「また使いはじめて本当に良かった!」一度は解約したTalknoteを再導入した理由とは?

株式会社ゼアテックス

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株式会社ゼアテックス:代表取締役 T様
業 種:SES 事業・受託開発事業
導入人数:1-19名

導入前の課題と導入後の効果

【課題】
・自社開発のグループウェアの運用にコストと手間がかかっていた
・メールやLINEを利用していたが、連絡の見逃しが多発していた
・離れたメンバー同士の円滑なコミュニケーションを図りたかった
【効果】
・情報共有のスピードが3倍になった
・離れた場所で働く社員も帰属意識を持って働けるようになった
・会社としての一体感が醸成された

メールやLINEだと情報がきちんと把握できなかった

Talknoteは、2018年5月から全社で導入していますが、実は導入するのは今回が二度目になります。

一度目は、Talknoteがリリースされた直後に導入しました。しかし、当時は使い勝手があまり良くなかったので、自社開発のグループウェアに切り替えました。ただ、自社開発となると、今度は手間やコストがかかるうえに、運用担当も主業務があるので開発に時間を割けず、開発が追いついていない状況でした。

メールやLINEも併用していましたが、メールは量が多く、LINEは流れが早いため、情報を見逃してしまうことが多々ありました。

そんななか、ご縁があってトークノート社主催のイベントに参加する機会がありました。
そこで現在のTalknoteの機能や操作画面を見せてもらったのですが、以前とまったくの別物だと感じるくらいに刷新されていて衝撃を受けました。機能、デザイン、操作性、すべてが使いやすく改善されていたんです。

しかも、チャットツールとしての機能だけでなく、従業員のモチベーションを管理できるHR機能などの新機能も追加されていたので、「これならもう一度使ってみたい!」と思い、再導入に至りました。

導入に関しても、機能の質問や要望に対して、専任の運用サポート担当が迅速に対応してくれたので、安心して使い始められました。

従業員の些細な変化にも気づけるように

【グループ機能の活用】

Talknoteのオープングループで、毎日欠かさず日報を提出してもらうことで、一人ひとりのノウハウを全体で共有しています。
さらに、仕事に関する悩みや課題も解決に導くことができています。

例えば、開発メンバーで伸び悩んでいる人がいれば、日報から日々の行動を確認して「この行動を変えてみたら?」「勉強会を開こうか」などと声をかけ、一緒に解決していきます。

また日々の行動が見えることで、目の届かない場所での努力や頑張りもしっかりと評価をすることができます。こうすることで、会社も社員も嬉しいですよね。
日報は業務ですが、立派なコミュニケーションだと考えています。

【HR機能の活用】

Talknoteならではの「オーバーワーク検知」「アクションリズム解析」は小まめにチェックしています。
この2つの機能は、一人ひとりのTalknoteへのアクセス時間や投稿量などの利用データを解析し、従業員の異変をいち早く察知してくれる機能です。

Talknoteの利用量が著しく減っている人がいれば、会社への興味が薄れている証拠なので、積極的に声をかけたり面談をしたり何かしらのフォローをしています。

以前、数値に変化があった社員に「最近どう?」と声をかけたところ、実は仕事で悩んでいたと打ち明けられたことがありました。その後、話を聞いて一緒に解決することができましたが、この機能がなければ、そんな悩みにも気づくことはできなかったと思います。

従業員の異変を察知できることは、離職を防ぐことにも繋がるので、非常に助かっています。

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情報共有が格段にスムーズに。エンゲージメントもみるみる深まる!

レスポンス、パフォーマンス、どちらも大きく改善され、情報共有が3倍では収まらないくらいスピーディーになったと思います。
メールと比べると、情報が一元化され、蓄積されたエビデンスが確認できるので、仕事上のトラブルも減少しました。

また気軽に意見を言い合える環境ができたことで、社内のコミュニケーション量も増えましたね。
社外で働いているメンバーの意見もしっかりと汲み取れています。

会社の全体像が明るみになったことで、「そんな仕事もやっていたんですか?」「全然知らなかった!」なんて声も上がっているので、従業員同士の繋がりも深まったと思います。
年に1、2回しか顔を合わせないメンバーもTalknoteでやりとりしていることで、初めてあった相手でも「やっと会えましたね」「あの時はありがとうございました」などの会話ができるんです。
皆が帰属意識を失わずにいられるのは、Talknoteがあるからこそだと思います。

また従業員が何か悩みや問題があれば、すぐに一緒に改善していくことができる環境が構築されたことも経営者として本当に嬉しいです。
Talknoteは、従業員を見守るツールですね。

一度は解約しましたが、また使いはじめて本当に良かったと思います。


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