プリントクリエイターの機能や価格は？kintone連携の帳票作成を解説

サービスの特徴と類似サービスとの違い

プリントクリエイターは、サイボウズ社の業務改善プラットフォーム「kintone」と連携して利用する帳票出力サービスです。 kintoneアプリに登録されたデータを引用し、マウス操作で帳票を作成できる点が特徴です。

kintone連携でスムーズなPDF帳票出力

kintoneに蓄積された顧客情報や案件データを、直接帳票に反映させることができます。 これにより、手作業での転記が不要になります。 kintone標準の印刷機能では対応が難しい、複数レコードの一括出力や自由なレイアウト調整も可能で、入力ミスの削減や作業の効率化が期待できます。

既存の帳票レイアウトをそのまま再現

現在利用している見積書や請求書などのPDFファイルを背景として取り込み、その上にkintoneのデータ項目を配置して帳票を作成します。 一からデザインを作り直す必要がなく、使い慣れたフォーマットをそのまま利用できるため、社内や取引先への展開もスムーズに進めやすくなります。

電子契約機能で契約業務まで一元化

帳票作成機能に加え、電子署名法に準拠した電子契約機能も標準で備わっています。 kintoneから作成した契約書を直接相手方に送信し、締結から保管までをクラウド上で完結させることが可能です。 郵送費や印紙代といったコスト、印刷・製本・郵送にかかる工数の削減につながります。

プリントクリエイターを導入するメリット

プリントクリエイターを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？ここでは、主なメリットを5点解説します。

プログラミング不要の直感的な操作性

帳票レイアウトの設定に、プログラミングなどの専門知識は不要です。 背景となるPDFファイルを読み込み、ドラッグ＆ドロップのマウス操作でデータ項目を配置できます。 情報システム部門に依頼せず、業務担当者自身で帳票の作成や修正を行いやすい点が特徴です。

初期費用・解約費用がなく導入しやすい

導入時の初期費用と、契約期間中の解約費用は発生しません。 そのため、コスト面での導入ハードルが低いと言えます。 30日間の無料お試し期間が提供されており、実際の操作感や自社業務との適合性を十分に検証した上で、本契約を判断できます。

既存の帳票を資産として活用できる

Excelなどで作成してきた既存の帳票をPDF化し、背景としてそのまま活用できます。 デザインを大きく変更する必要がないため、社内の承認フローや取引先とのやり取りも従来通り進められます。 システム導入に伴う業務プロセスの変更を抑えやすい点は、大きな利点です。

ユーザー数に依存しない料金体系

料金体系はkintoneのドメイン単位となっており、利用ユーザー数や連携するkintoneアプリ数に依存しません。 そのため、利用者が増えても追加費用は発生しない仕組みです。 月間のPDF出力枚数は50,000枚まで基本料金に含まれており、超過分はオプションで対応可能なため、組織全体で活用しやすい料金設定と言えます。

電子契約までワンストップで完結

帳票出力機能だけでなく、電子契約機能が標準で搭載されている点も特徴です。 kintoneのデータから契約書を作成し、シームレスに電子署名を依頼できます。 帳票作成と契約締結で複数のツールを使い分ける必要がなく、業務プロセスを簡潔にできます。

プリントクリエイターのデメリットと注意点

導入を検討する上で、注意すべき点は何でしょうか？ここでは、デメリットとなりうる可能性のある点を3つ紹介します。

出力形式はPDFのみに限定される

本サービスで出力できるファイル形式はPDFのみです。 ExcelやWordといった、出力後に編集可能な形式には対応していません。 そのため、取引先から特定のファイル形式での提出を求められる場合などには、運用上の工夫が必要となる可能性があります。

レイアウトの微調整に工数がかかる場合も

帳票レイアウトは、背景PDFの上にデータ項目を重ねて作成します。 そのため、ミリ単位での厳密な位置合わせなど、細かな調整が求められる帳票では、設定作業に時間がかかることがあります。 特に複雑な罫線や様式を持つ帳票の場合は、レイアウト設定に試行錯誤が必要になる点を考慮しておくとよいでしょう。

帳票設定の管理が煩雑になる可能性

作成する帳票レイアウトの種類が増加すると、管理画面から目的の設定を探しにくくなる場合があります。 フォルダ分けなどの管理機能が限定的であるため、命名規則を設けるといった工夫が必要です。 多数の帳票を扱う場合は、管理が煩雑にならないよう、あらかじめ運用ルールを定めておくことが推奨されます。

プリントクリエイターの導入が向いているケース

ここまでの特徴を踏まえ、プリントクリエイターの導入が特に適しているケースを紹介します。

kintoneのデータを帳票作成に活用したい

kintoneで顧客情報や案件管理を行っている場合、蓄積されたデータを直接帳票作成に活用できます。 データの二重入力をなくし、転記ミスを防ぎたい企業にとって、有効な選択肢となります。

既存の帳票デザインを変えずに導入したい

取引先から指定されたフォーマットや、社内で定着している帳票レイアウトを変えずにシステム化したい場合に適しています。 デザイン変更に伴う社内調整や取引先への説明コストをかけずに、ペーパーレス化を進めたい企業におすすめです。

低コストで帳票作成と電子契約を始めたい

料金がユーザー数に依存しないため、全社的に多くの従業員が利用する場合でも費用を抑えられます。 帳票作成と電子契約を一つのサービスで実現できるため、複数のツールを契約するよりもコストを抑えて、広範囲の業務改善を図りたい企業に適しています。

プリントクリエイターの導入が向いていないケース

一方で、以下のような要件を持つ場合には、他のサービスの検討も視野に入れるとよいでしょう。

ExcelやWordでの帳票出力が必須

前述の通り、出力形式はPDFに限定されます。 業務フロー上、ExcelやWordなど編集可能なファイル形式での帳票出力が必須の要件となっている場合は、対応が困難です。 出力後のファイルを手作業で加工する業務が多い場合は、他のサービスが適している可能性があります。

kintoneを利用していない

本サービスはkintoneのアドオン（追加機能）として提供されています。 利用にはkintoneの契約が必須条件となるため、kintoneを導入していない、あるいは導入予定がない企業は利用できません。

帳票上で複雑な計算や制御が必要

一般的な帳票作成には十分対応できますが、帳票内での複雑な計算処理や、条件に応じた表示項目の動的な切り替えといった高度な要件には対応できない場合があります。 専門的な帳票システムで実現するような、複雑なロジックを必要とする業務には、機能が不足する可能性があるため、無料お試し期間での詳細な検証が不可欠です。

まとめ

プリントクリエイターは、kintoneに蓄積されたデータを活用し、低コストで帳票作成業務を効率化するサービスです。 プログラミングの知識がなくても既存の帳票レイアウトを再現でき、電子契約機能まで標準搭載されている点は、多くの企業にとって魅力的なポイントでしょう。 一方で、出力形式がPDFに限定されるなどの注意点も存在します。 kintoneを利用中で帳票業務に課題を感じている企業にとって、有力な選択肢の一つと言えるサービスです。