【最新】クラウドPBXの基本から選び方まで徹底解説！今注目の『トビラフォン Cloud』とは？
クラウドPBXは、企業の電話業務を効率化し、コスト削減やリモートワーク対応を可能にする注目のシステムですが、初めて検討する方にはわかりにくい点も多いかもしれません。
この記事では、クラウドPBXの基本から選び方、導入のメリットまでを初心者にも分かりやすく解説します。さらに、業務効率化に最適なクラウドPBX「トビラフォン Cloud」の特徴や活用方法についてもご紹介します。クラウドPBXの全貌を理解し、資料ダウンロードを通じて自社に合ったソリューションを見つけましょう！
資料ダウンロード(無料)
目次
目次（クリックでジャンプします）
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、従来オフィス内に設置されていた電話交換機（Private Branch Exchange）の機能をクラウド上に移行し、インターネットを介して利用可能にした電話システムです。PBX(Private Branch eXchange)は企業内の通話管理を担う中枢機器であり、内線通話や外線接続、転送機能などを提供します。従来はオフィス内に物理的な装置を設置し、電話回線を利用して運用されていましたが、クラウドPBXではこうした機能をクラウド上に構築するため、物理機器の設置が不要になり、より柔軟な運用が可能になります。例えば、クラウドPBXを利用すれば、インターネット回線さえあればオフィス外でも内線通話や外線の発着信が可能になります。テレワークや外出先でも、スマートフォンやPCを通じてオフィスの電話番号で通話ができるため、働く場所に縛られることがなくなります。また、物理的なPBXの設置やメンテナンスが不要になることで、初期導入コストや運用コストを削減できるのも大きなメリットです。このように、クラウドPBXは柔軟な働き方を支援し、効率的な電話環境を低コストで実現するためのシステムとして注目されています。
普及した背景
クラウドPBXが普及した背景には、働き方の変化や技術の進化、コスト削減のニーズが大きく影響しています。テレワークの普及により、従来のオフィス固定電話では対応が難しくなり、どこからでも使えるクラウドPBXが注目されました。また、物理的な機器が不要なため初期費用や運用コストを削減できる点も企業にとって魅力です。さらに、DX（デジタル・トランスフォーメーション）の推進により、クラウドPBXが他の業務システムと連携しやすくなり、業務効率化にも貢献しています。加えて、2024年1月にNTTのアナログ回線廃止が進む中、クラウドPBXへの移行が選択肢として広がりました。これらの要因が重なり、便利でコストパフォーマンスに優れたクラウドPBXの導入が加速しています。
クラウドPBXの主な機能
クラウドPBXの仕組みや普及の背景を踏まえたうえで、次にその具体的な機能を見ていきましょう。クラウドPBXがどのような便利な機能を提供しているのかを簡単にご紹介します。
異なる場所やデバイスの接続
クラウドPBXでは、インターネットを介してオフィス間や異なる地域の電話機を接続することが可能です。これにより、東京本社と地方営業所間で内線通話を利用できるようになります。また、スマートフォンやタブレット、PCを接続することで、従来の電話機に縛られない柔軟な通信環境が実現します。例えば、スマホをビジネスフォンとして利用し、会社代表番号での発信や内線通話が可能です。
電話帳の共有とセキュリティ
クラウドPBXでは、システム全体で共有される電話帳機能を活用できます。これにより、どのデバイスからでも取引先や顧客の連絡先を迅速に確認できます。また、ログインが必要なため、スマートフォンの紛失時でも情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
通話管理機能
・保留と転送
顧客対応中に通話を一時保留し、他の社員に電話を引き継ぐことが可能です。特にパーク保留を利用すれば、別の電話機で通話を再開できるため、離れた拠点間でもスムーズに引き継ぐことができます。
・通話録音
通話内容や相手の番号、時間を自動で録音し保存します。トラブル防止や業務効率化、さらには研修での利用など、多方面で役立ちます。
自動応答と効率化機能
・IVR（自動音声応答）
顧客からの電話に対して自動音声で応答し、問い合わせ内容に応じて適切な部署や担当者に取り次ぐことができます。これにより、応対の効率化が図れます。
・ACD（着信分配機能）
着信の順番や対応可能なオペレーターへの割り振りを自動で行う機能です。応答遅れや不均等な負担を防ぎます。
CRM連携と顧客情報表示（CTI機能）
CTI（Computer Telephony Integration）機能を活用すると、電話やFAXとコンピュータシステムを統合し、より高度な電話応対が可能になります。着信時に自動で顧客の情報が画面に表示されるため、オペレーターは過去の問い合わせ履歴や購入履歴を即座に確認できます。これにより、迅速かつ個別化された対応が可能となり、顧客満足度の向上につながります。さらに、CRMシステムと連携することで、顧客情報をワンクリックでアクセスでき、必要に応じてスムーズに電話発信も行えます。これにより、無駄なやり取りや情報の見落としを防ぎ、業務効率が大幅にアップします。
CTI機能は、コンタクトセンターやコールセンターなど、顧客対応が重要な業務で特に効果を発揮します。電話番号に紐づいた顧客情報を瞬時に表示する仕組みを持つため、オペレーターの負担軽減やサービス品質の向上に大きく貢献します。また、情報の一元管理が可能になることで、社内のナレッジマネジメントや情報共有も促進されます。
関連記事はこちら：
FAX受信をインターネット上で簡単に。「e-受信FAXサービス」の特徴とは？【インタビュー】
【徹底比較】インターネットFAX12選【2024年最新】
高度な自動化機能
最近では、生成AIとの連携が進んでおり、自動応答や自動転送、顧客対応の要約・分析など、より高度な機能が利用可能になっています。これにより、業務負担を減らしながら、顧客体験の向上を図ることができます。
クラウドPBXのメリット・デメリット
クラウドPBXは、便利な機能が多くコスト削減や業務効率化につながる一方で、注意すべき点もいくつかあります。導入を検討する際は、メリットとデメリットをしっかり理解し、自社に合うかどうかを見極めることが大切です。以下では、クラウドPBXの主なメリットとデメリットを詳しく解説します。
メリット1：場所を問わず電話業務が可能
クラウドPBXを使えば、オフィスにいなくても会社番号での電話が可能です。スマホやPC、タブレットをビジネスフォンとして利用できるため、外出先や自宅、カフェなど、インターネットさえあればどこからでも電話対応ができます。例えば、取引先からオフィスにかかってきた電話を、外出中の担当者に直接取り次ぐことが可能です。従来のように一度電話を切って担当者に連絡し、折り返してもらうといった手間が省けるため、顧客を待たせることなくスムーズな対応ができます。これにより、業務効率が上がり、顧客満足度も向上します。
メリット2：コスト削減
クラウドPBXは初期費用が抑えられます。従来の電話システムでは、電話機や配線工事、専用のPBX装置の設置が必要でしたが、クラウドPBXではこれらが不要です。また、社員間の通話が内線扱いになるため、オフィス間や離れた拠点間の通話料が無料になります。さらに、スマートフォンやPCを活用することで法人携帯が不要になり、端末費用も削減可能です。日々の通信費を抑えつつ、初期費用も安く導入できるため、特にコスト意識の高い企業にとって大きなメリットとなります。
メリット3：柔軟に拡張・変更が可能で業務効率も向上
クラウドPBXは、事業の成長や環境の変化に柔軟に対応できるシステムです。社員の増減に応じて簡単にユーザーを追加・削除できるため、拠点の拡張や一時的な増設にもスムーズに対応できます。オフィスの移転やレイアウト変更が必要な場合でも、配線工事や専門業者への依頼が不要なため、時間とコストを節約できます。これにより、企業は変化するビジネス環境にも柔軟に適応することが可能です。
メリット4：災害時や緊急時でも安心
クラウドPBXは、災害時や緊急時でも業務を継続できます。オフィスが使えなくなった場合でも、スマホやタブレットを使って会社の電話番号で発着信ができるため、事業の継続性が保たれます。BCP（事業継続計画）対策としても有効で、自然災害や予期せぬトラブルが発生した際に備えることができます。
メリット5：メンテナンスが不要
クラウドPBXはクラウド上に構築されているため、物理的なPBX装置が不要です。これにより、機器の老朽化や保守作業、破損による交換などの手間が一切ありません。システムの更新やトラブル対応はクラウドPBXの提供事業者が行うため、運用管理の負担も大幅に軽減されます。
デメリット1：通話品質がネット環境に左右される
クラウドPBXはインターネット回線を利用して通話を行うため、ネット環境が不安定だと通話品質に影響が出ることがあります。例えば、音声が途切れたり、ノイズが入ったり、聞き取りづらくなるケースが考えられます。
対策：オフィスのインターネット回線を見直し、安定した通信環境を整えることが重要です。特に帯域が確保されている回線を使用することで、音質の問題を防ぐことができます。
関連記事はこちら：
法人向け無線LANは家庭向けとは全く違う!社内のアクセスポイント構築をプロに任せるべき本当の理由。
デメリット2：緊急通報が利用できない場合がある
クラウドPBXでは、110番（警察）や119番（消防・救急）などの緊急通報サービスに発信できない場合があります。これはクラウドシステムの仕組み上、一般の固定電話とは異なるからです。
対策：緊急時にはスマートフォンや固定電話回線を利用するようにルールを決めておき、最寄りの警察署や消防署の番号を短縮ダイヤルに登録しておくと安心です。
デメリット3：毎月のランニングコストが発生する
クラウドPBXは導入コストを抑えられる一方で、毎月の利用料金が発生します。基本料金に加えて、ユーザー数に応じたライセンス費用や追加機能のオプション料金がかかる場合もあります。想定よりもコストが高くなるケースもあるため注意が必要です。
対策：事前に月額費用やオプション料金を確認し、コストシミュレーションを行うことで、適切な運用が可能になります。
クラウドPBXの選定方法
クラウドPBXを導入する際には、自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。以下のポイントを確認しながら、最適なクラウドPBXを選びましょう。
必要な機能が揃っているか確認する
クラウドPBXには、通話転送、通話録音、自動応答（IVR）などの基本機能に加え、外部システムとの連携や高度な管理機能が備わっている場合があります。導入前に、自社に必要な機能がすべて揃っているかを確認しましょう。
- 基本機能：通話転送、内線通話、ボイスメール
- 追加機能：CRMやSFA連携、通話履歴管理
- 利便性向上機能：スマホアプリ対応、着信振り分け
業務フローに合わせて「必須機能」と「あると便利な機能」をリストアップし、それに合ったサービスを選ぶことがポイントです。
通話品質とネットワーク環境の確認
クラウドPBXの通話品質は、インターネット回線が重要になります。そのため、以下の点を事前にチェックすることが大切です。
- 音声のクリアさ：途切れやノイズがないか、実際に試すことが理想的です。
- 対応回線：光回線や安定したネットワーク環境に対応しているか。
- 外出先での通話：社外やテレワークでも快適に通話ができるか。
無料トライアルやデモを活用して、自社の通信環境でも問題なく使えるかを確認しておくと安心です。
コストと運用のバランス
クラウドPBXの費用は、初期費用と月額費用、オプション料金の組み合わせで決まります。以下の点を考慮して、総合的なコストを見極めましょう。
- 料金プラン：月額固定制か従量課金制か、自社の利用状況に合ったプランを選ぶ。
- オプション費用：追加機能やライセンス費用の有無を確認。
- トータルコスト：短期的な費用だけでなく、長期的な運用コストもシミュレーションする。
「初期費用が安いから」と導入しても、毎月の運用コストが高額になるケースもあるため、事前に詳細な見積もりを取ることが重要です。
サポート体制と導入実績の確認
クラウドPBXはシステム導入後のサポート体制も重要です。トラブル発生時に迅速に対応してもらえるか、以下の点を確認しましょう。
- サポート時間：平日だけでなく、24時間対応が必要か。
- 対応方法：電話、メール、チャットなど、問い合わせ手段が充実しているか。
- 導入実績：自社と同規模・同業種の導入事例があるかを確認し、安心感を得る。
信頼できるサポート体制が整っているサービスを選ぶことで、導入後の運用もスムーズになります。
クラウドPBX導入のプロセス
クラウドPBXの導入は、従来の電話システムと異なるため、「どのように進めればよいか分からない」という方も多いでしょう。ここでは、スムーズにクラウドPBXを導入するための手順を分かりやすく解説します。
1．導入目的の整理と事前準備
まずは、クラウドPBXを導入する目的や期待する効果を明確にしましょう。
例えば、以下のような課題を整理します。
- ・テレワークでもオフィスの電話を使いたい
- ・複数拠点で内線通話を無料化したい
- ・通話コストを削減したい
導入目的を明確にすることで、必要な機能やシステムの要件がはっきりします。
また、事前準備として以下の項目を確認します。
- 利用端末：スマートフォン、タブレット、PCなど業務で利用する端末の選定
- 通信環境：インターネット回線やWi-Fiが安定しているか
- 電話番号：既存の番号を引き継ぐか、新規に取得するか
2．サービスの選定とベンダー問い合わせ
クラウドPBXサービスは、提供ベンダーごとに機能や料金体系が異なります。以下のポイントを基準に最適なサービスを選びましょう。
- ・機能の確認
基本機能（内線通話、転送、録音）に加えて、IVRやCRM連携など必要な機能が揃っているかを確認します。 - ・料金プランの比較
初期費用、月額料金、オプション費用を含め、トータルコストを比較します。従量課金型か固定料金型かも確認が必要です。 - ・通話品質と安定性
導入前にトライアルを実施し、音質や接続の安定性を確認すると安心です。 - ・電話番号の引き継ぎ
既存の電話番号が引き継げるか、番号ポータビリティ対応かどうかも重要です。 - ・サポート体制
導入後のトラブル対応やサポート窓口がしっかりしているベンダーを選びましょう。
サービス選定が終わったら、ベンダーに問い合わせて見積もりを依頼し、最終的なプランを決定します。
3．申し込みと回線・端末の準備
選定したサービスのプランに合意したら、正式に申し込みます。
この際、以下の作業を進めます。
- ・インターネット環境の確認・準備
クラウドPBXはインターネットを利用するため、回線速度や安定性が重要です。不安定な場合は回線の見直しを検討しましょう。 - ・端末の設定・準備
専用アプリをスマホやPCにインストールし、設定情報（IDやパスワード）を入力します。 - ・電話番号の選定・引き継ぎ
既存の番号を引き継ぐ場合は「番号ポータビリティ（LNP）」の手続きを進めます。
※新規番号の場合は、ベンダーが発行する候補番号から選びます。
4．システム構築と動作確認
申し込みが完了したら、システムのセットアップを行います。
クラウドPBXの場合、多くの設定はWeb管理画面上で完結します。具体的な作業は以下の通りです。
- 内線番号や通話設定：部署ごとの内線番号、転送設定などを登録
- 着信フローの設計：自動音声（IVR）や時間外対応の設定
- テスト運用：通話品質や操作性の確認、導入後の課題点を洗い出します。
5. 運用開始とアフターサポート
システムの動作確認が完了したら、クラウドPBXの本格運用を開始します。導入初期は、社員向けの操作説明会や運用ルールの共有を行い、スムーズな運用に繋げましょう。また、運用後に不具合や改善点が発生した場合、サポート窓口が頼りになります。事前にアフターサポートが充実しているベンダーを選んでおくと安心です。
編集部おすすめクラウドPBX「トビラフォン Cloud」
クラウドPBXは数多くのサービスが提供されていますが、その中でも「使いやすさ」「コスト削減」「機能の充実度」において優れたシステムを選ぶことが大切です。
ここでは、注目のクラウドPBXサービス「トビラフォン Cloud」をご紹介します。テレワーク対応や業務効率化に貢献するさまざまな機能が揃い、企業の電話業務に新たな価値をもたらします。どのような特徴があるのか、具体的に見ていきましょう！
トビラフォン Cloud
サービス概要
「トビラフォンCloud」は、クラウドPBXを活用したアプリ型ビジネスフォンサービスです。アプリをインストールするだけで、個人のスマートフォンを社用と私用で使い分けられ、PBX機器や社用携帯が不要になります。インターネット回線を利用してオフィス外でも会社の代表番号で発着信が可能なため、テレワークや外出先でもスムーズな対応ができます。また、通話録音や顧客情報をクラウドで一元管理でき、業務効率化とコスト削減を同時に実現するサービスです。
特徴
- 代表番号で発着信：スマホやPCから会社の代表番号で発着信でき、外出先やテレワーク中でもオフィスと同じ環境で使えます。
- BYOD対応：個人のスマホを業務用として利用でき、端末コストを削減します。
- 迷惑電話対策：迷惑電話フィルタ機能で、不要な着信を自動でブロックします。
- 低コストで導入：工事や専用機器が不要で、初期費用や運用コストを抑えられます。
- 簡単な管理・運用：Web管理画面から簡単に設定や通話履歴の確認ができます。
- 低コストで導入：工事や専用機器が不要で、初期費用や運用コストを抑えられます。
- 高音質通話：IP回線を活用し、安定したクリアな音声通話を実現します。
- 充実したサポート：導入後のサポートが手厚く、運用中のトラブルにも対応します。
料金
初期セット 税込3,300円（1番号・2ユーザー・2同時通話数が含まれています）
1,100円（税込）/1ユーザー追加
資料ダウンロード(無料)
トビラフォン Cloudのよくある質問（Q&A）
トビラフォン Cloudについて、よく寄せられる質問とその回答をまとめました。初めて導入を検討する方でも安心して理解できるよう、わかりやすくお答えします！
Q. セキュリティ対策はどのようになっていますか？
A.
独自の暗号化技術を採用しており、通信内容や登録情報を盗聴やなりすましといった不正行為からしっかり保護します。さらに、迷惑電話フィルタ機能が標準で搭載されているため、より安全かつ安心してご利用いただける仕組みになっています。
Q. 迷惑電話フィルタ機能とは何ですか？
A.
迷惑電話フィルタ機能は、着信した電話が迷惑電話かどうかを判別し、自動的にブロックする仕組みです。この機能は、警察から提供された特殊詐欺関連の電話番号や、独自に収集・分析した迷惑電話番号のデータベースを活用しています。
※データベースには約30,000件以上の迷惑電話番号が登録されています。
Q. 営業時間外のアナウンスや保留音の設定はできますか？
A.
はい、可能です。営業時間外のアナウンスや保留音は、自由にスケジュール設定ができ、複数のアナウンスから選ぶことができます。さらに、ユーザーが録音した音声を使用することもでき、外線用と内線用で異なる保留音を設定することも可能です。
Q. 通話の転送には追加費用がかかりますか？
A.
いいえ、外線通話を転送する際に追加費用は発生しません。また、社内の内線通話も無料で利用可能です。これにより、無駄なコストを削減し、全体の通信費を抑えることができます。
Q. 録音機能で通話内容はすべて保存されますか？
A.
録音機能は設定次第ですべての通話を記録できます。また、ユーザーごとに「録音する」「録音しない」の設定を細かく調整することが可能です。
Q. トビラフォン Cloudのアプリは国産ですか？
A.
はい、トビラフォン Cloudアプリはトビラシステムズが開発した国産のアプリです。海外製アプリとは異なり、日本企業のニーズに即した仕様で、安定した動作と迅速なサポートを提供しています。
Q. 他のビジネス電話アプリとの違いは何ですか？
A.
トビラフォン Cloudは、一般的な機能に加え、迷惑電話フィルタや通話録音機能が標準搭載されています。さらに、IVRを利用したコールフローの設計や、応答可否のステータス管理など、充実した機能を備えています。設定はすべてWeb上のマイページで簡単に行えます。
Q. スマホを紛失した場合の対処方法を教えてください。
A.
紛失した端末で使用していたトビラフォン Cloudのパスワードを、マイページから変更してください。その後、新しい端末にアプリをインストールし、新しいパスワードでログインすることで再利用が可能です。また、アカウントをリモートで停止する機能も提供しています。
Q. 申し込みからどれくらいで利用を始められますか？
A.
お申し込み後、最短で2営業日以内に利用をスタートできます。PBX装置の購入や配線工事は一切不要なので、必要なタイミングですぐに導入していただけます。
まとめ
クラウドPBXは、従来の電話システムに比べてコスト削減や柔軟な働き方をサポートしてくれる便利なツールです。オフィス以外の場所でも会社の代表番号で電話ができるので、テレワークや外出先でもスムーズに業務が進み、顧客満足度の向上にもつながります。
この記事でご紹介した「トビラフォン Cloud」は、代表番号での発着信や迷惑電話フィルタ、低コストでの導入など、便利な機能が揃っています。業務効率化や課題解決を目指すなら、ぜひ一度資料をダウンロードして、導入を検討してみてください！
