【徹底比較】おすすめ経費精算システム11選！

こんにちは。プロキュア編集部です。

経費精算のめんどくさいという悩みを解決するために、経費精算システムの導入を考えたものの、どのように選べば良いのかわからないという方もいらっしゃると思います。

そこで今回は、経費精算システムの比較ポイントや導入事例、おすすめのサービスをご紹介します。

経費精算システムとは？

経費精算システムとは、経費精算業務を効率化してくれるシステムです。具体的にはスマホで領収書の写真を撮るだけで自動入力をしてくれたり、自動で仕訳をしてくれる機能、そしてワークフロー設定や交通費精算機能などもあり、経理担当者だけでなく従業員にもメリットがあるシステムとなっています。

さらに電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入することで、スキャナ保存ができるようになるため経費精算業務の効率化だけでなくペーパーレス化にも貢献してくれます。電子帳簿保存法に対応している経費精算システムについては後ほど紹介します。

電子帳簿保存法について詳しく知りたい方はこちら

経費精算業務における課題

経費担当者への負担が大きい

経費精算業務では、エクセルに手入力をして計算をしている企業も少なくありません。そのため、入力ミスや計算ミスのリスクを避けることができないのが現状です。このような業務は手作業ゆえに、その作業量は多くなってしまいますが、加えて経理担当者は経費精算の申請書類に不備がないか、それぞれ確認しなくてはならず、経費担当者への負担が大きくなってしまいます。

さらに、従業員からの申請書類に必要項目が記載されていなかったり、領収書が添付されていないなどの不備があった場合は差し戻しを行わなくてはならず、さらに時間がかかってしまうことがあります。

テレワークに対応していない

外出先で経費精算業務を行うことができないという点も課題の一つではないでしょうか。実際、会社全体がテレワークを推進しているような場合でも、経費担当者の方は出勤を求められることも少なくありません。

経費精算システムではスマホ対応しているものもあり、移動時間や隙間時間に経費精算を行うことができるため、更なる生産性の向上に繋げることができます。さらにスマホでは承認依頼を行う際も、時間と場所を選ぶことがないため、今までのように承認をもらいたいときに上司が不在で経費精算のフローが滞る心配もありません。

不正のリスクがある

経理担当者は経費精算の不正における最後のチェック機能を果たす、精神的にも負担が大きい業務です。しかし月末には大量の申請書が届くため、その作業量は膨大となり、不正を見落としてしまう可能性もあります。

もしミスや不正が発生してしまうと、その人の信頼にも関わってきてしまうことなので、経理担当者は最大限の注意を払う必要がありますが、システムを導入することでヒューマンエラーを防ぎ、不正のリスクを削減することができます。

経費精算システム導入のメリット

多くの手間がかかるため、あらゆる部門の従業員の方が面倒であると感じている経費精算業務ですが、経費精算システムを導入した際に期待される効果にはどのようなものがあるのでしょうか。

ここでは主に経理担当者と従業員にわけて、それぞれのメリットについて説明していきたいと思います。

経理業務の効率化

経費精算システムを導入することの１番のメリットは、なんといっても経費精算業務の自動化をはじめとする経理業務の効率化でしょう。

それまで経費精算を手作業もしくはエクセルで行なっていた方は、クレジットカード連携機能を利用すればカードの利用明細をシステム内に反映するため、手入力の手間がなくなります。さらにそれらは自動で行われるため、業務の効率化だけではなく計算ミスや入力ミスなどのヒューマンエラーも防いでくれます。

このように申請時のミスをなくしておくことで、経理担当者の計算業務の負担を削減することにも繋がります。また、入力画面の必須項目を設定しておき、自社が運用しやすい申請書にしておけば、記入漏れがないかどうかの確認作業も省くことができます。

申請負担を軽減

経費精算システムでは、経理担当者だけでなく申請者の負担も軽減してくれます。具体的にはAIによる自動読み取り（OCR）機能、もしくはオペレーターによる入力代行機能を利用すれば、スマホで領収書を撮影しただけで自動でデータ化してくれるため、それまで手作業で行なっていた業務を自動化することができます。

クラウド型の経費精算システムでは、申請や承認を全て電子化することができるため、外出先もしくはテレワークであっても気軽に経費精算業務を行うことができます。さらにワークフローの承認ルートの設定を行うことで、現在のルールを変えることなく内部統制を強化することに繋がります。

コンプライアンスの強化

経費精算システムを導入することで、手作業によるミスなどを防ぐことはもちろんですが、不正も防止することができます。クレジットカードと連携をすれば取り込みが可能となるので、交通費の水増しなどの不正を防止してくれます。

さらに申請時に領収書を添付して申請することも可能なので、より正確な経費精算を実現します。

経費精算システムを選ぶ際のポイント

初めて経費精算システムを導入する、もしくは現在使っているものから買い換える場合、何を基準に選んだら良いのでしょうか。せっかく経費精算システムを導入したのに効果が出ない、もしくはさらに業務効率が低下してしまっては意味がありません。

ここでは最低限チェックしておくと良いポイントを取り上げています。

効率化したい作業に対応しているか

経費精算システムを選ぶ際は、「自社が課題視している作業を自動化できるか」を見極めることが重要なポイントです。手書きや手入力など、手間のかかる作業を自動化することで業務効率化を図れる経費精算システムですが、いくら機能が充実していても改善したい作業が自動化できなければ意味がありません。

例えば、手作業による入力の手間を省きたい場合は、レシートをスマホで撮影するだけで自動読み取りを行ってくれるようなスキャン機能がついたものや、ICカードとの連携機能があるものを選ぶことで、ヒューマンエラーを防ぐとともに業務の効率化にも貢献してくれるでしょう。

導入に失敗しないためにも、自社にとってボトルネックとなっている作業は何なのかを明確にした上で、それを解決してくれるような経費精算システムを比較・検討することをおすすめします。

自社に見合ったコストで導入・運用できるか

経費精算システムの比較ポイントには、自社に合ったコストで導入・運用できるかという点も挙げられます。

中には初期費用が無料の経費精算システムもありますが、導入したのは良いものの、実際に使ってみたらシステム維持費や保守費などのランニングコストが負担になり、継続して利用することができなくなったというケースも少なくありません。

経費精算システムを比較・検討する際には導入時だけでなく、運用にかかる費用も細かく確認し、無理なく利用できる料金プランのサービスを選ぶようにしましょう。

すべての立場で使いやすいか

経費精算には申請者、承認者、経理担当者と、複数人が関わることから、すべての立場の人が使いやすいかという点も経費精算システムの重要な比較ポイントです。

いくら申請者にとって使いやすい経費精算システムだったとしても、経理担当者が使いづらければ業務の効率が下がり、経費精算全体にかかる時間やコストが膨らんでしまいます。また、使いづらさが原因で導入したのに社内で活用してもらえないという状況も引き起こしかねません。

そのような状況に陥らないためにも、それぞれの立場での課題や要望のヒアリングを行った上で比較し、社内に浸透しやすい経費精算システムの導入を心がけましょう。今回は比較の際に「得意とするユーザー層」を挙げているので、自社の課題と照らし合わせて参考にしてくだされば嬉しいです。

カスタマイズ性に優れているか

経費精算のルールや方法は各企業によって異なるので、自社に最適なシステムにカスタマイズできるかを見極めることが重要です。特にこれから事業規模が変動する可能性がある場合は、それぞれのフェーズに合わせしたシステムへとカスタマイズしていくことが大切です。

必要な機能を必要な分だけ搭載できるシステムを導入すれば、より自社に合わせた業務効率化が図れるでしょう。後ほど紹介する「ジンジャー経費」は、必要なプロダクトごとの従量課金制の料金体系になっているので、自社の課題が明確である人には無駄なく利用することができるシステムとなっています。

セキュリティに問題がないか

経費精算システムにはクラウド型とオンプレミス型がありますが、インターネットを介して利用するクラウド型より、自社のサーバー内で利用できるオンプレミス型の方がより強固なセキュリティ対策を行える傾向にあります。

しかしクラウド型であっても、暗号化通信やIPアドレスによるアクセス制限など、セキュリティ機能が充実している経費精算システムもたくさんあるので、自社の運用に合ったセキュリティ対策ができるものを比較して選ぶよう意識してみてください。

経費精算システムの導入事例

経費精算システムを導入した結果、どのような効果を期待することができるのでしょうか。ここでは業種と従業員数別の導入事例を用いて、実際にシステムを導入したことによって効果を得た企業を紹介します。

おすすめの経費精算システムを比較

経費精算システムを導入しようといっても、巷には数多くのサービスがあり自社に適したものを探し出すというのは骨の折れる作業ではないでしょうか。

ここでは数多くある経費精算システムの中でも、厳選した以下のシステムを取り上げ、さまざまな項目から丁寧に比較しています！ぜひ一読いただき、経費精算システム探しに活用していただければと思います。

TOKIUM経費精算

ジンジャー経費

ジンジャー経費について詳しく知りたい方はこちら

Bizプリカ

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算について詳しく知りたい方はこちら

マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費について詳しく知りたい方はこちら

ハーモス経費

MOT経費精算

Concur Expense （コンカーエクスペンス）

Staple（ステイプル）

WiMS/SaaS 経費精算システム

Traveler’s WAN（トラベラーズワン）

経費精算システム比較表

先ほど比較した経費精算システムをそれぞれの項目で比較表にしてみました。料金や機能、そしてセキュリティ体制等を参考にして自社に適したサービスを導入するようにしてください。

経費精算システム名	TOKIUM経費精算	ジンジャー経費	ジョブカン経費精算	MFクラウド経費	ハーモス経費	MOT経費精算	Concur Expense
初期費用	300,000円〜	0円	中・小規模の企業の方：0円 500名以上の企業の方：要問い合わせ	要問い合わせ	クラウド型：0円〜 オンプレミス型：650,000円〜	29,800円/20ID	Standard：0円〜 Professional：要問い合わせ
月額費用	36,000円〜	経費精算のみ：500円（プロダクトに応じて従量課金制）	ジョブカン経費精算：400 円 ジョブカンワークフロー：300円	30名以下の場合 従量課金制 ※従業員数に応じて料金が異なるため、31人以上の場合は要相談	クラウド型：29,000円/月〜 オンプレミス型：72,000円/月〜	4,980円/20ID	Standard：30,000円/月〜 Professional：要問い合わせ
無料プラン	×	×	×	×	×	×	×
無料お試し	×	〇	〇 ※30日間	×	〇 ※1ヵ月間	〇	×
機能	電子明細自動取得、経費精算、交通費精算など	システム連携、経費処理、データ出力など	交通系ICカードの読み取り、仕訳データ作成など	交通系ICカードの読み取り、カード明細の自動取得など	交通費精算、支払依頼、Amazonビジネス連携など、	交通系ICカード取込み、会計ソフト連携、「駅すぱあと」経路検索など	経費・出張・交際費精算レポートの作成、 経路検索連携、ICカード連携 など
連携(会計ソフトやアプリ)	〇	〇	コーポレートカード連携	〇	〇	〇	〇
カスタマイズ	〇 ※オプション	要問い合わせ	〇	〇	〇	要問い合わせ	要問い合わせ
モバイル対応	〇	〇	〇	〇	〇	〇	〇
セキュリティ	暗号化、バックアップ体制	不正アクセス体制、暗号化監視体制、暗号化	暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限	パスコードロック ※iPhoneアプリ	データ暗号化、SSL通信、バックアップなど	要問い合わせ	世界標準のセキュリティ基準に準拠
サポート体制	HP、メール、チャット、電話、専任の導入コンサルタント	〇	メール、チャット、電話	〇	HP、メール、電話	メール、電話	Standard：電話のみ

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いかがでしたか？

経費精算に関する悩みが一気に解決できるような経費精算システムばかりでしたね！

今すぐ、経費精算業務の手間を減らしたいという方は、今回ご紹介した比較ポイントを参考に、自社にぴったりな経費精算システムを比較・検討してみてくださいね。

プロキュアでは、経費精算システムサービスの詳細が確認できる資料をダウンロードできますので、ぜひこの機会にご利用ください。