Digital Signとは？中小企業向け電子契約システムの特徴と導入メリット・デメリットを徹底解説

Digital Signの主な特徴と他サービスとの比較

Digital Signのサービスの特徴が気になる方も多いのではないでしょうか？ここでは、Digital Signの主な特徴を3点解説します。

Digital Signが目指す中小企業の契約業務効率化

Digital Signは、ユーザーの声に基づいて開発された中小企業向けの電子契約サービスです。 契約書のひな形登録機能やメール認証による署名など、実用性の高い機能が充実している点が特徴です。 これらの機能により、契約業務の効率化を支援します。

契約書のクラウド管理と業務プロセスの透明化

クラウド上で膨大な契約書を保管できるフォルダ管理や検索機能を備えています。 オンラインでの操作により、契約プロセスの透明性を高め、管理負担の軽減が期待できます。 必要な契約書を迅速に参照できるため、業務効率の向上にも貢献します。

充実したセキュリティ機能と多様な署名方式

セキュリティ面では、2要素認証の設定が可能で、不正使用の防止に役立ちます。 マイナンバーカードと連携した個人署名や、契約情報の改ざん防止に効果的なタイムスタンプ機能など、幅広い運用に対応しています。 これにより、法的要件を満たしつつ安全な契約締結をサポートします。

Digital Signを導入するメリット3点

Digital Signを導入するメリットはどのような点にあるのでしょうか？ここでは、Digital Sign導入のメリットを3点紹介します。

郵送費・印紙税の削減と契約業務工数の軽減

これまで紙で行っていた契約業務をオンラインで完結できるため、郵送費や印紙税の削減が可能です。 契約書の作成から郵送、保管に関わる工数とコストを大幅に削減しやすくなります。

スピーディな契約締結による業務効率の向上

契約書の郵送や返送にかかっていた時間を削減し、最短3分での契約締結も可能です。 従来の紙でのやり取りと比べて、大幅な時間短縮が期待でき、ビジネススピードの向上に貢献します。

クラウド管理とアラート機能で契約更新漏れを防止

絞り込み検索機能により、クラウド上の膨大な契約書から必要なものをすぐに探し出せます。 また、契約更新日を事前にお知らせするアラート機能も備わっており、更新漏れを防ぐことにもつながります。

注意すべきポイントと導入時のハードル

Digital Signの導入で注意すべきポイントが気になる方も多いのではないでしょうか？ここでは、導入時のハードルと注意点を3点解説します。

Digital Sign導入前に確認すべき点

現状、Digital Signに関する目立ったデメリットや悪い評判は確認されていません。 導入を検討する際は、実際の操作感などを事前に確認することが大切です。 トライアル期間などを利用して、自社の業務に合うか検証することをおすすめします。

取引先の電子契約への理解と同意

電子契約システム全般に言えることですが、取引先にも電子での契約締結に同意してもらう必要があります。 相手方の理解を得るための説明や、電子契約への移行をサポートする体制が求められるかもしれません。

初期設定と社内での利用定着に向けたサポート

初めて利用するユーザーは、アカウント登録や2要素認証アプリの初期設定を求められます。 ITツールの操作に不慣れな担当者がいる場合、社内での導入サポートが必要になる可能性があります。 スムーズな移行のためには、事前の周知とトレーニングが重要です。

このサービスがおすすめのケース

Digital Signの導入がおすすめのケースはどのような点にあるのでしょうか？ここでは、特に効果を期待できるケースを3点紹介します。

コスト削減と効率化を目指す中小企業

契約書の印刷や郵送にかかる時間とコストを少しでも削減したい企業におすすめです。 月額5,500円（税込）のライトプランから始められるため、初期投資を抑えたい中小企業に適しています。

契約書管理の煩雑さを解消しペーパーレス化を推進したい企業

紙の契約書が社内に溢れており、管理が煩雑になっている場合にも適しています。 検索機能やフォルダ管理機能を活用して、ペーパーレス化を一気に推進しやすくなります。

契約更新漏れを防ぎ、期日管理をシステム化したい担当者

契約の更新漏れによるトラブルを防ぎたい担当者にとっても安心です。 アラート機能が備わっているため、重要な期日管理をシステムに任せることが期待できます。

向いていない可能性があるケース

Digital Signの導入が向いていない可能性があるケースはどのような点にあるのでしょうか？ここでは、導入時に注意が必要なケースを3点解説します。

既存の複雑なシステム連携を求める大企業

すでにすべての契約業務を他の高度なシステムで統合管理している大企業の場合は、慎重な検討が必要です。 他システムとの複雑な連携機能がどこまで対応しているか、事前に確認することをおすすめします。

取引先が電子契約に抵抗があるケース

取引先のほとんどがITツールを導入しておらず、紙の契約書を強く希望しているようなケースです。 同カテゴリの一般的なサービスと同様に、相手方の同意が得られないと電子化のメリットを十分に活かせない可能性があります。

従業員のITツール操作習熟度に不安がある場合

2要素認証アプリのインストールなど、セキュリティ設定を負担に感じる従業員が多い場合です。 初期設定の手間を省きたいという現場では、操作方法の周知に時間がかかるかもしれません。

Digital Signの主な特徴と導入メリット・デメリット

本記事ではDigital Signの特徴や機能、メリット・デメリットについて詳しく解説します！