TOKIUM契約管理

電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで、締結済みの契約書管理に特化！
紙の契約書はTOKIUMに郵送するだけでTOKIUMが契約書のスキャンを代行し、AIにより自動でデータ化されます。

こんなお悩みありませんか？

• 紙の契約書の場合、スキャンが大変…
• Excelや管理システムなどへ契約書の情報入力が面倒
• 契約の更新時期を適切に管理できているか不安！
• 契約書の保管スペースが無くなってきた

そのお悩みTOKIUM契約管理で解決できます！

TOKIUM契約管理で一元管理！

• TOKIUMに送るだけで、契約書を全ページ非破壊でスキャンを代行
• PDFの契約書はTOKIUM指定のアドレスにメールを転送するだけでデータ化開始

手作業での作業が不要に！

• 契約書の全文をAIが自動データ化
• 契約管理に必要な取引先名や契約期間、自動更新の有無等を自動抽出

更新期限の見落としを防止！

• 契約書の更新チェックが必要な契約書を、毎月メールで自動通知

紙の書類の管理が一切不要！

• 紙で送られてきた契約書はデータ化後、TOKIUMで保管
• いつでも1件単位で返却可能

主な機能

契約書を非破壊でスキャンし、紙原本の保管も代行

TOKIUMがあらゆる契約書のスキャンを代行。ホチキス留めを外したり、製本を剝がさず、お預かりした状態のままスキャンを実施します。さらにスキャン後の紙原本は契約期間中ずっと保管を代行。必要に応じていつでも1件単位でご返却いたします。

取引先情報のデータクレンジング・名寄せ

約540万社の企業情報データベースをマスタデータとし、取引先名や住所などの公開情報は最新の状態に自動更新されます。さらに、取引先マスタの情報を自動で名寄せするため重複データを発生させず、メンテナンスの工数を削減します。

AIが契約書の管理台帳を自動作成

AIが取引先名や契約期間、自動更新の有無等の契約内容を自動で読み取り契約管理に必要な項目を自動抽出。日本語だけでなく、他の言語にも対応可能です。

AIがカスタム項目を自動データ化

TOKIUMが用意する標準の管理項目に加え、お客様が任意で項目を追加可能。さらに、お客様が任意で追加したカスタム項目も契約内容からAIが自動抽出が可能です。

関連する契約書やその他書類を紐づけて管理

契約書だけでなく、契約書以外の関連する書類を紐づけることが可能です。それぞれのファイルを検索する手間を削減し、契約管理に必要な情報をより簡単に管理できます。

フォルダごとに、ユーザー単位での権限設定

契約書を管理するためのフォルダを任意で作成可能。契約書の閲覧や編集権限はフォルダごとに設定が可能です。

TOKIUMが選ばれる５つの理由

全文で欲しい情報がすぐに見つかる

契約書を全文データ化しているため、TOKIUMが指定する管理項目以外の情報も条文内の任意のキーワードで直接検索が可能です。さらに、検索フィルターを使って検索対象を絞り込むこともできます。

更新時期を逃さないアラート機能搭載

AIが契約更新の時期を自動計算し、契約更新時期が近い契約書をメールでアラートを送信するため、更新期限の直前に慌てることなく、余裕を持って契約更新の準備に取り掛かることが可能です。

最新の取引先情報が重複なく管理可能

540万件以上の企業情報データベースをマスターデータとした事業所単位の高精度なクレンジング・名寄せが実現可能なため、取引先ごとにどんな契約が存在する（または過去に存在した）のかを重複なく管理することが可能です。

マスタ共通化でメンテナンスの手間を削減

TOKIUMの複数製品で従業員などのマスタ情報を共通利用可能なため、複数社のサービス利用時の手間と比べ、当社の製品群で一括管理することで、マスタ情報のメンテナンスが劇的に簡単になり、管理の手間が削減されます。

安心のセキュリティ体制

契約書は国内で保管しています。スキャンするオペレーターとは個別に秘密保持契約を締結。ISMS認証やPマークを取得※しており、万全の体制を整えています。

※情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の第三者認証基準である国内規格「JIS Q 27001:2014（ISO/IEC 27001:2013）」の認証を取得済みです。（認証機関：SGSジャパン株式会社）認証登録番号：JP18/080504登録範囲：ソフトウェアの開発及び運用