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業務の合理化を考え、「シフオプ」を導入。毎月200件の店舗間のヘルプ、約2,000時間の労働時間確保をできるようになった導入時の工夫とは?

セキショウブランニューシステム株式会社

つくばエクスプレス主要駅構内を中心にコンビニエンスストア「FamilyMart」の運営を行っているセキショウブランニューシステム株式会社。
シフト作成に時間を割いていたことや11店舗それぞれがばらばらの方法でシフト管理をしていたことから、業務の合理化の余地があると判断し、「シフオプ」の導入を決意しました。

今回は、営業部長である小川さん、スーパーバイザーの安部さん、マネージャーの岡崎さんから、それぞれの目線でみた「シフオプ」の魅力について語っていただきました。

本部営業部 営業部長 小川 昌利さん

小川 昌利さん

  1. 導入の背景:会社の方向性として「業務の合理化」を重要視
  2. 導入の理由:店舗ごとに管理が異なり、合理化できると考えたため
  3. 導入の効果:店舗間のヘルプで毎月約200件、約2,000時間の労働時間を確保
  4. 運用の工夫:ヘルプ機能が活用できるように対策を実施
  5. 導入による変化:自分の店舗だけでなく、全店舗に所属しているという認識に

導入の背景:会社の方向性として「業務の合理化」を重要視

導入の背景を教えてください。

導入の半年くらい前から、会社の方向性として「業務の合理化」が重要になると考えていました。
ちょうどそのタイミングでマネージャーから教えてもらい、「シフオプ」の存在を知りました。

導入の理由:店舗ごとに管理が異なり、合理化できると考えたため

導入を決めた理由はどういったものでしょうか?

当時は、各マネージャーがシフト作成に多くの業務時間を割いていました。
また、シフト管理や作成を各店舗で行っていたため、それぞれやり方が異なり、合理化や改善の余地があると感じていました。

そのようなときに「シフオプ」の説明を聞き、特にスマートフォンでスタッフさんがシフト申請を出せるという点が非常に魅力的でした。
それに加え、最先端の取組みをする会社でありたいという思いから、「シフオプ」の導入を決めました。

導入の効果:店舗間のヘルプで毎月約200件、約2,000時間の労働時間を確保

導入の効果はどのように感じられていますか?

「シフオプ」を利用して10ヵ月ほど経ちますが、特に店舗間でヘルプを出しあえるという点にメリットを感じています。
店舗間のヘルプで毎月約200件、約2,000時間の労働時間を確保できているのです。

この状態に至るまで、初めの頃は現場のマネージャーから反発もありましたが、「業務の合理化」の方向性とシフオプの方向性がマッチしていたこともあり、今ではどの店舗のマネージャーも良いと思って使ってくれています。

運用の工夫:ヘルプ機能が活用できるように対策を実施

運用のために行った工夫があれば教えてください。

ヘルプが活用されるために、以下のような施策を実施しました。

・ 「ウェルカムミーティング」と称し、ヘルプの方とコミュニケーションをする場を設ける
・ ヘルプ勤務で働く方に手当てを支給
・ どのお店に行っても対応できるよう店舗ごとの業務を統一

この結果、今ではマネージャーが「顔の知らない人のシフトが組めるようになった」と言っています。
また、このような施策の影響もあり、社員の残業も以前の1/3まで減らすことができています。

導入による変化:自分の店舗だけでなく、全店舗に所属しているという認識に

導入したことで大きな意識の変化などはありましたか?

マネージャーが自分の担当以外の他店舗のシフト状況もリアルタイムで確認できるようにしたことで、他店舗のシフトが可視化され、今では他店舗からのヘルプが日常化しています。

そのため、スタッフは1つの店舗に所属しているのではなく、全店舗に所属しているという認識に近くなり、自分の店舗だけでなく近隣店舗のシフトを考える、他の店舗の足りない時間帯を埋めるために自分の店舗からヘルプを出すということをマネージャーがやってくれるようになっています。

従業員が楽しく働けているからこそお客様へ良いサービスを提供できると考えているので、「シフオプ」をうまく活用しながら業務改善を進めていきたいと考えています。

本部営業部 スーパーバイザー 安部 努さん

安部 努さん

  1. 導入の反応:拒否反応もあったが、今では不可欠なものに
  2. 運用の工夫:シフト提出から確定までを同じスケジュールで行う
  3. 導入の効果:時間帯ごとの人数調整が提案できるように

導入の反応:拒否反応もあったが、今では不可欠なものに

導入を決めた際、マネージャーの皆さんはどのような反応でしたか?

導入を決定した後、各店舗のマネージャー向けに説明を実施したのですが、新しい取り組みに対する拒否反応もあり、賛否両論でした。

ですが、徐々に慣れていくと、マネージャーの気持ちも変わってきたようで、特にヘルプ機能をうまく扱えるようになってからは顕著でした。
これまでマネージャーが電話やメールで連絡を取り合っていたものが、システム上で簡単にできてしまうのです。

はじめは反発していたマネージャーも、今では「『シフオプ』のない店舗運営は考えられない」と言っています。

反発に対して、どのような対応を行いましたか?

本部側は、「会社として『シフオプ』を使っていくのだ」ということに対して、ぶれないようにしていました。
現場からの多少の反発がありましたが、ぶれないということも重要な要因だったと思います。

運用の工夫:シフト提出から確定までを同じスケジュールで行う

定着に向けてどのような工夫を行いましたか?

ヘルプ機能の活用を推進していく中で重要だったと感じているのは、各店舗のシフト提出から確定までのサイクルを揃えたことです。ヘルプ機能を最大限活用したいと考えていても、店舗ごとのスケジュールがずれていたため、ヘルプを派遣できるかわからないということが発生していました。

ですので、シフト作成のスケジュールを全店舗共通で揃え、同じタイミングでシフトが確定されるようにしました。このことにより、さらに店舗間でのヘルプを活用しやすくなりました。

導入の効果:時間帯ごとの人数調整が提案できるように

その他に導入して良かったと感じる点はありますか?

これまでは各店舗、どの時間に何人いるのかが本部にはまったく見えていませんでした。しかしシフオプを導入したことでリアルタイムで店舗のシフト状況が把握できるようになりました。
それによって、時間帯ごとの人数の調整が提案できるようになったのもメリットです。

また、人が辞めた際にもマネージャーがカバーするのではなく、ヘルプで埋められるという余裕も出てきました。

マネージャー 岡崎 利彦さん

岡崎 利彦さん

  1. 導入前の対応:紙ベースだったため、完了するまでに1週間ほどかかっていた
  2. スタッフの反応:実際の操作も問題なく、シフト提出も楽になったと好感触
  3. 導入の効果:スタッフ自ら空いた時間を有効活用するように

導入前の対応:紙ベースだったため、完了するまでに1週間ほどかかっていた

導入前はどのようなシフト管理をされていましたか?

「シフオプ」導入前は、各店舗によってやり方が違ったため、Excelのフォーマットが違ったり、紙で作成していたりとばらばらでした。

私の店ではお店に紙を貼りだし、スタッフに働きたい日付や時間を記入してもらい、その情報を基にシフト表を作成していました。
1回で3時間ほどかけていたので、希望を集めてからシフト表ができるまで、毎回1週間ほどかかっていたと思います。

さらに、修正や調整が都度発生するので、結構大変でした。

スタッフの反応:実際の操作も問題なく、シフト提出も楽になったと好感触

実際に店舗に導入してみて、いかがでしたか?

「シフオプ」はもともと私が本部におすすめしたものなので、導入には非常に前向きでした。
お店で働いているアルバイトのスタッフにとっても、シフトを出すためにお店にわざわざ行くということが不要になるので、結構ウケが良かったです。

実際の操作も、画面を見せながらデモンストレーションをすると、すぐに理解してくれました。お店には50代、60代のスタッフも在籍していましたが、問題なく使えていました。

導入の効果:スタッフ自ら空いた時間を有効活用するように

スタッフはどのように活用していますか?

スタッフからも「『シフオプ』を導入してから働きやすくなった」という声を聞いており、スタッフも自主的に他の店舗にヘルプに行っているようです。
自分の予定に合わせて働けるお店を探せるので、スタッフにとってとても働きやすいみたいです。
他にも、他の店舗のスタッフさんと仲良くなって楽しかったといった声も聞いています。


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