Wherebyの機能や使い方を徹底解説 Web会議システム選定のポイント

サービスの特徴と類似サービスとの違い

Web会議システムの選定において、Wherebyの具体的な特徴や類似サービスとの違いを知りたい方も多いでしょう。 Wherebyの主な特徴を3点紹介します。

アカウント登録不要でブラウザから直接参加できるシステム

アカウント登録が不要で、ブラウザから直接Web会議に参加できる点は、Wherebyの大きな特徴です。 他の一般的なWeb会議システムでは、事前に専用ソフトウェアのインストールが必要となる場合もありますが、本サービスは参加者側の準備負担を大幅に軽減できる設計となっています。

URLを固定して利用できる常設の会議室

ホストが作成した会議室のURLは固定化されており、繰り返し利用が可能です。 この機能は、同じメンバーや顧客との定期的なミーティングを行う際に特に役立ちます。 一般的なサービスでは会議ごとに新しいURLを発行して共有する手間が発生することがありますが、Wherebyでは同じURLを使い回すことで、会議の開始準備をスムーズに進められます。

セキュリティに配慮したノック機能の搭載

会議室のURLが固定されている場合、部外者の意図しない侵入を懸念する声もあるかもしれません。 Wherebyには、入室を管理する「ノック機能」が備わっています。 参加者がアクセスする際にホストへ入室リクエストを送る仕組みを活用することで、不用意な参加を防ぎつつ、セキュリティを確保した上で会議を進行しやすくなります。

調べてわかったWherebyの良いところ3点

Wherebyを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？ここでは、実際にサービス選定において注目したいWherebyならではの優れた点を3点解説します。

アカウント登録やアプリのインストール不要でURLからすぐ参加できる

会議の主催者が発行したURLを共有するだけで、ゲストはアカウント登録などの事前準備を一切せずにWeb会議へ参加できます。 これにより、初めてオンライン会議を行う社外の顧客や取引先の方でも、迷うことなくスムーズに接続しやすくなります。

固定の会議室URLを繰り返し利用できて手間が省ける

一度作成した会議室のURLは、変更しない限り継続して利用できるため、会議のたびに新しいリンクを発行して案内する手間を省けます。 常に同じ会議室に集まる感覚で利用できるため、連絡漏れや入室間違いといった、会議開始時のトラブルを未然に防ぐ効果が期待できます。

シンプルなUIでITに不慣れな人でも使いやすい

Wherebyの操作画面は非常にシンプルに設計されており、直感的にビデオ通話や画面共有といった基本機能を操作できます。 複雑な設定項目が少ないため、ITツールの操作に苦手意識を持つ従業員でも、迷うことなく会議を始めやすいでしょう。

注意すべきポイントと導入時のハードル

導入を検討する際には、利点だけでなく事前に把握しておきたい注意点についても確認しておくことが大切です。 ここでは、導入時のハードルとなりうる点を3点紹介します。

日本語インターフェースは提供されているが一部の資料やサポートは英語が中心

Wherebyの管理画面は日本語化されている部分があるものの、詳細な設定や公式のサポートページなどは英語表記が中心となる場合があります。 そのため、トラブル発生時や細かな仕様を確認する際に、語学力や翻訳ツールの活用が求められる可能性があります。

無料プランの同時接続人数が最大4名までで会議時間に制限がある

Wherebyの無料プランを利用する場合、ひとつの会議に参加できるのは最大4名までで、かつ会議時間は30分までと制限があります。 5名以上の会議や長時間にわたるミーティングを想定している場合は、参加人数や時間に応じた有料プランへのアップグレードをあらかじめ検討しておく必要があります。

推奨ブラウザ以外では動作が不安定になる可能性がある

Wherebyはブラウザベースで動作するWeb会議システムですが、公式に推奨されていないブラウザを使用すると、映像や音声の乱れが生じることがあります。 快適な通信環境を維持するために、参加者に対して推奨ブラウザの利用を事前に案内しておくことが望ましいでしょう。

このサービスがおすすめのケース

Wherebyの導入によって、特に効果を発揮する具体的なケースについて、気になる方もいらっしゃるかもしれません。 このサービスがおすすめのケースを3点解説します。

社外とのカジュアルな打ち合わせが多い企業

事前のアプリインストールやアカウント登録が不要なWherebyは、取引先や顧客とのオンライン商談に非常に適しています。 相手に余計な準備作業を強いることがないため、参加への心理的なハードルを下げ、スムーズなコミュニケーションを図りやすくなります。

定例会議などで同じメンバーと頻繁に集まる組織

会議室のURLを固定したまま何度でも使い回せるため、社内のチームミーティングや定期的な進捗報告の場に最適です。 カレンダーの予定にひとつのURLを記載しておくだけで済むため、スケジュール管理や会議案内の工数を大幅に削減することが期待できます。

シンプルで直感的な操作性を求めている現場

多機能さよりも、誰でもすぐに使いこなせる分かりやすさを重視する企業にとって、Wherebyは導入しやすいシステムです。 複雑な操作手順を覚える必要がないため、デジタルツールに不慣れなスタッフが多い部署でも、社内教育の負担を最小限に抑えられます。

向いていない可能性があるケース

一方で、Wherebyが全ての組織や用途に適しているわけではありません。 自社の要件によっては、他のサービスを検討した方がよいケースも考えられます。 ここでは、向いていない可能性があるケースを3点紹介します。

大人数が参加する大規模な会議を頻繁に行う企業

Wherebyの無料プランでは4名までしか参加できませんが、有料プラン（Business）では最大200名までの会議に対応しています。 数百名規模のウェビナーや大規模イベントを主目的とする場合は、より大規模な接続に特化した他社システムを検討する方が適切かもしれません。

高度な会議サポート機能や多機能性を重視する組織

Wherebyは手軽さを追求している一方で、画面共有、レコーディング、ブレイクアウトグループ、バーチャル背景、ノイズリダクション、主要なコラボレーションツールとの連携など、Web会議に必要な基本的な機能は提供しています。 しかし、高度な自動文字起こし機能や、より複雑なバーチャル背景設定など、特定の高度な機能を重視する場合は、それらに特化した他社サービスの方が優れている可能性もあります。

日本語による手厚いカスタマーサポートが必須のケース

Wherebyのサポート体制や詳細なマニュアルは英語主体であるため、国内メーカーのようなきめ細かい日本語サポートを希望する企業には不向きと感じるかもしれません。 トラブル対応などをすべて社内で完結させることが難しい場合は、日本語対応が充実しているサービスを選ぶ方が、安心して運用できるでしょう。

まとめ

Wherebyは、アプリのインストールやアカウント登録が不要で、発行したURLを共有するだけで直感的にWeb会議を始められる便利なツールです。

固定の会議室URLを繰り返し利用できる手軽さやシンプルな操作性が魅力ですが、無料プランの人数・時間制限やサポート言語には注意が必要となります。

自社の会議規模や相手のITリテラシーに合わせて、Wherebyの手軽さが業務効率化に繋がるかをぜひご検討ください。

本記事ではWherebyの特徴や機能、メリット・デメリットについて詳しく解説しました。