば、「社員数が多く、人事評価や給与計算をシステム化したい」という企業の場合、導入するシステムにそれらを効率化する機能が搭載されていなければ、100％活用できているとは言えません。
「導入シェアが高いから自社でも使えるだろう」と鵜呑みにせず、
・企業に必要な機能が搭載されているか
・搭載されているすべての機能を活用することができるか
などを導入前にしっかり確認する必要があります。
＜ポイント5＞クラウド型orオンプレミス型
人事管理システムには、「クラウド型」「オンプレミス型」という導入形態があります。
クラウド型はインターネット経由でサービスを利用するため、初期費用を抑えて導入できます。
基本的にカスタマイズはできませんが、セキュリティ性が高く、初めてシステムを導入する企業におすすめです。
オンプレミス型は自社サーバーを介して利用するため、初期設定やセキュリティ対応などをすべて企業側で行う必要があります。
初期費用などがかさみますが、高いカスタマイズ性で自社に適した理想のシステムをつくることが可能です。
どちらのシステムが自社に適しているか、導入前にしっかり吟味しましょう。
中小企業にこそ人事管理が必要なわけ
多くの企業が導入している人事管理システムですが、中には「中小企業だから導入しても意味がないだろう」と思っている企業もいらっしゃるのではないでしょうか？
人事管理システムは、中小企業こそ取り入れるべきシステムなのです。
日本は、少子高齢化により労働人口が減少していくと予想されており、今後、企業の成長に優位な新入社員を確保することが求められます。
ですが、それ以前に既存社員が適材適所で十二分に能力を発揮できる状況をつくり、定着率を上昇させる必要があります。
中小企業では、いかに効率良く業務をこなすかがポイントとなってきます。
手続きや承認作業の多い人事管理業務をシステム化することで、人員や作業工数を大幅に削減し、社員教育や研修、人事考課に充てる時間を増やすことができるでしょう。
人事管理システムを活用することで、結果的に既存社員・新入社員、そして企業全体の成長につなげることができるのです。
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以上、人事管理システムの機能や必要性についてお届けしました。
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