DottedSign 電子契約システム導入効果、機能、メリット・デメリットを調査解説

DottedSignのサービス特徴と他のシステムとの違い

DottedSignならではの独自の特徴と、他の電子契約システムとの比較ポイントを整理してご紹介します。
デバイスを選ばない直感的な使いやすさが、本サービスの大きな特徴です。

① モバイルデバイスに最適化された操作性

スマートフォンなどのモバイル端末からでも快適に操作できるUIが特徴です。
多くの電子契約システムがPCでの利用を前提としているのに対し、DottedSignは専用アプリを活用して、場所を選ばずシームレスに契約業務を進行できます。
出張先や移動中でも、契約ステータスの管理や署名依頼を効率的に行える点がメリットです。

② 対面署名機能による現場業務の電子化

対面署名機能を利用することで、店頭や窓口での手続きをスムーズに電子化できます。
タブレット端末を活用し、紙媒体で行っていた顧客との契約業務をデジタルに置き換えることが可能です。
これにより、ペーパーレス化によるコスト削減を推進しやすくなります。

③ 契約書のテンプレートとワークフロー管理機能

契約書のテンプレート機能やワークフロー管理機能が標準で備わっています。
社内の稟議から外部との契約締結までの一連の流れをシステム上で一元的に管理できます。
また、API連携を活用すれば、自社の既存システムと連携してプロセス全体の効率化を図ることも可能です。

DottedSignを導入するメリット3点

DottedSignを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？
導入企業から評価されているDottedSignのメリットを3点解説します。

① モバイル端末からの簡単な契約業務操作

一つ目のメリットは、スマートフォンで簡単に契約書の送付や署名ができる点です。
外出先や移動中の隙間時間を有効活用できるため、契約業務のためにオフィスへ戻る手間を省きやすくなります。
結果として、業務全体のスピードアップや社内稟議の迅速化が期待できるでしょう。

② 定額制で利用できる料金体系

二つ目のメリットは、DottedSignのProプランでは、送信件数を気にすることなく定額で利用できる点です。
多くの電子契約システムでは送信件数に応じた追加費用が発生しますが、Proプランでは件数を気にせず利用できます。
なお、Businessプランは署名タスク数に応じた課金体系です。 取引件数が多い企業でも、Proプランを選択することでコストを予測しやすくなります。

③ 効率的な契約・チーム管理コンソール

三つ目のメリットは、管理コンソールを用いて契約やチームの管理が容易な点です。
社内外のすべての契約情報をシステム上で一元的に追跡し、検索できるようになります。
PCやタブレットなどを横断したシームレスな操作ができるため、場所を問わず最新の情報を確認できます。

DottedSignの注意点と導入時の検討事項

DottedSignの導入で注意すべきポイントが気になる方も多いのではないでしょうか？
導入を検討する上で知っておきたい注意点を3点解説します。

① 学習コンテンツのさらなる充実の要望

一部の利用者からは、使い方の解説動画など学習コンテンツのさらなる充実を求める声もあります。
導入初期は多彩な機能を使いこなすために、社内でのマニュアル作成が必要になる可能性があります。
基本的な操作は直感的であるものの、システムが社内に浸透するまでに一定の期間を見込むと良いでしょう。

② 既存システムとの連携機能の確認

一部の企業からは、より高度な連携機能の拡張を求める声があるかもしれません。
現在利用している日常的なワークフローツールとシームレスに連携できるか、導入前にAPI連携の仕様を十分に確認しておくことが大切です。
自社の開発環境と照らし合わせながら、連携の実現可能性を検討することをおすすめします。

③ 電子契約への理解促進と社内浸透

電子契約という新しいプロセスに対する、社内や取引先の理解を得る必要があります。
従来の紙ベースの契約に慣れている層に対しては、電子化のメリットを丁寧に説明することが求められます。
まずは社内稟議などの小規模なプロセスから試験的に導入してみるのも、一つの有効な方法です。

DottedSignがおすすめの企業ケース

DottedSignの強みを活かしやすい企業やチームの具体的なケースをご紹介します。
貴社の状況と照らし合わせて参考にしてみてください。

① 外出先での契約業務が多い営業チーム

営業担当者など、外出先から契約業務を進行したいチームにおすすめです。
モバイルアプリを活用して移動時間に作業を完了できるため、大幅な業務効率化が期待できます。
スピーディな契約締結が求められるビジネス環境に、DottedSignは非常にマッチしやすいでしょう。

② BtoCなど取引件数が多くコストを抑えたい企業

BtoC事業など、取引件数が多く多量の契約書を交わす企業に適しています。
Proプランでは送信件数による従量課金を気にすることなく、月額や年額の固定費で運用できるため、予算管理が容易になります。
コストパフォーマンスを重視して電子契約を導入したい場合に特に向いています。

③ 対面での契約手続きを電子化したい企業

店頭や窓口での対面による契約手続きを電子化したいケースに最適です。
タブレット端末を使った対面署名機能を活用すれば、紙の印刷や保管の手間を削減できます。
顧客にとっても、よりスムーズな契約体験を提供しやすくなるでしょう。

DottedSignが向いていない可能性のあるケース

一方で、DottedSignの特性が貴社の要件に合わない可能性があるケースについても触れておきます。
目的やニーズに応じて、他の電子契約システムも含めた検討が有効です。

① 複雑で高度なシステム連携を求める企業

外部システムとの複雑で高度な連携をすでに構築しており、それに依存している企業です。
DottedSignの連携機能の拡張には今後の進化が期待される面があるため、既存のワークフローに組み込めるか事前の技術確認が必要です。
場合によっては、連携実績が豊富な他の汎用的なサービスを検討した方が良い可能性もあります。

② 充実した導入支援やサポートを必須とする企業

操作方法に関する充実した学習動画や、導入支援の専任サポートを必須とする場合です。
自社主導でマニュアル整備や浸透を図るのが難しい体制だと、DottedSignの定着に時間がかかることが考えられます。
サポート体制の充実度を最重視する企業は、慎重に判断すると良いでしょう。

③ PCでの重厚な契約書管理のみを目的とする企業

モバイルでの操作を想定しておらず、PCでの重厚な契約書管理のみを目的とするケースです。
DottedSignの最大の強みであるモバイル特化の恩恵を受けにくくなります。
その場合は、PCでの文書管理に特化した別のシステムのほうが、費用対効果が高くなる可能性があります。

まとめ

DottedSignは、スマートフォンでの直感的な操作と、Proプランにおける定額制の料金体系が魅力の電子契約システムです。
場所やデバイスを問わずに契約業務を進行できるため、営業部門や多量な取引を抱える企業の業務効率化に大きく貢献しやすいでしょう。
一方で、学習コンテンツの充実度やシステム連携の適合性については、事前の確認が必要です。
自社のワークフローやモバイル活用のニーズと照らし合わせながら、DottedSignの導入を検討してみてはいかがでしょうか。