Great Signとは？電子契約システムの特徴・機能・メリット・デメリットを解説！

サービスの特徴と類似サービスとの違い

Great Signの特徴や、類似サービスとの違いが気になる方も多いのではないでしょうか？ここでは、Great Signの主要な特徴を3点紹介します。

多様な契約テンプレート登録機能

Great Signは、契約書の登録や編集を簡単に行える契約テンプレート登録機能を備えています。 定型的な契約書をテンプレート化することで、作成にかかる時間を大幅に削減できる機能です。 一般的な電子契約システムと同様に、スムーズな契約業務の立ち上げをサポートします。

充実した文書管理機能と監査ログ

文書の一括ダウンロード機能など、保存や管理の機能が充実している点も特徴です。 ファイルの閲覧や操作履歴を記録するアクティビティログ機能により、いつ誰が操作したかを後から確認できます。 これにより、契約プロセスの透明性とセキュリティの向上に貢献します。

法的要件への準拠と締結完了証明書の発行

電子署名法や電子帳簿保存法といった、関連法規にしっかりと準拠していることも重要なポイントです。 また、締結完了証明書を発行できるため、紙の契約書を求める金融機関などへの説明にも役立ちます。 法務担当者にとっても、安心して導入できる基盤が整っています。

Great Sign導入のメリット3点

Great Signを導入するメリットはどのような点にあるのでしょうか？ここでは、業務効率化やコスト削減に繋がる良い点を3点解説します。

契約業務の時間とコスト削減

1つ目のメリットは、契約作成や郵送にかかる時間を大幅に削減できることです。 システム上で契約が完結するため、印刷・製本・押印のために出社する必要がなくなります。 また、収入印紙が不要になるため、企業全体のコスト削減にも直結します。

充実した無償サポート体制

2つ目のメリットは、導入後の無償サポートが充実している点です。 操作に不慣れな場合や契約内容の修正が発生した際も、担当者に電話やメールで気軽に相談できます。 手厚いアフターフォローがあるため、新しいシステムの導入に不安を抱える企業でも安心して利用可能です。

フリープランによる導入前の検証

3つ目のメリットは、フリープランやサービス紹介プランで事前に試せることです。 本格的な導入の前に、実際の操作感や自社の業務フローに合っているかを確認しやすくなります。 これにより、導入後のミスマッチを防ぎ、スムーズな運用定着が期待できます。

注意すべきポイントと導入時のハードル

Great Signの導入を検討する上で、注意すべきポイントや想定される導入時のハードルが気になる方も多いのではないでしょうか？ここでは、3点解説します。

A3サイズの契約書ひな形への未対応

注意点として、現時点ではA3サイズの契約書ひな形には未対応であることが挙げられます。 紙の契約書でA3サイズを標準としている企業にとっては、運用フローの見直しが必要になるかもしれません。 自社のフォーマットをA4サイズ等に変更できるか、事前に検討しておくことをおすすめします。

社内でのシステム定着に向けた課題

社内の理解を得るために、新しいシステムに慣れるまでの時間を確保する必要があります。 紙の文化が根付いている職場では、操作方法の習得や業務フローの変更に対する心理的ハードルが生じやすいでしょう。 導入後の活用促進のため、最初のサポート体制を社内で整えておくことが鍵となります。

取引先への電子契約理解促進の必要性

取引先や顧客に対して、電子契約への理解を求めるプロセスも必要です。 特に高齢の顧客や、紙の原本確認を重視する金融機関が関わる場合、丁寧な説明が求められます。 Great Signの締結完了証明書などを活用し、事前に案内方法を準備しておくとスムーズです。

このサービスがおすすめのケース

Great Signの導入が特に効果を発揮しやすいのはどのようなケースでしょうか？ここでは、おすすめのケースを3点紹介します。

初めて電子契約システムを導入する企業

初めて電子契約システムを導入する企業には、特におすすめできます。 操作に迷った際の無償サポートが充実しているため、ITツールに不慣れな担当者でも安心して利用を始められるでしょう。 社内の定着を重視する企業にとって、強力な味方となるはずです。

個人顧客との契約をオンライン化したい企業

個人顧客との契約手続きをオンライン化したい企業にも適しています。 スマートフォンからでも簡単に署名ができるため、顧客の手間を減らし、スピーディーに契約を締結できます。 顧客の負担軽減は、結果的に企業のサービス品質向上にもつながるでしょう。

スモールスタートで電子契約を検証したい企業

スモールスタートで電子契約を検証したい企業にも最適です。 フリープランが用意されているため、まずは少数の契約からお試しで運用を開始できます。 コストを抑えながら、自社に合ったシステムかどうかを慎重に見極めたい場合におすすめです。

向いていない可能性があるケース

一方で、Great Signの導入を検討する際に注意が必要なケースも存在します。 ここでは、向いていない可能性があるケースを3点解説します。

A3サイズの契約書フォーマットが必須の企業

A3サイズの契約書フォーマットを絶対に変更できない企業には、不向きかもしれません。 現時点ではA3サイズに未対応のため、どうしても従来のサイズを維持する必要がある場合は導入の障壁となるでしょう。 システムの仕様に合わせてフォーマットを変更できるかどうかが、判断の分かれ目となります。

取引先の電子契約への理解が得にくい場合

取引先の多くが紙の契約書を厳格に指定している場合も注意が必要です。 電子契約システムのメリットを最大限に活かすには、相手方の同意と協力が不可欠となります。 取引先の理解を得ることが極めて困難な環境では、導入効果が限定的になる可能性があります。

既存の高度な契約管理システムがある企業

すでに高度な契約管理システムを自社で構築している企業にとっては、機能が重複するかもしれません。 Great Signは使いやすさやサポートに強みがありますが、極めて複雑な独自の承認フローを求める場合は、要件の確認が必要です。 現在のシステムからの移行コストに見合うかどうか、事前にしっかりと比較検討してください。

まとめ

Great Signは、契約書の作成から管理までを効率化し、手厚いサポートで電子契約の導入を後押しするシステムです。 フリープランによるお試しやスマートフォンでの手軽な署名機能など、企業と顧客の双方にメリットをもたらします。 A3サイズ未対応などの留意点はあるものの、ペーパーレス化やコスト削減を目指す企業にとって、有力な選択肢の一つとなるでしょう。 自社の契約業務の課題を整理した上で、まずは無料プランなどから検討を始めてみることをおすすめします。