【インタビュー】請求書などの帳票配信を効率化！テレワーク対応の帳票発行クラウドシステム「@Tovas（あっととばす）」とは

こちらの記事はコクヨ株式会社の渡部様監修のもと執筆された記事です。

請求書や注文書などを始めとして、毎日の帳票配信業務には、たくさんの課題があるのではないでしょうか。

特に、「請求書発行・配信業務を効率化したい」「インターネット上でFAXでの帳票配信を行いたい」といった課題がある方におすすめのサービスが、今回ご紹介する「@Tovas」です。

昨今、テレワークの需要が高まり、これまで紙やFAXを中心としていた帳票のやり取りは、紙を使わない電子取引が主流となっています。

とはいえ、全ての帳票配信を電子化できるわけではなく、紙の帳票の郵送やFAXに対応する必要があるシーンはまだまだなくなりません。

そんな中、あらゆる帳票配信に関して、 企業の担当者様の代わりに郵送/FAX/WEBでの帳票配信を行うのがクラウドサービス「@Tovas」です。

「@Tovas（あっととばす）」が解決する課題

• テレワークへの対応として、社内のペーパーレス化を進めていきたい
• 請求書など帳票の出力・配信にかかるコストの削減・業務効率化を行いたい
• 郵送で対応すべき帳票が多く締め日は残業がち
• 手作業の業務が多く、誤送付のリスクや印刷・仕分け・郵送などが手間
• 帳票の配信を電子化したいけど、メールはセキュリティが心配
• 電子化を検討しているが、セキュアなシステムの構築・運用が大変
• あらゆる帳票配信を電子化したいが運用フローの構築が大変
• 請求書の配信方法が取引先によって様々で管理が大変

「@Tovas（あっととばす）」であらゆる帳票配信を効率化

コクヨ株式会社（以下コクヨ）が提供する「@Tovas（あっととばす）」は、あらゆる帳票配信の効率化・コスト削減に効果を発揮する帳票配信プラットフォームです。

PDF/CSV形式で帳票データをアップロードし、配信方法を選択するだけで帳票の配信が可能です。

「あっという間に、（帳票を）飛ばす」というのが、名前の由来です。

強固なセキュリティの実現が可能でありながら、低コスト・短納期での環境構築が可能です。

実はコクヨでは、帳票配信に関するサービス提供を17年も前から行っていて、帳票に関する提案実績がかなり豊富です。

「@Tovas」は、商品ありきのサービスではなく、ご利用になる企業の課題に合わせて、セミオーダーメイドな提案を行うことができるサービスです。

ご利用中のシステムと柔軟に連携し、お客様の帳票関連業務の効率化を配信面からサポート。ただのシステムではなく、帳票関連業務のコンサルタント的な存在です。

「@Tovas（あっととばす）」3つの特徴

「帳票配信に関する課題は、とりあえずコクヨに相談してください」といくらい、あらゆる帳票関連の課題を解決してきたコクヨですが、「@Tovas」というサービスの大きな特徴を挙げると大きく以下の3点です。

1．請求書の発行をはじめとする、あらゆる帳票をセキュアに配信

「@Tovas」は、社外向け帳票配信のプラットフォームです。

請求書発行をシステムにより代行できることはもちろん、注文書・納品書・見積書など、あらゆる帳票配信を効率化することができます。

ファイル転送のセキュリティに関しても、メールよりも2-3段階上のセキュリティを担保しており、帳票配信を安全に電子化したい場合にももちろん安心して利用することができます。

具体的には、SSLによる暗号化/ウイルスチェック/情報トレーサビリティ（情報の送受信履歴を記録・証明）に対応しています。

帳票を@Tovasを介して配信する場合、2通りの方法があります。

つまり、CSVでの入稿の場合はマスタデータを@Tovasで読み込むだけで、帳票それ自体を作成する業務も不要です。

2．電子・郵送・FAX、あらゆる配信方法に対応

「@Tovas」では、あらゆる配信方法を自由に選択することができます。

「郵送+メールで請求書を送って下さい」といった複数の送信方法での配信ニーズに対応することが可能です。

また、請求書をはじめとする帳票配信を電子化する際に大きな課題となるのは、郵送やFAXによる配信ではないでしょうか。

「@Tovas」では、郵送はもちろん、FAXでの配信もインターネット上で簡単に行うことができます。面倒なサーバ設置や専用回線の用意も不要です。

2020年9月現在、感染症対策としてテレワークを推進する企業も増える中、FAX業務のための出社を余儀なくされる状況も多々あります。

そんな状況においても、自宅から、インターネットに接続されたPCさえあればFAX配信を行う事ができます。

FAXが届いたかどうか・エラーがでていないかなどを自動で管理でき、面倒なFAX業務の効率化に有効です。

実際に、8時間かかっていた発注業務を30分に短縮した事例もあります。

3．基幹システム等とのAPI連携による自動化が可能

「新たなシステムを入れると、業務フローの構築が面倒」という懸念から、システム導入が進まないことも、あるのではないでしょうか？

「@Tovas」では、ご利用中の各種帳票作成システムやERP等の基幹業務システムと連携する各種API・連携モジュールが豊富に用意されています。

FAX対応についてもサーバ等の機器類が不要で、開発コストを抑え、かつ短期間でのシステム構築が可能です。

「@Tovas（あっととばす）」導入で得られる効果

「@Tovas」は、スモールスタートを行いたい中小企業のニーズにも応える事ができます。

「大規模な開発を行い、あらゆる自動化を行いたい」という大企業から、「まずはスモールから、徐々に効率化していく」という中小企業まで、どちらでも対応することができます。

また、kintoneプラグイン等、CRMツールとの連携サービスもご用意しておりますのでこれらのシステムをご利用中の企業には特におすすめです。

導入事例

• 現在、対象となる取引先のうち80%が電子に移行しており、帳票の送付にかかるコストも約1/3にまで削減できたという。
• 業務にかかっていた時間も、年間850時間から500時間に短縮され、担当者の負担も軽減されている。
• @Tovasによる電子化を含む「支払業務改善プロジェクト」は、改善効果が同社内でも高く評価され、プロジェクト全体で社内表彰を受けた。

「@Tovas（あっととばす）」プラン・料金

初期費用：6万円から

月額：3000円から

@Tovas Master+のエントリープランです。

上記に送信数や従量課金が加わります。

ユーザーの配信数や課題によって最適なプランを用意。その他オプションも準備予定です。

※大量配信、特殊な配信等、多数の方でのご利用を希望される場合は、別途お問い合わせください。

まとめ

帳票配信のプラットフォームとして、あらゆる帳票の配信業務を効率化できる「@Tovas」をご紹介しました。

テレワークへの対応、業務効率化、あらゆる帳票の配信方法への対応、セキュリティを担保した帳票配信システムが「＠Tovas」です。

また、製品ありきではなく、お客様の帳票関連業務を根本的に見直し、それぞれの課題に応じた柔軟な提案ができる点がコクヨ株式会社、および「@Tovas」の一番の魅力です。

請求書・注文書など、帳票業務で少しでも課題を感じている方は、一度「@Tovas」に相談してみてはいかがでしょうか。