【効率化】TOKIUMの3サービス紹介：経費精算、インボイス、契約管理の新たなスタンダード

現代のビジネス環境は変化が激しく、リモートワークの普及も進んでいるため、昔ながらの紙や手作業の管理方法では、企業の成長や効率化のニーズに応えにくくなっています。そこで、業務をデジタル化して効率化を図る企業が増えています。

経費精算や請求書管理、契約管理といった重要な業務は、多くの手間やミスが発生しやすく、効率化が特に求められています。本記事では、これらの業務を効率化するための「TOKIUM経費精算」「TOKIUMインボイス」「TOKIUM契約管理」について、それぞれの特徴やメリットをわかりやすく紹介します。

目次

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株式会社TOKIUMとは？

企業概要

• 会社名：株式会社TOKIUM
• 設立年：2012年
• 本社所在地：東京都中央区銀座6丁目18-2 野村不動産銀座ビル12階
• 事業内容：請求書受領・経費精算・文書管理などの業務を効率化し、電子データとして一元管理できるサービスを提供

市場背景とニーズへの対応

株式会社TOKIUMは、2012年の創業以来、法人・個人の支出管理に特化したサービスを提供し、経理業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進してきました。支出管理クラウド「TOKIUM」シリーズは、経費精算や請求書受領、文書管理などの機能を備え、企業の経理業務を効率化し、完全なペーパーレス化を実現します。

近年、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正により、企業は迅速な対応が求められています。TOKIUMはこれらの法制度に対応したサービスを提供し、経理担当者の負担を軽減しています。 また、「未来へつながる時を生む」という志を掲げ、最適なテクノロジーと自由な発想、行動力で人と事業の加速を目指しています。

さらに、自社オペレーターによる精緻なデータ化や紙の請求書原本の代行受領、領収書・請求書の保管代行など、経理現場の手作業を削減するサービスを提供しています。専任のコンサルタントがシステムの運用開始までサポートし、社内からの質問対応や取引先への案内も行うことで、システム導入のハードルを低くしています。

これらの取り組みにより、TOKIUMは企業の経理業務の効率化と法制度対応を支援し、業務プロセスの最適化と生産性向上に貢献しています。

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TOKIUMの３つのサービスを紹介

TOKIUMの3つのサービスをご紹介します。「TOKIUM経費精算」「TOKIUMインボイス」「TOKIUM契約管理」は、企業の支出管理におけるさまざまなニーズに応えるために設計されたサービスです。この記事では、それぞれのサービスの概要や特徴、導入事例・実績、料金について詳しく解説します。また、経費精算やインボイス（請求書）管理、契約管理が企業にとってなぜ重要なのか、その意味や役割についても触れていきます。

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経費精算とは？

経費精算とは、従業員が業務のために一時的に支払った費用を、会社が後から払い戻す手続きのことを指します。業務上の必要経費には、営業先への交通費、出張時の宿泊費、日々の業務で使う消耗品の購入費、取引先との会食や接待にかかる費用などが含まれます。多くの場合、経費は業務の進行中に発生し、事前に正確な金額を予測するのが難しいため、従業員がまず自分で支払い、後に会社へ精算を申請する形が一般的です。この申請には、必要経費であることを証明するために領収書や経費精算書などの書類が必要とされます。こうした手続きを通じて、会社が業務活動に関連する費用を適切に補填し、従業員が業務に専念できるようサポートしています。
次に、経費精算の種類について詳しくご紹介します。

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経費精算の種類

経費精算には大きく3つの種類があり、それぞれの用途や処理方法が異なります。代表的なものとして、「小口精算」「仮払精算」「旅費精算」があります。

小口精算

小口精算は、日常的な業務において発生する少額の支出を処理するための精算方法です。消耗品や備品の購入、軽微な交際費などの費用がこれにあたります。一般的に少額で頻繁に発生する支出であるため、従業員が立て替えた後にまとめて申請し、精算を行います。

仮払精算

仮払精算は、事前に経費が発生することが見込まれる場合に、概算の金額を会社から仮に受け取り、その後に実際にかかった費用と合わせて精算する方法です。例えば、出張やプロジェクトのために大きな金額が必要になる場合に、従業員が一時的に立て替える負担を軽減するために利用されます。仮払いを受けた後、実際に発生した経費を精算し、過不足を調整します。

旅費精算

旅費精算は、出張や外出業務に伴って発生する交通費や宿泊費などを精算するための方法です。営業先への訪問や遠方の会議参加など、業務に必要な移動や宿泊が必要な場合に適用されます。これには交通費、宿泊費、日当などが含まれ、業務内容に応じて必要経費として精算されます。

経費精算における課題

経費精算は企業にとって必要不可欠ですが、その運用には多くの課題が伴います。経費精算をスムーズに行うためには、こうした課題を正確に把握し、適切に対処することが重要です。ここでは、経費精算において特に問題となりやすい点を一つずつ詳しく説明します。

①手作業によるミス

経費精算では、経費申請や領収書の内容確認、金額の入力など、多くの作業が手作業で行われることが一般的です。こうしたプロセスでは、入力ミスや計算ミスが発生しやすく、これが原因で余分な修正作業や再計算が必要になることもあります。特に領収書が多くなると、ミスの発生率が増え、経理担当者の負担が増加し、作業効率も低下します。こうしたミスが重なると、会社全体の業務効率にも悪影響を及ぼしかねません。

②申請書類の不備

経費精算では、申請書類や領収書の添付が必要ですが、記入漏れや必要書類の添付忘れなどの不備が発生することも多くあります。このような不備があると、経理担当者が申請内容を確認し、差し戻しや再提出を依頼する必要が生じます。結果として、確認作業に余計な手間がかかり、経理担当者の負担が増えるだけでなく、経費精算全体の進行が遅れてしまいます。これにより、迅速な経費精算が難しくなる場合があります。

③経費精算フローの複雑さ

経費精算のフローが複雑な場合、確認作業や記録作業など多岐にわたるプロセスが重なり、手間と時間がかかります。特に複数の承認が必要な場合や、特定のルールに基づくチェックが求められる企業では、経理担当者が複雑なフローを管理しなければならず、作業負荷が大きくなります。こうした状況では、申請者もフローの煩雑さに不便を感じ、申請が遅れることもあるため、全体的に業務がスムーズに進まなくなるリスクが高まります。

経費精算システムを活用するメリット

これらの課題を解決し、よりスムーズで効率的な経費精算を実現するために効果的なのが「経費精算システム」の活用です。経費精算システムを導入することで、業務の効率化や正確性の向上が図られ、経理担当者や申請者の負担が大幅に軽減されます。以下に、経費精算システムを活用する具体的なメリットをご紹介します。

①手作業によるミスの削減と業務効率の向上

経費精算システムを使えば、自動的に入力が完了するものが多く、手作業での入力ミスが大幅に減少します。さらに、経費項目に応じた自動仕訳が可能なものも多く、申請データの確認や集計が効率化され、申請から承認、支払いまでのフローがスムーズに進むようになります。結果として、担当者の手間が減り、正確で迅速な処理が可能となります。

②不備の防止と確認作業の簡略化

システムにより、申請内容や添付書類の不備を自動的に検知できるため、申請書類の記入漏れや書類の添付忘れを防ぐことができます。これにより、差し戻しや再提出の手間が削減され、経理担当者が行う確認作業も簡素化されます。特に、テレワークや外出先からも電子化された申請・承認が行えるため、フレキシブルな経費精算が可能です。

③フローの簡略化と承認作業の迅速化

経費精算システムでは、複雑になりがちな承認フローが自動化され、誰がいつ承認したのかをシステム上で確認できます。システムを通じてリアルタイムで申請や承認が行えるため、申請の進捗確認も容易で、担当者は迅速に対応が可能です。これにより、フロー全体が簡潔になり、業務の遅延が減少します。

④不正防止機能で企業のリスク管理を強化

経費精算システムには、不正申請の防止機能が備わっており、異常検知などにより、不正申請があっても即時にチェックされます。これにより、不正な経費が支払われるリスクが軽減され、企業全体の透明性と信頼性が向上します。

これらを確実かつ簡単に実現するためには、信頼できるシステムの導入が重要です。そこで、おすすめしたいのが「TOKIUM経費精算」です。

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TOKIUM経費精算

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インボイスとは？

インボイスとは、「適格請求書」のことを指し、消費税の仕入税額控除を行うための要件を満たした請求書です。この請求書には、発行事業者の登録番号、適用税率（8%や10%）ごとの消費税額など、複数税率に対応するための詳細な情報が含まれます。インボイスを受け取る側は、インボイスに記載された内容を保存することで、消費税の仕入税額控除が認められるようになっています。つまり、インボイスは取引先間で正確な税率・税額を確認するための重要な役割を果たしており、税務上の信頼性を確保する手段でもあります。

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インボイス制度とは？

インボイス制度とは、2023年10月に導入された新しい消費税の仕組みで、正確な税額計算を行い、複数の税率を適切に管理するための制度です。この制度のもと、適格請求書（インボイス）が必要とされ、課税事業者はこのインボイスを受け取ることで、仕入税額控除を受けられるようになります。インボイス制度の目的には、消費税の※「益税」問題の解消も含まれており、これによって税額の透明性と正確な納税が促進されます。
※益税とは、本来納税されるべき消費税が免税事業者に支払われたまま、適切に納税されず事業者の利益となってしまうこと

適格請求書と従来の請求書の主な違い

適格請求書（インボイス）と従来の請求書の違いを、わかりやすくまとめます。

記載項目の違い

従来の請求書には、事業者名、取引日、取引内容、総額の記載があれば問題ありませんでしたが、適格請求書ではこれに加えて、以下の項目が新たに求められます。

• 発行事業者の登録番号
• 税率ごとの金額と税率
• 税率ごとに区分した消費税額

これらの項目により、消費税率が異なる商品（8％と10％）の金額や税額が正確に記載されるため、税額計算が明確になります。

発行・受領の要件

従来の請求書は誰でも発行でき、特別な登録や条件は不要でしたが、適格請求書は「適格請求書発行事業者」のみ発行可能です。これにより、税務上の信頼性が確保されます。

仕入税額控除への影響

適格請求書がなければ、企業は仕入税額控除を受けることができません。従来は、請求書の形式に関係なく仕入税額控除が認められていましたが、インボイス制度では適格請求書が必須となります。

インボイス（適格請求書）システムを活用するメリット

インボイス（適格請求書）システムを導入することで、企業はインボイス制度に対応しながら業務効率や正確性を高めることができます。以下に、インボイスシステムを活用する主なメリットをご紹介します。

①業務の効率化

インボイス制度では、適格請求書に記載する項目が増え、記載内容の正確な管理が求められます。手作業で管理する場合、請求書ごとにレイアウトの変更や記載漏れの確認作業が必要となり、負担が大きくなりがちです。インボイスシステムを導入すれば、請求書の発行・受領や電子保存が自動化され、作業の負担が軽減されます。これにより、経理担当者はより重要な業務に集中でき、企業全体の生産性向上につながります。

②ミスの削減と正確性の向上

インボイスシステムを利用することで、記載内容の自動チェックや税率の自動計算が可能となり、手入力によるミスが大幅に減少します。システムによる確認機能があるため、適格請求書の発行や保存においてもミスが少なくなり、税務申告時の正確性が向上します。これにより、取引先からの信頼も向上し、経理担当者の精神的な負担も軽減されます。

③法改正への柔軟な対応

インボイス制度の規定や税法は将来的に変更される可能性があり、そのたびに請求書のフォーマットや記載内容を手作業で修正するのは大きな手間です。インボイスシステムを導入しておけば、法改正に合わせてシステムが自動でアップデートされるため、ユーザー側で複雑な対応をする必要がありません。これにより、最新の法規に準拠した適切な処理が維持でき、安心して経費管理を行えます。

④請求書データの一元管理と検索の効率化

インボイスシステムは、請求書データを一元的に保存・管理するため、各請求書の情報をすばやく検索・参照できます。紙ベースでの管理では、膨大な請求書の中から必要な情報を探すのに時間がかかりますが、システムであれば瞬時に検索が可能です。これにより、経理業務の効率が向上し、データ管理の正確性も保たれます。

これらを確実かつ簡単に実現するためには、信頼できるシステムの導入が重要です。そこで、おすすめしたいのが「TOKIUMインボイス」です。

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TOKIUMインボイス

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契約管理とは？

契約管理とは、企業が取引先との契約書やその内容を一元的に管理し、契約内容や有効期限、更新時期などの情報を的確に把握できるようにすることです。契約管理は主に「契約書の管理」と「契約内容の管理」に分けられます。

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契約書の管理

見積書や注文書を含む契約書類を適切な場所に保管し、必要なときに迅速に参照できるようにすることです。契約書は法務や営業など複数の部署が関わるため、バラバラに管理すると散逸しやすくなり、いざというときに契約書が見つからず、契約更新の際に混乱が生じることがあります。そのため、一元管理が重要です。

契約内容の管理

契約に定められた有効期限や更新時期、違約金などの重要事項を把握し、契約が適切に履行されるよう管理することです。期限が来ると自動で更新される契約や、解除が必要な契約もあるため、更新漏れや意図しない自動更新を防ぐことが重要です。

このように契約管理を徹底することで、契約書の所在を明確にし、必要に応じて迅速に確認できるだけでなく、ガバナンスやコンプライアンスの強化にもつながります。また、適切な契約管理により、企業は契約のリスクを軽減し、効率的な業務運営が可能となります。

契約管理における課題

契約管理には、効率的に運用するために解決すべきいくつかの課題があります。以下は、契約管理においてよく直面する主な課題です。

①契約書の管理とアクセスの制約

多くの企業では、契約書が紙で保管されている場合があり、膨大な数の契約書類を整理し管理することが困難です。複数の部署が契約書にアクセスする必要があるため、どこにどの契約書が保管されているかを把握しにくく、特に期限が迫る契約の確認や更新が迅速に行えない場合があります。また、アクセス権の制御も課題であり、関係者以外の閲覧や不正な持ち出しを防ぐために、適切な管理体制が求められます。

②情報共有とセキュリティの確保

契約書は営業や法務、総務など複数の部門が関わるため、関係部署間での円滑な情報共有が重要です。しかし、契約書を各部署で個別に管理すると、更新や内容変更があるたびに最新情報を各部門に反映させる手間が発生し、最新の情報を共有することが難しくなります。さらに、情報共有を進める上で、機密情報を安全に保つためのアクセス制御やセキュリティ対策も課題になります。

③契約の検索性と一元管理の難しさ

契約管理において、必要な契約情報に迅速にアクセスできる検索性の確保は重要ですが、紙の契約書やデジタル化されたデータでも適切に整理されていないと、特定の契約を探すのに時間がかかることがあります。加えて、関連書類や顧客とのやり取りを一元的に管理する方法が整っていない場合、データが分散しやすく、業務の効率が低下する原因になります。

④契約期間・更新の管理

契約にはそれぞれ異なる有効期限や更新時期があり、更新手続きが必要なものもあれば、自動更新されるものもあります。担当者がこれらの情報を一元的に管理していないと、更新時期の抜け漏れが発生し、意図しない自動更新や契約解除のリスクが生じる可能性があります。期限管理をシステムで一括して行う体制が整っていない場合、このような抜け漏れが頻発しやすくなります。

契約管理システムを活用するメリット

これらの課題を解決し、よりスムーズで効率的な契約管理を実現するために効果的なのが「契約管理システム」の活用です。契約管理システムを導入することで、業務の効率化や正確性の向上が図られ、契約担当者や関係部署の負担が大幅に軽減されます。以下に、契約管理システムを活用する具体的なメリットをご紹介します。

①契約書の一元管理と検索の効率化

契約管理システムは、すべての契約書や関連書類をデジタルデータとして一元的に管理することができます。これにより、必要な契約書を簡単に検索・参照できるため、契約書を探し回る手間が省け、業務が効率化されます。また、紙の契約書が不要になるため、保管スペースや管理コストの削減にもつながります。

②有効期限・更新管理の自動化

契約管理システムでは、契約の有効期限や更新時期が近づくと、自動的に通知が送信される機能があるため、更新漏れや不要な自動更新を防止できます。このようなアラート機能によって、期限管理が徹底され、契約更新のタイミングを見逃すリスクが軽減されます。

③セキュリティの強化とアクセス制御

契約管理システムは、ユーザーごとにアクセス権限を設定できるため、特定の人だけが契約情報にアクセスできるように管理できます。機密性の高い契約書についても、セキュリティ機能により、不正アクセスや情報漏洩のリスクが低減されます。システム内での管理により、紙媒体での管理よりも情報の安全性が確保されます。

④部門間でのスムーズな情報共有

システム上で契約書を共有することで、営業や法務、総務など複数の部門がリアルタイムで最新の契約情報を確認でき、部門間での情報共有がスムーズになります。これにより、契約の変更や更新情報が即座に反映されるため、組織全体で一貫性のある情報管理が実現します。

⑤コスト削減

紙の契約書を電子化しシステムで管理することで、印刷や郵送にかかるコストが削減されます。また、物理的な保管スペースや管理作業にかかる時間も削減されるため、結果として管理コストの大幅な削減が期待できます。

これらを効率的かつ確実に実施するためには、信頼性の高いシステムの導入が欠かせません。そこで、おすすめしたいのが「TOKIUM契約管理」です。

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TOKIUM契約管理

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TOKIUM経費精算とTOKIUMインボイスの併用メリット

TOKIUM経費精算とインボイスを併用すれば、経費精算から請求書管理まで1つのシステムで完結します。業務効率や正確性の向上、法対応の一元化が可能となり、さらなる業務改善が期待できます。具体的なメリットをご提案します。

①操作性の向上：共通のインターフェース

TOKIUM経費精算とインボイスは、同じデザインや操作方法を採用しており、1つのログイン情報でどちらのシステムも利用できます。この一貫性により、初めて使う人でも直感的に操作でき、システム導入時の研修も簡単です。また、経費精算の画面から直接インボイス機能にアクセスできるので、作業の流れがスムーズになります。

②データ管理が効率化：情報の共通化

両システムで従業員やプロジェクト情報を共有することが可能なため、データを個別に管理する手間が省けます。一度の更新で全てが反映されるため、データ管理の時間を大幅に削減でき、業務全体の効率化につながります。

③証拠書類の一元管理で監査も安心

領収書や請求書、税務関連の書類を一元的に管理できるため、監査の際に必要な書類をすぐに見つけられます。経費精算から支払い管理までを1つのシステム上で完結できるので、作業が整理され、全体の流れも把握しやすくなります。

④初期設定が簡単：すぐに利用可能

既にTOKIUM経費精算を利用している場合、インボイス機能を追加する際の設定は非常にk簡単です。既存データを活用してすぐに運用を開始できるため、新しいシステムの導入準備にかかる手間が最小限で済みます。

⑤法規対応を1つにまとめる

経費精算と請求書管理に必要な電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が、1つのシステムで一元化できます。複数のシステムを使い分ける必要がなくなるため、作業の効率化とコスト削減を同時に実現できます。

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まとめ

TOKIUMが提供する「TOKIUM経費精算」「TOKIUMインボイス」「TOKIUM契約管理」は、企業の支出管理における課題を解決し、効率化とコスト削減を可能にする強力なツールです。これらのサービスは、デジタル化が進む現代のビジネス環境において欠かせない存在となり、企業の競争力を大きく向上させるでしょう。ぜひTOKIUMのサービスを活用し、業務のさらなる最適化を目指しましょう！