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サンユウ通信工業株式会社
特に課題に感じていたのは、スケジュール管理でした。
そもそも、各個人が手帳などで管理していて、それらをみんなで共有するという文化がありませんでした。
管理者としても会社側がきちんと人員の動きが把握できていないということが、一番の課題だと感じていました。
スケジュール管理は主に電話で、事務スタッフにはとても負担をかけていましたね。
実際、事務員さんからは、「スケジュール管理だけで、とても負担が大きいので、どうにかしてほしい」という声もあがっていました。
とはいえ、正直何から手を付けてよいのやら・・・と言った感じでした。
実は最近全スタッフにスマホを支給したんです。
それで、せっかくだからスマホを業務効率化に使えないかと思って探していたら、アプリストアで「SITEスケジュール」を見つけました。
それが割と使いやすかったので、アプリだけ使っていました。
そのタイミングで倉持さんからご連絡をいただき、PCでも使える「SITE Web」のアカウントを作っていただくことにしました。
支給したスマホをより業務改善に役立てたいなと思っていたところに倉持さんが営業に来てくださって、お話を聞いたら、ニーズにフィットするかもしれない、と感じました。
トライアルをして、PC画面でのスケジュール管理がよさそうに見えたのが導入の一番の決め手でした。
実際使い始めてみて、一目でスタッフの動きがわかるのが良いと感じています。
予定の種類ごとに色を変えられるのも気に入っています。
もともと、使っていたスマホは私用スマホだったんです。
通信手当を出していたのですが、コスト的にはさほど変わらなかったので、社用スマホを導入しました。
それに、以前から私用スマホを仕事で使う事にはセキュリティ的にも問題があるように感じていました。
「SITE」もプライベートチャットとビジネスチャットは分けるべきだという情報もメルマガで読みました。
そういった感じで、導入にあたりタイミングも手伝いました。
スケジュールの管理が比較的楽になりました。
それまでは、個人レベルで手帳などで行っていて、電話をしないと個人のスケジュールがわからない・・・と言う状況でしたから。
電話がつながらないこともたまにありますからね。
「SITE」は「スケジュール機能」に魅力を感じて導入しましたが、スマホだけで使っていたときよりもWEBと連携して使うと良いような気がします。
PC画面で、全員の動きがひとめで分かって、予定調整が一気に楽になったことが一番のメリットですね！
「SITE」のスケジュールは、利用しているスタッフからも比較的好評です。
問題だったのは現場の職人さんたちが、初めは面倒だと言って、きちんとスケジュールを入れてくれなくて、そういうことが原因で、事務員さんもストレスと感じる・・・などはあったようです。
とにかく慎重にやっていかないといけないんだ・・・と気づきましたね(笑)
そこで、導入がスムーズにいくようにCONITの倉持さんにはアドバイスをいただきました。
現場ではどうしてもそう言ったことが起きうるので、習慣にしたり、こまめにお願いをしたりして、今は現場でも皆様慣れてくださったので、以前よりは使ってくれていますね。
そういう時もこまめに感謝の意を伝えたりしています。
やっぱりみんなが使ってなんぼだと思うのです。
個人的には今紙で行っている日報を「SITE」上でうまくマネージメントできたらな～と思っています。
倉持さんには、良く相談に乗っていただいていて、「チャットを使った日報の提出方法」などをご提案いただいています。
まだスタートしてから1か月ですが、かなり浸透していると感じています。
面倒くさがっていた職人さんも、最近は慣れてきてくれたように見えます。
これからも「SITE」と二人三脚でより良い職場環境にしたいと思っています。
「SITE」も負けないように精進したいと思います。インタビューにお応えいただきありがとうございました！