電子契約システム FAST SIGNとは？特徴・機能・導入メリット・注意点

FAST SIGNのサービス特徴と類似システムとの違い

FAST SIGNは一般的な電子契約サービスと比較して、対個人の大量契約に特化した機能や料金体系を備えているのが特徴です。 その詳細を3点にまとめて解説します。

CSV一括作成・送信による効率化

CSVファイルを用いた契約書の一括作成と送信に対応しています。 複数の契約書をまとめて処理できるため、数百人規模の契約更新業務でも、担当者の作業負担を大幅に軽減できます。

締結ベースの件数カウントとコスト効率

契約書の件数カウントは、送信時ではなく相手方が書類を締結した時点で行われます。 送信後に契約が不成立となった場合、その書類には料金が発生しないため、無駄なコストを抑えることが可能です。

SMS送信機能による契約到達率向上

電話番号だけで契約書を送付できるSMS送信機能に対応しています。 これにより、メールアドレスを持たない契約相手にも確実に書類を届けられ、迷惑メールに埋もれるリスクを減らし、契約書の到達率を高める効果が期待できます。

FAST SIGN導入で得られるメリット3点

FAST SIGNを導入することで得られるメリットを3点紹介します。

定額制プランによるコスト管理の容易さ

FAST SIGNは利用件数に応じた定額制プランを採用しており、大量の契約が発生しても追加料金が発生しにくいという特徴があります。 これにより、突発的に契約件数が増加する月であっても一定料金で利用できるため、予算管理を容易に行えます。

スマートフォン対応とスピーディーな署名

スマートフォンでの直感的な操作に対応しているため、パートやアルバイトスタッフの方も簡単に署名を行うことができます。 SMS通知と組み合わせることで、契約書類の確認漏れを防ぎ、スピーディーな書類回収が期待できます。

無制限アカウントによる複数人での作業

システムを利用する社内の担当者アカウントを無制限に発行できます。 これにより、追加のオプション料金なしで複数名での分担作業が可能となり、部署間の連携もスムーズに進めやすくなります。

導入を検討する際に注意すべきポイントとハードル

導入を検討する際に注意すべき点を3点解説します。

パッケージ型サービスによる柔軟性の制約

FAST SIGNはパッケージ型のSaaSサービスであるため、導入企業ごとの個別カスタマイズには対応していません。 自社の複雑な業務フローに合わせて画面や機能を大きく改修したい場合、要件に合わない可能性があります。

高度な文書編集機能の限定性

本システムは、シンプルな雇用契約や同意書の回収に特化しているため、高度な文書編集機能などは限定的である可能性があります。 企業間での複雑な契約書をシステム上で一から作成したい場合は、より多機能な電子契約システムと比較検討することをおすすめします。

API連携開発は自社対応が必要

自社の基幹システムなどと連携するためのAPI情報は公開されていますが、連携用の開発は自社で行う必要があります。 社内にITの専門知識を持つ人材が不足している場合は、外部への開発依頼を検討するなど、別途対応が必要となる可能性があります。

FAST SIGNの導入が効果的なケース

FAST SIGNの導入が特に効果を発揮するケースを3点紹介します。

大量の個人契約を抱える企業

毎月多数のパート・アルバイトを採用する小売業や飲食業など、大量の雇用契約を効率よく処理したい企業に適しています。 スマートフォンからの操作に強いため、若年層のスタッフとの契約もスムーズに進めやすいでしょう。

派遣スタッフの契約更新が多い企業

数カ月単位で発生する派遣スタッフの契約更新業務において、CSV一括送信機能が効果を発揮します。 更新漏れを防ぐアラート機能も備わっており、管理部門の負担軽減が期待できます。

無駄なコストを削減したい企業

契約書の未締結や再送によって発生する無駄なコストを削減したい企業に適しています。 締結ベースで件数がカウントされるため、相手の確認漏れによる追加費用を気にせず運用できます。

向いていない可能性があるケース

FAST SIGNの導入が、自社の契約業務の性質によっては適さないケースも考えられます。 ここでは、向いていない可能性のあるケースを3点解説します。

複雑な承認フローを持つBtoB契約

BtoB取引において、複数の承認ルートを経由するような複雑な契約フローを必要とする企業には、不向きな場合があります。 シンプルな同意や署名を求める対個人の業務に特化しているため、事前の要件確認が重要です。

システムの個別カスタマイズを求める企業

自社の既存業務プロセスに合わせて、システムの仕様を柔軟にカスタマイズしたい企業には適していません。 システムの標準機能に合わせて業務フローを見直せるかどうかが、導入の鍵となります。

高度な文書管理・編集が必要な企業

システム上で契約書の細かな修正や厳密なバージョン管理を頻繁に行いたい場合は、他の一般的な電子契約システムの方が適している可能性があります。 FAST SIGNは、用意したテンプレートに沿って定型的な書類を発行する業務を想定して設計されています。

まとめ

FAST SIGNは、大量の雇用契約や更新手続きを抱える企業の業務負担を効果的に軽減できる電子契約システムです。

定額制の料金体系や締結ベースの課金カウントにより、コスト増大の懸念を抑えながらペーパーレス化を推進しやすいでしょう。

ただし、個別のカスタマイズが難しいなどの留意点もあるため、自社の業務フローとシステムの標準機能が適合するかどうかを十分に確認した上で導入を検討することが重要です。