Web会議システム比較ガイド｜法人向け選定ポイントとおすすめ15選

リモートワークの推進や既存ツールの見直しを背景に、Web会議システムの導入を検討されている担当者の方も多いのではないでしょうか。しかし、数多くの製品の中から自社の規模や用途、セキュリティ要件に合う最適なツールを効率的に選定するのは簡単ではありません。この記事では、法人向けWeb会議システムの基礎知識から、機能や料金の比較ポイント、導入後の活用方法までを網羅的に解説します。

自社の用途と環境から考えるWeb会議システムの要件

Web会議の開催に必要な機器と推奨されるインターネット環境

Web会議には、PCやスマートフォンなどの端末に加え、カメラ、マイク、スピーカーが必要です。これらが内蔵されたノートPCであれば追加の機材なしで参加できます。しかし、会議室に複数名で集まる場合は、専用の周辺機器を準備することが望ましいでしょう。広角カメラや全方位対応のマイクスピーカーを導入すれば、参加者全員の表情や音声をより明確に伝えられます。
また、円滑な会議運営には安定したインターネット環境が不可欠です。通信速度が不足すると映像の乱れや音声の途切れが発生し、会議の進行に支障をきたす可能性があります。一般的には、十分な通信速度が確保できる光回線の利用が推奨されます。特に重要な会議では、無線よりも通信が安定しやすい有線LAN接続を選ぶと安心です。

【用途別】社内会議・商談・ウェビナーで求められる機能の違い

Web会議システムは、利用シーンによって求められる機能が異なります。社内の打ち合わせでは、画面共有やチャット機能が中心となるでしょう。PC画面を共有しながら説明することで、認識の齟齬を防ぎ、円滑な意思疎通を促進します。
取引先との商談では、相手が参加しやすいことが重要です。例えば「Whereby」のように、アカウント登録やアプリのインストールが不要で、URLをクリックするだけでブラウザから参加できるシステムは、顧客に手間をかけさせません。 [47] オンラインセミナー（ウェビナー）を開催する場合は、大規模な同時接続に耐えうる安定性が求められます。「Zoom」や「Cisco Webex」などは、数百人から数千人規模のイベントにも対応できる機能を備えています。 [1, 3, 7, 12] ウェビナーでは、参加者を小グループに分けるブレイクアウトルーム機能や、参加者のマイクを一括管理する機能、リアルタイムのアンケート機能なども役立ちます。

【見落としがち】ネットワーク帯域への影響と事前確認の重要性

Web会議システムの導入で見落としがちなのが、社内ネットワーク帯域への影響です。映像や音声のデータ通信量は大きく、多数の従業員が同時に利用するとネットワーク帯域を圧迫する可能性があります。その結果、他の業務システムの動作が遅延するなど、業務全体に影響を及ぼす恐れがあります。
特に、全社朝礼や大規模なオンライン研修など、一斉に利用する場面では注意が必要です。導入前には、現在のネットワーク環境が十分な帯域を備えているかを確認しましょう。必要であれば、回線の増強や通信量を最適化するソリューションの導入も検討することが重要です。

料金プランを理解する｜無料版と有料版の違いと法人利用の注意点

無料プランでできること・できないことの範囲

多くのWeb会議システムでは、無料で利用できるプランが提供されています。 [23] 例えば「Skype」の無料プランでは、基本的なビデオ通話、画面共有、チャットといった機能が利用可能です。 [28, 40, 46] 個人間の連絡や、ごく少人数での短い打ち合わせであれば、無料プランで対応できる場合もあるでしょう。
しかし、無料プランには機能制限が設けられているのが一般的です。 [23] 具体的には、会議の参加人数や時間に上限があったり、録画機能が使えなかったりするケースが多く見られます。 [36] また、法人利用で重要となる高度なセキュリティ機能やアカウント管理機能も、有料プランでのみ提供されることがほとんどです。

法人が有料プランを検討すべき理由とメリット

法人がWeb会議システムを本格的に業務利用する場合、有料プランの検討が推奨されます。有料プランでは、無料プランにある会議時間や参加人数の制限が緩和、あるいは撤廃されるためです。これにより、長時間の役員会議や大規模な研修なども、中断を気にすることなくスムーズに進行できます。
また、クラウドへの録画機能が利用できるようになり、議事録作成の補助や欠席者への情報共有が格段に効率化します。ビジネス利用で重要となる高度なセキュリティ機能が提供される点も大きなメリットです。通信の暗号化やIPアドレス制限といった機能で機密情報を保護し、トラブル発生時にはベンダーからのサポートも受けられます。

Web会議システムの費用相場と主な料金体系

Web会議システムの費用は、サービスやプランによって様々です。一般的なクラウド型の場合、1アカウントあたり月額数千円からというのが一つの目安になります。 [42] 主な料金体系には「ID制」と「ポート制」があります。
「ID制」は、利用するユーザーごとにライセンスを契約する方式です。会議を主催する従業員が多い企業に適しています。一方、「ポート制」は同時に接続できる最大数に基づいて料金が決まる方式です。全従業員がアカウントを持つ必要はなく、特定の会議室からの利用が中心となる場合にコストを抑えやすいでしょう。自社の利用実態を把握し、どちらの料金体系が費用対効果に優れているかを見極めることが、コストを最適化する上で重要です。

法人向けWeb会議システムの選定で失敗しないための比較ポイント

【機能】画面共有や録画、議事録支援など業務効率化につながるか

Web会議システムの選定では、業務効率化に貢献する機能の有無が重要なポイントです。資料やデータを共有しながら議論を進めるために、直感的に操作できる画面共有機能は重要な機能です。また、会議内容を後から確認できる録画機能も有用です。クラウド上に保存できれば、ファイル共有の手間も削減できます。
近年では、「Dialpad Meetings」のようにAIを活用した自動文字起こしや要約機能を搭載したツールも増えています。 [11, 29, 30, 35] こうした議事録作成支援機能は、会議後の事務作業を大幅に効率化します。 [36]

【品質】安定した映像・音声でスムーズな会議が可能か

映像や音声の品質は、会議の生産性に直接影響します。通信環境が万全でない状況でも、映像や音声が途切れにくい安定性は重要な選定基準です。音声品質を高める機能にも注目しましょう。周囲の雑音を低減するノイズキャンセリングや、不快な反響音を防ぐエコーキャンセリング機能が搭載されているかを確認します。
例えば「GlobalMeet」は高音質な音声技術を [15, 17, 22]、「Lifesize」は4K画質を強みとしています。 [14, 16, 20, 31, 38] 相手の表情や声のトーンが明確に伝わる高品質なシステムは、円滑なコミュニケーションの基盤となります。

【セキュリティ】不正アクセスや情報漏洩への対策は十分か

法人利用において、セキュリティ対策は最も重要な比較ポイントの一つです。会議で扱う機密情報や個人情報を保護するため、通信が高度に暗号化されているかは確認が必要です。また、部外者の不正な参加を防ぐ機能も重要です。会議室へのパスワード設定や、主催者が参加を承認する待機室機能などが備わっていると安心です。
さらに、管理者側でユーザーごとの機能利用を制限できるかも確認すべき点です。ファイル送信や録画の可否などを細かく制御できるシステムであれば、企業のセキュリティポリシーに沿った運用が可能になります。

【サポート体制】導入後のトラブルや活用支援は充実しているか

システムの導入後には、操作方法の疑問や予期せぬトラブルが発生し得ます。そのため、ベンダーのサポート体制が充実しているかは事前に確認しましょう。問題が発生した際に、電話やメールなどで迅速に問い合わせができるか、対応時間は自社の業務時間内か、といった点をチェックします。
海外製のツールを検討する場合は、日本語によるサポートがスムーズに受けられるかも重要なポイントです。導入時の設定支援や社内向けのトレーニングを提供しているベンダーを選ぶと、情報システム部門の負担を軽減し、円滑な社内展開を後押ししてくれます。

【操作性】IT担当者以外でも直感的に使えるUIか

システムの操作性は、社内への定着を左右する重要な要素です。ITツールに不慣れな従業員でも、直感的に操作できるシンプルなUI（ユーザーインターフェース）が求められます。多機能でも画面が複雑では、かえって利用のハードルを上げてしまいます。「LINE WORKS」のように、多くの人が使い慣れたアプリと似た操作性を持つツールは、導入後の定着がスムーズに進む傾向があります。
会議の開始や参加、マイクのオンオフといった基本操作が、マニュアルを見なくても迷わず行えるかを確認しましょう。また、PCだけでなくスマートフォンアプリの操作性もチェックし、誰もが場所を選ばずに利用できるシステムを選ぶことが全社的な活用につながります。

無料トライアルの活用術｜導入後のミスマッチを防ぐ評価ポイント

機能や料金だけでシステムを決定すると、導入後にミスマッチが生じる可能性があります。これを防ぐため、多くのサービスが提供する無料トライアルを積極的に活用しましょう。トライアル期間中は、情報システム部門だけでなく、実際に利用する営業部門や企画部門など、複数の部署の従業員に試してもらうことが重要です。
実際の業務で利用するネットワーク環境下で、操作性、通信品質、既存ツールとの連携性などを多角的に評価します。複数の候補システムを同時に試用・比較することで、自社のニーズに最も合致したツールを客観的に判断できるようになります。

Web会議システムの導入効果を最大化するためのポイント

導入後の社内定着を促すための運用ルール作り

Web会議システムは、導入するだけでなく、社内に定着させることが重要です。そのためには、明確な運用ルールを策定し、全社で共有する必要があります。例えば、「どのような会議をオンラインで行うか」という基準を設けることで、利用の判断基準が明確になります。
また、円滑なコミュニケーションを促すための基本的なマナーもルール化しましょう。「会議中はカメラをオンにする」「発言時以外はマイクをミュートにする」といった簡単なルールでも、会議の質を高める効果が期待できます。

定期的な利用状況の評価と課題改善の進め方

導入効果を最大化するには、定期的に利用状況を評価し、改善していくプロセスが欠かせません。管理機能などから利用データを分析し、活用が進んでいる部署とそうでない部署を把握します。利用が低調な部署にはヒアリングを行い、操作への不安や業務上の課題といったボトルネックを特定します。
明らかになった課題に対し、追加の研修を実施したり、分かりやすいマニュアルを整備したりすることで、全社的な活用を促進します。この改善サイクルを継続的に回していくことが重要です。

まとめ：比較ポイントを押さえて、失敗しないWeb会議システム導入を

本記事では、法人向けWeb会議システムの基礎知識から、具体的な比較ポイント、導入後の活用法までを解説しました。最適なツールを選ぶには、まず自社の利用目的を明確にし、それに合った機能、品質、セキュリティ要件を整理することが重要です。料金プランは無料版と有料版の違いを理解した上で、自社の利用規模に合った体系を選ぶことでコストを最適化できます。まずはこの記事で紹介した比較ポイントを参考に自社の要件を洗い出し、候補となるシステムの無料トライアルで実際の使用感を確かめることから始めましょう。多角的な視点での評価が、自社に最適なWeb会議システム導入の成功につながります。