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東洋アルミニウム株式会社
誤送信や資料の添付忘れ、知らない間に重要なメールが迷惑フォルダに…。
メールをビジネスで使っている方の中には、このようなミスを経験したことがあるという方もいるのではないでしょうか。
メールにはそういった非効率な面があることから、ビジネスチャットを採用している会社も多々あります。
今回は、メールとチャットの違いや、Chatworkを導入したことで仕事が劇的に改善した「東洋アルミニウム株式会社」の事例をご紹介しますので、導入を検討しているという方はぜひ参考にしてください。
●似ているようで全然違う！メールとチャットの違いとは
・メールとチャットの違い
・プライベート用のチャットだと心配な面も
・ビジネスチャットのメリットとは
●【事例】Chatworkを導入したことで東洋アルミニウム株式会社に起きた変化とは
導入の背景：メールによる業務圧迫、時間外労働が発生
導入の理由：充実のサポートと豊富な導入実績
導入の効果：時間外労働が減少し、会議時間も半分に短縮
運用の工夫：目的に合わせたグループチャットを作成
今後の展開：「Chatwork Live」の活用
業務上のコミュニケーションはメールが中心という企業も多いですが、メールはちょっとしたミスが大きなトラブルにつながる可能性もあり、送信までに時間がかかってしまうという方も多いのではないでしょうか。
一方、ビジネスチャットは、メールで起こりがちなトラブルや課題も未然に防ぐことができるうえに、仕事で活用するための特徴も豊富にあります。
「業務の伝達にはメールがあれば十分」とお考えの方は、一度それぞれの違いを確認し、それぞれの特徴を掴んでいきましょう。
| メール | チャット |
|---|---|
| ・用件以外の文章が多く、作成に時間かかる ・作成のたびに宛先設定が必要だと、入れ忘れてしまう ・誤送信をしたら取り返しがつかない ・大量に届くと重要なメールを見落としてしまいがち |
・無駄な文章は不要！用件のみのメッセージを送れる グループを作っておくだけで、共有漏れを防げる ・メッセージは送信者が削除・編集できる ・ 迷惑メッセージが届かず、大事なメッセージを見逃さない |
すべてのチャットツールが同様の機能を有しているわけではありませんが、チャットを利用することで、仕事のやりとりが活発になり、業務の効率化にもつながります。
インターネット上でリアルタイムにメッセージのやりとりができるチャットですが、プライベートではLINEやFacebookメッセンジャーのようなチャットツールを利用しているという方も多いでしょう。
では、業務でも同じように、LINEやFacebookメッセンジャーなどを使えばコミュニケーションがスムーズになるかというと、そうではありません。
プライベートのアカウントを業務でも使用してしまうと
・仕事中もプライベートの連絡が来て気が散る
・休暇中も仕事上の連絡が入ってきてしまう
・セキュリティ面のトラブルが起きやすくなる
といった問題があります。
個人がプライベートで取得したSNSアカウントは企業側で管理することができないため、設定を誤ったり、アカウントの乗っ取り被害にあったりすると、情報漏洩につながりやすいという危険性も大きくなってしまうのです。
プライベート用のチャットの課題を解決すべく生まれたのが「ビジネス用に特化したチャットツール」です。
ビジネス向けのチャットツールには
・メッセージは送信後も編集・削除でき、誤送信を防げる
・検索性が高く、過去のメッセージもすぐに確認できる
・大容量のファイルもすぐに送れる
・迷惑メッセージは届かない
・アカウントは企業で管理でき、メッセージも暗号化されて送受信されるため情報漏洩しにくい
・グループチャットやビデオ通話、タスク管理機能など、ビジネスに適した機能が満載
といった特徴があります。
こうしたビジネスチャットを使うことで、業務効率アップや社内のコミュニケーション活性化を実現している企業は少なくありません。
アルミニウム箔製品のリーディングカンパニーとして知られる東洋アルミニウム株式会社。
時間外労働の削減を目標にChatworkを導入したことで、仕事が劇的に効率化され、残業も目に見えて減少したとのこと。
Chatworkの導入の決め手は何だったのか、どのように活用しているのか、群馬製造所長の久保さん、ITマネジメント部課長の瀬戸川さん、加工品営業部担当部長の西村さんに話を伺いました。
瀬戸川：営業の若手が集まり、業務上のさまざまな課題を話し合う会議をおこなっており、そこであがってきたのが「コミュニケーションの課題」です。彼らは代替案としてビジネスチャットのツールを調べて提案してきました。そこで、加工品ビジネスの主要な製造拠点である群馬製造所にも話をしました。
久保：当時、群馬製造所ではメールの洪水による業務圧迫が深刻化しており、時間外労働が大きな課題でした。群馬製造所と営業、あるいは群馬製造所の中でやり取りされるメールは、特殊な生産工程ゆえ煩雑な分業スタイルとなっており、関係者全員が宛先に指定される運用だったため、多い担当者では1日に300件ほどのメールが届き、その中からどれが自分に直接関係のある用件か、確認するだけで大変な状況でした。
瀬戸川：ちょうどITマネジメント部でも働き方改革のひとつとしてビジネスチャットを研究していたときに、ビジネスチャットについて現場からの提案をもらったのです。
瀬戸川：まずは加工品ビジネスに関連する群馬製造所、加工品営業部、ITマネジメント部を対象に使っています。今後は全社展開も計画しております。
久保：群馬製造所では最初、20人くらいで始めました。今は65人くらいが使っています。反対意見などもなく、老若男女問わず好評です。
瀬戸川：当然、他のサービスと比較検討しました。セキュリティやサポートなど複数の点を調査した結果、国内企業でサポートが充実しており、導入実績も豊富だったことからChatworkを選択しました。
久保：課題だった時間外労働が製造所全体で目に見えて減り、ミーティングの時間も劇的に減りました。
上層部が判断すべき案件については、これまでどうしても時間がかかっていたのですが、Chatwork上で決裁までおこなえるようになり意思決定の迅速化にもつながっていると感じています。
瀬戸川：ITマネジメント部でも会議の時間は短縮されましたね。今までは会議というと、とりあえず2時間はおさえておくかという感じだったのですが、Chatwork導入後は実質1時間もあれば終わります。これは、会議前に資料をグループチャットにアップすることで、会議序盤の"資料の説明をする時間"をなくすことができたからなんです。
久保：所内のPC所有者全員と営業メンバーでやり取りしています。たとえば、ひとつの製品群につきひとつのグループチャットを作成しており、お客様へのテクニカルサービスやクレーム対応に活用しています。さまざまなセクションの人間が関わっているので、一気に情報を共有できるチャットは便利です。
また、全員にお知らせを共有する総合掲示板、災害情報など製造所の安全に関わる情報を流すグループチャット、福利厚生や人事系のお知らせを出す業務管理グループ、技術系の話題を共有するテック系のグループチャットもあります。
瀬戸川：ITマネジメント部では、部内コミュニケーションが主な使い方です。全員が入っているグループ、プロジェクトごとのグループ、管理職だけのグループなどを作成しています。
西村：タスク管理にも使っていますね。Chatworkですと第三者からもタスク内容が見えますし、メッセージの宛先指定（TOやRE）をつけることで自分にとって優先すべき発言がどれなのかがわかりやすいです。
久保：情報共有の速度と精度が上がり、業務連絡や報連相が容易になるところです。ファイルストレージとしても優秀で、メールだとせいぜい4MBとかそれくらいなのに、Chatworkですと数GBあっても送れます。工場では技術系の案件を動画で共有することもあり、大容量ファイルがそのまま送れるのは非常に助かっています。
西村：お客様を訪問したときに急遽何か確認しないといけないことができても、「Chatwork Live」を使えば工場の技術者と直接つなぐこともできます。これまでのように「一度持ち帰って、技術側に確認します」というワンステップが必要なくなり、顧客満足度の向上にもつながっています。
今後はもしかすると、技術部員が同行しなくてもよくなるかもしれませんね。同行すると1日つぶれてしまいますが、工場から「Chatwork Live」で参加できるならそれ以外の時間は通常業務ができますから、結果的に時間外労働の削減にもつながります。
瀬戸川：加工品ビジネスを対象としたシステム更新プロジェクトを進めているのですが、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションには、履歴が残しておけるチャットが非常に便利だと感じています。管理部門は部門をまたいだ横のつながりが薄く、コミュニケーションの効率化が課題です。
今後、Chatworkを全社で利用するようになれば、そこも改善して生産性向上に寄与できるのではないかと思っています。