TOKIUM経費精算はまさに理想の業務フローを実現するサービスでした。【株式会社ネットプロテクションズ】
株式会社ネットプロテクションズ
株式会社ネットプロテクションズでは申請差し戻しの多さや大量のレシートの処理へ課題をかかえていました。
TOKIUM経費精算の導入によって従来は 10 時間後半から~ 20 時間程度費やしていた業務をほぼ0へすることに成功しました。 システム導入後の初期設定や社内教育で工夫された点についても語っていただきました。
導入企業：株式会社ネットプロテクションズ
業種：IT
企業規模：224名
TOKIUM経費精算の導入で全体の生産性向上を実現
導入前の問題
- 入力ミスなどで差し戻しが非常に多かった
- 会計ソフトへの連携が非常に手間
- レシート枚数が多く、紙運用が大変
導入後の効果
- 入力フォーマットが改善され、差し戻しが減った
- 会計ソフトへの連携が楽になった
- レシート撮影機能により入力が楽になった。間違 いが減った
TOKIUM経費精算導入前の経費精算の業務フローについて教えてください。
井浦氏: 元々経費精算システム自体はありましたが、従業員がそのシステムで申請して、それとはまた別途領収書をそれぞれの上長に申請し て、経理に両方とも送られてきます。その両方を経理が承認して、1枚1枚紙に打ち出し、その紙を元に 1 件 1 件手動で計上するといった業 務フローになっていました。月に数百件領収書があったので、非常に大変でした。
そこでの課題と言うとどういった所になりますか。
井浦氏: やはり紙の運用というのが重かったです。毎回全部帳票として1枚1枚出していたのが大変でした。それもそれぞれ手入力で計上 しなければならないということで、相当非効率だと感じていました。
TOKIUM経費精算導入の最大の効果
ではTOKIUM経費精算導入後どのような点が効率化されましたか。
井浦氏:会計ソフトとの自動連携で紙がなくなった、手入力がなくなったと言うのが大きいですね。今まで手動で処理していたものが全て自 動化し、業務フローが省略されたので効率も上がったなと思います。
長谷川氏: 特に、会計面がだいぶフレキシブルにカスタマイズできるというのは大きな強みかなと思います。会計ソフトに合わせて、部門コー ドなどかなり特殊なカスタマイズをいろいろしていただきました。(後述)
入力間違いが減り、差し戻しが少なくなった
他にどういった点が良かったですか?
長谷川氏: 根本的に大きかったのが、差し戻しが多かったことです。 なぜこの差し戻し系が発生するかというと、そもそも従来の経費精算システムの入力フォーマットが整備されておらず、自由記入欄だけしかないような状態でした。その入力フォーマットを整備する難易度が高く、継続的な改善が難しい状況でした。
加えて、ユーザーとなる従業員も会計リテラシーがあるわけではないので、申請の差戻しも一定数ありました。経理も現場も負荷が高い という状況でした。 また以前使用していた経費精算システムは、原本を差し戻す際に通知をメールで申請者に飛ばしていました。しかし、申請者がメールに気付かないことが多く、申請が遅れてしまうこともありました。いつまでこんなことをやってるんだろうなとずっと悶々と思っていまし たが、TOKIUM経費精算になったことで、交通費の自動連携や直感的に選べる経費科目、かつそれに紐付いたワークフローのおかげで、会計リ テラシーがそれほどなくてもユーザーは簡単に操作ができ、かつほとんど差し戻しもなくなりました。
経理側としては、月に 2 回立替経費の支払いがあり、従来は大体 10 時間後半から~ 20 時間くらいを経費精算の支払業務に費やして いたのですが、それがほぼ 0 に近くなりました。ボタンをポンと押すだけで会計システムに流せるのはすごくありがたいですね。月初だとど うしても月次の業務と被り、ただでさえ忙しいので。
管理側だけではなく、現場もラクに
一方、現場の申請者の業務ではどのような点がTOKIUM経費精算で改善されましたか?
井浦氏:やはり自動で入力してくれる点が大きいですね。先程の差し戻しの件もそうなのですが、自分で1個1個手入力しているとどうしても ミスが出てきてしまいます。ですが領収書の画像から自動で入力され るとミスがないので、差し戻しの件数が減りました。
オペレーター自動入力機能ではデータ化まで時間差が発生ししまいますがそこへの懸念はありましたか?
長谷川氏: 少なからずありましたが、ミスがあるまま申請されるよりは 完全な状態で申請してもらったほうがありがたいなと思います。
自動入力でミスがあると、結局人が内容を確認しなければいけなく、 システム化している意味がないので。
TOKIUM経費精算では1枚のレシートを 2人のオペレーターがダブルチェックしていて、データの精度が高いので非常にありがたいです。
####実際現場の方の負担ではいかがでしょうか
長谷川氏:負担は軽減されましたね。 従来は月に 1 度まとめて精算し ていたものを、TOKIUM経費精算だと分割して小分けに精算できるので、とても助かっています。実際、経費精算の多い営業メンバーからも楽になったという声を聞いています。
他社システムとTOKIUM経費精算の大きな違い
他社の経費精算システムもかなり検討されたとお聞きしましたが、TOKIUM経費精算と比べて良い点、悪い点を教えてください。
長谷川氏: 経費精算システムを導入するにあたりこんな状態が理想だろうという絵姿を持っていたのですが、TOKIUM経費精算がその理想像で作られているサービスだったので、他社の経費精算システムから切り 替えました。
検討を進める中で、TOKIUM経費精算のお話を伺ったのは最後だったの ですが、お話を伺う前までは理想のシステムがなく、消去法で仕方なく選ぼうとしていました。それでもシステムを切り替えて、前に進まな ければ今より楽にならないという想いもありましたので。そんな背景だっ たので、お話を聞いたときは驚きましたね。
他社システム比べて理想論にTOKIUM経費精算の方が近かったところってどういった部分になりますか?
長谷川氏:1つのインボックスの中に色んな種類の交通費や経費が入っているなかで、1 回ポンと申請ボタンを押すとそれぞれのワークフロー に自動で割り振られるといった形が理想でした。
申請者からすればフローはどうでもいいし、なにかを選択して申請することは大変だろうと思いまして。申請時に直感的に選択できて、一定 の条件で承認フローが選択され、それによって自動で流れる。まさにそれができるサービスがTOKIUM経費精算でした。
結構申請者とか現場の方がすごい使いやすくて直感的に使えるようなサービスだったと言うところだったんですかね。
長谷川氏:そうですね。基本的に経理・財務側が楽になるのは経費精算システムを導入すれば当たり前だと思っています。それにプラスして、申請者側・ユーザー側を含めてどこまで全体を最適化できるかという視点で考えていました。
TOKIUM経費精算はサービス開始から日が浅く、導入実績数も多くないということへの懸念はありましたか?
長谷川氏:あまりそういうところに不安を感じないので、そのような懸念は特になかったです。
他社システムと比べてTOKIUM経費精算のUI はいかがでしょうか?
長谷川氏:個人的に、もともと検討していた経費精算システムの UI が 「あまりよくないな」と思っていました。きっと市場的には、バックオフィス系のサービスって会社としての UI への投資優先順位が比較的低いの で、投資が回ってきにくいんだろうなと思っていました。UI ももちろん綺麗に越したことはないのですが、どちらかというと UX のほうを重視していました。
導入にあたって、重視していたのは 「全体の生産性向上」
経費精算システム導入における社内での稟議はいかがでしたか?
長谷川氏:もちろんざっくりとした話はしましたけどそこまで稟議や社内調整があまり大変と言うことはなかったです。 どちらかと言うとあるべき姿の絵を持っていたので、それを共有しました。社員の生産性が上がるなら投資すべきという文化が醸成されてい る会社なので、メリットがあるのであれば全然投資を惜しまないですね。
####「経費精算が面倒なんだけど、システムを導入するまでもない」 という企業も多いですが、わざわざ経費精算システムへ投資して導入する意義はどのようなものでしょうか?
長谷川氏: 例えば経費精算に 3 時間をかけているとして、3時間かけてでも回ってるから「良い」とするのか、50 分しか時間を割きたくないから、3時間は「良くない」とみるのか、そこの “ 基準 ” の違いな気が しています。
財務経理の仕事は経費精算だけじゃないので、 経費精算の時間を本来的には1分でも削減していくのが正義だとしたときに、いかにそこに近づけていくかを考えるべきかなぁと考えていました。
単純にコストですからね。
長谷川氏:どうしても現状維持したがる場合は多いですよね。変えること自体がエネルギーが必要だったり社内巻き込むことにもエネルギーが 必要だったり。 導入してから教育コストがかかるとか。気持ちはわかりますけどね。(笑)
他社システムと比べてTOKIUM経費精算はサポートが優れている
会計ソフトは部門コードとかであったりとか、結構特殊なカスタマ イズとかもされたんですよね?
長谷川氏:TOKIUM経費精算にはだいぶお付き合いしていただきました。 他社の場合であれば、そこまでサポートされないであろう領域まで、しっかりフォローして頂けましたし、その一つ一つのフォローでオプション費用みたいなこともなく、不安は全くありませんでした。
サポートで?
長谷川氏: はい。とても驚きましたね。費用面に関しても御社の場合
はサポートを考えれば、むしろ安いと言うぐらいの感覚でした。かなり色々な設定をやって頂いてたので本当に助かりました。
良かったです。御社は他部署を兼務されている方が多かったと思 いますがその辺りはどのように変わりましたか?
長谷川氏: 以前のシステムでも実現できる環境ではあったんですよ。 かなり複雑な条件の承認フローを使っているので、その条件を今時の 経費精算ツールに置き換えようとした時に大体ダメになる。という状態 の中で、TOKIUM経費精算で実現することができたので助かりました。
新機能(兼務機能、経費科目の階層化機能)も積極的に使っていただいたかと
長谷川氏:怒涛のように機能アップデートがあり、そして直近で弊社でも使えるものが多く、日々便利になっていく感覚です。
新機能に伴うアップデートも貴社側でされましたからね。スムー ズに行って良かったと思っています。
長谷川氏: そうですね。井浦の方が大分詳しくなって。仕様こうだからね、みたいな。
有難いお言葉をありがとうございます。嬉しいですね。 以上になります。本日は貴重なお話しありがとうございました。
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