交通費精算書テンプレートの無料ダウンロードサイトまとめ ケース別のポイントも解説
交通費精算書は、利用した交通機関によって必要な記入項目が異なるため、毎度手入力していると時間がかかります。業務時間を無駄に消費しないためにも、交通費精算書用のテンプレートを活用し、作成の手間と時間を削減しましょう。
この記事では、無料で交通費精算書のテンプレートがダウンロードできるサイトをまとめました。また、交通費精算のポイントや注意する点についても解説します。
目次（クリックでジャンプします）
交通費精算書のテンプレートを無料でダウンロードできるサイト
MFクラウド経費
経費精算システム「MFクラウド経費」を提供する株式会社マネーフォワードは、サービスサイト内で5パターンの交通費精算書のテンプレートを公開しています。
また同サイトでは、他にも経費申請書や仮払い精算書など、様々な用途に応じたテンプレートが公開されています。
交通費申請書テンプレート ｜経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」
書式の王様
株式会社Bizoceanが運営する「書式の王様」では、様々な用途に応じたテンプレートが用意されており、交通費精算書のテンプレートも多数公開されています。
公開されているテンプレートの数が多いため、必要な項目に応じたテンプレートを見つけやすいでしょう。
交通費清算のテンプレートと書き方・例文｜無料ダウンロードは書式の王様
Windowsパソコン初心者ナビ
Windowsパソコン初心者ナビでは5種類のテンプレートを公開しています。詳しい移動ルートを記入できるものや、押印欄が用意されているものなど、実務に沿った形式のテンプレートです。
交通費精算書のテンプレート（エクセル）｜今すぐ使える無料ダウンロード | Windowsパソコン初心者ナビ
経理プラス
経費精算システムを提供する株式会社ラクスは、同社が運営する経理担当者向けの情報サイト「経理プラス」上で、経費精算書のテンプレートを公開しています。
基本的な項目が用意されているため、様々なケースで使いやすいテンプレートです。
交通費精算書とは
一般的に従業員が立替えた経費を精算をする際は、経費精算書を領収書などの証憑書類と共に提出し精算対応をします。しかし営業活動などの際に発生する、少額の電車賃などは領収書の提出を不要としている企業もあります。
そのような企業では、少額の交通費を申請する際に日付、金額、乗車区間などを記載した「交通費精算書」と呼ばれる書類を提出することで、精算対応をします。企業や税務署はこの交通費精算書を元に、会社の規定に沿って適切な交通手段・区間で利用されたかを確認しています。
消費税法では「支払額が30,000円未満の場合」「支払額が30,000円以上であっても、やむを得ない理由がある場合など」について、その旨を帳簿へ記入していれば、領収書の保存を求めていません。営業活動などによって生じる交通費は、領収書の取得に手間と時間を要し、申請する数も多いため、多くの企業では領収書ではなく経費精算書を利用しています。
ケース別の交通費精算書
多くの企業の交通費精算書は、公共交通機関とそれ以外の交通機関を利用したケースで、記入する項目が異なっています。ここではそれぞれのケースごとの記入項目の例とポイントを解説します。
公共交通機関を使った場合
項目
- 日付
- 目的地（会社名など）
- 出発地、到着地（駅名など）
- 目的
- 金額
- 利用した交通機関名
公共交通機関を利用した場合のポイント
公共交通機関を利用した際は、
- なんのために交通機関を利用したのか
- その金額が本当に正しいのか
の2点をを明確にしましょう。
また、新幹線や飛行機などの料金が高額な交通機関を利用した場合は、領収書の提出を求めてください。特に30,000円以上の交通費が生じる場合には必ず領収書を提出するよう注意しなければなりません。
社用車やレンタカーなど公共交通機関以外を使った場合
項目
- 日付
- 目的地
- 出発地、到着地
- 目的
- 金額
- 運転者
- 費用
- 使用したレンタカー会社名
- 高速道路の使用の有無
- ガソリン代の金額
公共交通機関以外を使った場合の注意点
社用車やレンタカーなどを利用した際の交通費精算書では、公共交通機関の際に利用する項目と、追加で運転者や使用したレンタカー会社名、高速道路の使用有無、ガソリン代金を記入する項目を用意します。
領収書を取得しておくと確認がよりスムーズになるでしょう。
交通費精算をスムーズにするためのポイント
頻繁に発生する交通費清算。少しでも間違えてしまうと、再度交通費精算書を作成しなければならなくなり、時間がかかってしまいます。
ここでは、交通費精算をスムーズに進めるためのポイントを紹介します。
回数券を支給する
特定の目的地への訪問が続くことが事前に判明しているのであれば、回数券を支給することで、処理する精算の回数や経路や金額を確認する手間を減らせます。
交通系ICカードの利用履歴を利用する
交通系ICカードには乗車駅と降車駅の情報が記録されるため、その情報を取り込むことで交通費精算の際に経路を検索し確認する業務を削減できます。
ICカードの記録を照会する方法は主に2つあります。1つは駅の券売機で履歴印字をする方法と、もう1つは専用の端末やアプリを利用する方法です。ICカードを利用する社員数が多い場合は、専用の端末やアプリを用意した方が良いでしょう。
金額の計算を自動化して計算ミスをなくす
複数の項目を同時に精算する場合は、一つひとつの金額だけでなく、合計金額が間違っていないか確認しなければなりません。表計算ソフトなどを使って交通費精算書を作成することで、金額の計算を自動化し、計算ミスを減らせます。
経費精算システムを利用する
経費精算システムには、交通系ICカードのデータを自動で取り込む機能や、経路検索の機能など、交通費精算をスムーズに処理するための機能があり、経理担当者の業務をより効率化できます。
また交通費精算に特化した経費精算システムもあり、経費精算全てをシステム化する必要がない企業であっても、社内の状況に合わせてシステムを導入できるのではないでしょうか。
交通費精算の手間が省けるおすすめサービス
TOKIUM経費精算
TOKIUM経費精算は、経費精算の申請から承認までを、パソコンだけでなくスマートフォンからでも完結できる経費精算システムです。
乗り換え案内機能が内蔵されているため、駅を入力するだけで運賃が自動で計算され、交通系ICカード履歴の取り込み機能により、プライベートでの利用分や定期区間の運賃は自動で控除され計算されます。経理担当者の確認業務だけでなく、従業員の申請業務やミスを削減できます。
ハーモス経費
ハーモス経費は、経費の申請から承認、支払い処理までを、企業の運用に合ったフローで一元化できるシステムです。交通系ICカードの読み取りや乗換案内サービスとの連携に加え、ガソリン単価の自動計算やタクシー代の精算機能など、様々な交通費の精算に対応できるため、経理担当者の業務をより効率化できるでしょう。
クラウド型とオンプレミス型のどちらにも対応しており、クラウド型であっても要望に応じたカスタマイズが可能です。
MFクラウド経費
MFクラウド経費は、経費申請や領収書のチェックなど経費精算にかかっていた作業を自動化できるサービスです。
交通系ICカードの読み取りや、経路検索機能に加えて、自動車燃料費の自動計算機能を兼ね備えています。出光カードやEneosカードのようなガソリンカードを自動で連携できるため、より一元化された交通費精算が可能です。
楽楽精算
楽々精算は、お金に関わる全ての処理を一元管理できるクラウド型の経費精算システムです。
交通系ICカードの読み取りや、経路検索機能、タクシー代・ガソリン代の精算など、交通費精算をスムーズにするための機能が揃っています。
らくらく旅費経費
らくらく旅費経費は交通費精算に特化した経費精算システムです。交通系ICカードの取り込みや経路案内サービスとの連携など、交通費精算に必要な機能が揃っています。
交通費精算に特化しているため、料金が比較的安価なサービスです。「らくらくBOSS」シリーズのサービスと連携をすることで日々の業務をより効率化できます。
スムーズな運用のための体制づくり
交通費を精算する際は、利用した交通手段によって必要な記入項目や領収書の有無が異なります。社内のルールや仕組みを整理して、抜け漏れのないスムーズな精算体制をつくりましょう。
