楽楽電子保存の料金プランと機能を解説！選ぶメリットや注意点は？

楽楽電子保存とは？JIIMA認証取得の電子保存システム

楽楽電子保存は、株式会社ラクスが提供するクラウド型の電子保存システムです。 電子帳簿保存法（電帳法）の「スキャナ保存」と「電子取引」の法的要件に対応しており、請求書や領収書、契約書といった、あらゆる国税関係書類の電子データを一元管理できます。 操作画面がシンプルで分かりやすく、ITツールに不慣れな方でも直感的に利用しやすい点が特徴です。 また、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を取得しているため、法改正にも安心して対応できます。

楽楽電子保存の主な機能

楽楽電子保存に搭載されている基本的な機能を紹介します。

電子帳簿保存法の要件に対応した保存機能

楽楽電子保存は、電子帳簿保存法が定める保存要件を満たすための機能を備えています。 アップロードされたファイルにはタイムスタンプが自動で付与され、データの真実性を確保します。 また、訂正や削除の履歴もシステム上に記録されるため、改ざん防止の要件にも対応可能です。 これらの機能により、企業は法令を遵守した適切な書類管理を実現できます。

書類の検索性を高める検索機能

システムに保存した書類は、取引年月日・取引金額・取引先といった複数の項目で検索できます。 紙の書類を探す手間が省け、必要な情報へ素早くアクセスできるため、経理や監査対応の業務効率化につながります。 範囲指定や複数キーワードでの検索も可能で、大量の書類の中からでも目的のデータを効率的に見つけ出すことが可能です。

楽楽シリーズをはじめとする外部システム連携

楽楽電子保存は、同社が提供する「楽楽精算」や「楽楽明細」といった「楽楽シリーズ」との連携がスムーズです。 例えば、楽楽精算で処理した経費精算のデータを、ボタン一つで楽楽電子保存に連携・保存できます。 API連携にも対応しているため、既に利用している他のシステムと連携させ、データ入力の二度手間を削減することも可能です。

楽楽電子保存の料金プラン

サービスの導入を検討する上で、コストは重要な判断材料となります。

初期費用と月額費用

楽楽電子保存の料金は、初期費用と月額費用で構成されています。 具体的な金額は以下の通りです。
初期費用：110,000円（税込） 月額費用：10,780円（税込）〜 月額費用は、システムの利用者数や年間の保存容量によって変動する従量課金制です。 詳細な料金は、事業規模や利用状況に応じて個別に見積もりを取得する必要があります。

料金体系の注意点

楽楽電子保存には、最低利用期間が設定されています。 契約期間は1年間となっており、短期間での利用を検討している場合は注意が必要です。 また、月額費用には基本的なサポートが含まれていますが、導入時の設定支援などを手厚く行う有償の「導入支援サポート」も用意されています。 自社の状況に合わせて、必要なサポート範囲を確認しておくと良いでしょう。

楽楽電子保存を導入するメリット

楽楽電子保存を選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？ここでは、主なメリットを3点紹介します。

電子帳簿保存法へスムーズに対応できる

楽楽電子保存は、JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証・電子取引ソフト法的要件認証）を取得しています。 この認証は、ソフトウェアが法的要件を満たしていることを第三者機関が証明するもので、利用企業は安心して電帳法に対応できます。 法改正のたびに自社で要件を細かく確認する手間が省け、コンプライアンスを維持しやすくなります。

書類管理の業務効率が向上する

請求書や領収書を電子化して一元管理することで、書類の保管や検索にかかる時間を短縮できます。 紙の書類をファイリングしたり、倉庫から探し出したりする手間がなくなり、バックオフィス部門の生産性向上に貢献します。 また、ペーパーレス化により、保管スペースや印刷コストの削減も期待できるでしょう。

手厚いサポート体制で導入も安心

株式会社ラクスは、導入前から導入後まで一貫したサポート体制を強みとしています。 専任の担当者が導入を支援するサービスや、電話・メールでの問い合わせ窓口が用意されており、システム運用に不安がある企業でも安心して利用を開始できます。 特に、システムの初期設定や社内への展開方法に不安を感じる担当者にとって、手厚いサポートは大きなメリットです。

楽楽電子保存のデメリットや注意点

導入前に確認しておきたいデメリットや注意点が気になる方も多いのではないでしょうか？ここでは、注意すべき点を2点解説します。

初期費用と最低利用期間がある

楽楽電子保存の導入には、11万円の初期費用と、月額1万円からの費用が発生します。 また、最低利用期間が1年間に設定されています。 そのため、無料で始められるサービスや、より低コストのツールと比較すると、導入のハードルはやや高いと感じるかもしれません。 費用対効果を十分に検討し、長期的な視点で導入を判断することが重要です。

OCR機能は標準搭載ではない

OCR（光学的文字認識）は、画像データからテキスト情報を自動で読み取る機能です。 楽楽電子保存では、このOCR機能が標準搭載されていません。 書類情報を自動でデータ化したい場合は、オプション機能を追加するか、OCR機能を持つ他システムとの連携を検討する必要があります。 自社の運用フローにおいてOCR機能が必須かどうかを事前に確認しておきましょう。

まとめ 楽楽電子保存はこんな企業におすすめ

楽楽電子保存は、JIIMA認証による信頼性と手厚いサポート体制が特徴の電子保存システムです。 これらの特徴から、特に以下のようなニーズを持つ企業にとって、有力な選択肢の一つとなるでしょう。

電子帳簿保存法に確実に対応したい企業 「楽楽精算」など既存の楽楽シリーズと連携して業務を効率化したい企業 システムの導入や運用に関して手厚いサポートを希望する企業

一方で、初期費用を抑えたい場合や、OCR機能が必須である場合は、他のサービスと比較検討することをおすすめします。 本記事で解説した情報を参考に、自社の課題や目的に合ったサービスを選定してください。