【法人向け】画面共有ツール比較｜失敗しない選び方と3つのタイプ別活用法

リモートワークの普及に伴い、業務効率化や円滑な情報共有を目的として、画面共有ツールの重要性が増しています。しかし、多種多様なツールの中から自社の目的やセキュリティ要件に合ったものを選ぶのは容易ではありません。この記事では、ビジネス向け画面共有ツールの主な種類や無料版と有料版の違い、自社に最適なツールを選ぶための比較ポイントを解説します。

無料版と有料版の違いは？法人利用で比較すべきポイント

機能制限：利用人数・時間・録画機能などの差

無料版ツールは手軽に導入できる一方、機能に様々な制限が設けられていることが一般的です。代表的なものとして、会議の連続利用時間や同時接続人数の上限が挙げられます。例えば『LINE WORKS』のフリープランでは、グループビデオ通話の参加人数や時間に上限が設けられている場合があります。
大人数での会議や長時間の商談では、途中で接続が切れるリスクも考慮すべきでしょう。また、会議内容を後から見返すための録画機能や、保存容量に制限があるケースも少なくありません。有料版ではこれらの制限が緩和されるため、大規模なミーティングや研修もスムーズに実施できます。

セキュリティ：通信の暗号化やアクセス管理機能

法人利用において、セキュリティ対策は重要な選定基準です。無料版でも基本的な通信暗号化はされていますが、法人向けの高度な機能は限定的な場合があります。
一方、有料版では、参加者を限定するパスワード設定や待機室機能、より強固な暗号化方式などが提供されることが一般的です。『Cisco Webex』や『HCL Sametime』のように、高度なセキュリティを特徴とするツールも存在します。 管理者が従業員アカウントを一元管理したり、アクセス権限を細かく設定したりする機能も、組織全体の安全性を高める上で役立ちます。機密情報を取り扱う場合は、セキュリティが充実した有料版の利用を検討すべきでしょう。

サポート体制：トラブル発生時の対応範囲

システム障害や操作に関するサポート体制にも、無料版と有料版で違いが見られます。無料版では、利用者がFAQやマニュアルで自己解決することが基本で、直接の問い合わせ窓口がない場合がほとんどです。
一方、有料版では電話やメール、チャットによる専用サポートデスクが用意されていることが多く、トラブル発生時に迅速な対応が期待できます。ツールによっては24時間365日のサポート体制を整えているものもあります。 重要な商談やイベントを運営する企業にとって、手厚いサポートは業務の停滞を防ぐ安心材料となるでしょう。

無料版ツールの商用利用規約における注意点

無料版ツールを導入する際は、利用規約の商用利用に関する項目に注意が必要です。ツールによっては、無料での利用を個人利用に限定し、企業活動や営利目的での使用を禁止している場合があります。
規約に違反すると、アカウントの停止や法的な問題に発展するリスクも考えられます。ビジネスで利用する際は、必ず利用規約を確認し、商用利用が許可されているかを確認しましょう。コンプライアンスの観点からも、法人利用を想定している場合は、初めからビジネス向けの有料プランを検討することが推奨されます。

画面共有ツール導入で注意すべきリスクと対策

意図しない情報漏洩のリスクと事前準備

画面共有ツールの利用で注意したいのが、意図しない情報漏洩です。画面全体を共有すると、メールの通知や関係のない機密ファイルが参加者に見えてしまう可能性があります。
このリスクを避けるには、共有対象を特定のアプリケーションウィンドウのみに制限する機能の活用が有効です。また、会議前にはデスクトップを整理し、不要なファイルやブラウザのタブを閉じておきましょう。チャットツールなどの通知を一時的にオフにすることも重要です。こうした事前の準備が、情報漏洩事故を防ぐことにつながります。

安定した利用のためのネットワーク環境の整備

映像や音声をリアルタイムで送受信する画面共有ツールは、ネットワーク回線に一定の負荷がかかります。通信環境が不安定だと、映像の遅延や音声の途切れが発生し、会議の進行に支障をきたすことがあります。
円滑なコミュニケーションのためには、社内の通信帯域を十分に確保することが重要です。特に重要な商談や大人数が参加する会議では、安定した有線LAN接続を推奨するといった対策が考えられます。在宅勤務の従業員に対しても、インターネット回線の状況を確認し、必要に応じてモバイルルーターを貸与するなどのサポートを検討しましょう。

社内での利用ルール策定の必要性

ツールの機能だけでなく、運用面での社内ルール策定もリスク管理には不可欠です。まず、業務で利用してよいツールを明確に定め、従業員が個人の判断で安全性の不明なツールを使うことを防ぎましょう。会社が許可していないITツール（シャドーIT）の利用は、セキュリティ上のリスクとなります。
また、画面共有時の確認手順や、録画データの保存場所・取り扱い方法についても、具体的なガイドラインを設ける必要があります。ルールを明文化し、定期的な研修を通じて従業員全体のセキュリティ意識を高めることが重要です。

外部ゲストを招待する際のセキュリティ設定のポイント

社外の顧客や取引先を招待する際は、第三者の不正侵入を防ぐ設定を徹底することが重要です。会議の参加用URLは公開せず、関係者のみに個別に通知しましょう。
さらに、会議ごとにパスワードを設定したり、待機室機能を有効にしたりする運用が効果的です。これにより、主催者が参加者を確認してから入室を許可できます。予定者が全員揃った時点で会議室をロックし、新たな参加を防ぐ機能も活用できます。これらの設定を標準化することで、外部連携時にも安全な環境を保つことが可能です。

自社に最適な画面共有ツールを選ぶための5つの比較ポイント

①セキュリティ要件は満たしているか

まず、自社の情報管理方針に合うセキュリティ基準を満たしているかを確認します。通信データの暗号化はもちろん、サーバー上でのデータの取り扱い方も重要です。
金融や医療など厳格な情報管理が求められる業界では、自社環境にサーバーを構築するオンプレミス型のツールも選択肢になります。例えば『HCL Sametime』は、オンプレミスでの導入に対応しています。 クラウド型サービスを選ぶ場合でも、国際的なセキュリティ認証の取得状況や、多要素認証への対応などを確認し、安全性の高い製品を選びましょう。

②利用環境に合った対応デバイス・OSか

従業員や取引先が使用するデバイスやOSに、ツールが対応しているかを確認しましょう。特定の環境でしか動作しないツールは、外部との連携時に不便が生じる可能性があります。
また、ツールにはアプリのインストールが必須なタイプと、Webブラウザだけで利用できるタイプがあります。『Whereby』のようにブラウザで完結するツールは、社外のゲストを招待する際に相手にインストールの手間をかけさせない利点があります。 自社の利用シーンに合わせて、適切なタイプを選びましょう。

③料金体系は予算や利用規模に見合っているか

料金体系が、自社の予算や利用規模に見合っているかを確認します。料金プランは、ユーザー数に応じた課金や、会議室単位の定額制など様々です。例えば『ISL Online』は同時接続数に応じたライセンス体系を採用しています。
一部の機能がオプション料金になっていないかなど、必要な機能を含めた総額で比較することが重要です。将来の利用人数増加なども考慮し、費用対効果を慎重に見極めることで、中長期的なコストの最適化が図れます。

④従業員が直感的に使える操作性か

高機能なツールでも、操作が複雑では社内に浸透しにくいものです。IT部門のサポートがなくても、従業員が直感的に使えるシンプルな操作性が求められます。『Chatwork』や『Whereby』のように、ITに不慣れな人でも使いやすいUIを備えたツールが理想的です。
画面共有の開始方法や参加者の招待手順が分かりやすいか、事前に確認しましょう。導入前に無料トライアルを利用し、現場の担当者に試してもらうことで、操作性に関するミスマッチを防ぐことができます。

⑤既存システムとの連携は可能か

既存の社内システムと連携できるかも、業務効率を左右する重要なポイントです。例えば、『Microsoft Teams』はMicrosoft 365アプリと、『Cisco Webex』はOutlookと緊密な連携が可能です。
カレンダーツールと連携できれば、会議予約と同時に参加用URLを自動で発行・通知することが可能です。また、CRMと連携できるツールなら、顧客情報と会議履歴を紐づけて管理できます。既存の業務フローを分断しない、統合的な運用が可能かを確認しましょう。

ツール導入を成功に導くための次のステップ

選定後のトライアルから本格導入までの進め方

ツール選定後は、段階的に導入を進めることが成功の鍵です。まず、特定の部署や小規模なチームで試験的に導入し、トライアル運用を行いましょう。
この期間中に、操作性やネットワークへの影響、既存システムとの連携などを実環境で検証します。現場からのフィードバックを基に、運用マニュアルの修正や環境整備を進めます。検証で問題がなければ、社内説明会などを通じて利用目的や基本操作を周知し、全社への本格導入へと移行します。

セキュリティと利便性を両立する運用ルールの策定

ツールを安全かつ効率的に活用するには、社内での運用ルール策定が不可欠です。ただし、セキュリティを過度に厳しくすると利便性が損なわれ、生産性が低下する可能性もあります。
セキュリティと利便性のバランスを取ることが重要です。例えば、画面共有は特定のウィンドウに限定するルールを設けつつ、手軽なブラウザ型のツール利用を推奨するなどの方法が考えられます。会議の機密度に応じてセキュリティ設定の基準を変えるなど、リスクに応じた柔軟な運用指針を設けましょう。ルールは定期的な見直しも必要です。

導入効果を最大化するための継続的な活用促進

ツールの導入後も、継続的な活用促進が効果を最大化します。利用状況を分析し、活用が進んでいない部門には追加研修を実施したり、便利な使い方を共有したりしましょう。
ツール提供元のアップデート情報を常に把握し、新機能を業務改善に活かす提案も重要です。現場の意見を定期的にヒアリングし、運用方法を改善し続けることで、ツールへの投資効果を長期的に高めることができます。

まとめ：自社に最適な画面共有ツールで業務効率化を実現しよう

本記事では、ビジネス向け画面共有ツールの基本から、無料版と有料版の違い、選定時の比較ポイント、導入後の注意点までを解説しました。画面共有ツールにはWeb会議システム付随型、リモートデスクトップ型、コブラウジング型の3タイプがあり、それぞれ特徴が異なります。法人利用では、機能制限やセキュリティ、サポート体制を考慮し、自社の要件に合ったプランを選ぶことが重要です。セキュリティや操作性、既存システムとの連携といった5つの比較ポイントを参考に、自社の課題を解決できるツールを慎重に選定しましょう。まずは無料トライアルなどを活用して、実際の使用感を確かめてみることをお勧めします。