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91% の社員がTOKIUM経費精算の導入で時間削減を実感【株式会社ドーム】

株式会社ドーム

株式会社ドームでは領収書とデータの確認の手間や管理会計システムへの連携に課題を抱えていました。TOKIUM経費精算の導入によって、領収書の手入力や糊付けが不要になりました。また、電子帳簿保存法にも対応し、社内のペーパレス化も進められています。担当者の方に導入のコツや効率化のノウハウについてお聞きしました。

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導入企業：株式会社ドーム
業種：商業（卸売業、小売業）
企業規模：374名（2019年1月7日時点）

##91% の社員がTOKIUM経費精算導入によって時間削減できた

導入前の問題

領収書入力の糊付けが面倒
領収書とデータのチェックが大変
月末に経費承認がたまることが多かった

導入後の効果

領収書の貼り付けがなくなり、経費入力作業は自動化された
申請者の作業時間は30分から3分へ短縮
経理部門では1.5時間だった作業が5分へ短縮

TOKIUM経費精算導入前にどのような課題があったのか教えてください。

もともと経費精算には課題を抱えており、導入前に全社でとった社員アンケートでは「領収書入力の糊付けが面倒」「入力作業がわずらわしい」「経費の入力画面がわかりづらい」「領収書の突き合わせが面倒」という結果が出ていました。

91%の社員がTOKIUM経費精算導入によって時間削減できた

それらの課題はTOKIUM経費精算導入後どのように変わりましたか?

TOKIUM経費精算の導入後に全社員にアンケートをとったところ、91%が負担が削減したという回答が得られました。9割の方に削減できたといっていただいているのは、全社としても非常にうまく行ったのかなと思います。理由としては、領収書の貼り付けがなくなったこと、入力作業が自動入力になった部分が大きいのではないかと思います。承認者の突き合わせが以前は非常に面倒でしたが、添付されているデータをTOKIUM経費精算で見ればいいので楽になりました。もともと経費が少なかった人は削減された感覚が少ないこともあるようですが、一方で経費の量が多かった社員はかなり削減されたという感覚があるようです。
9割の社員は削減されたということなので全体的にみても効果的だったと思っております。

申請者の業務はどのように効率化されましたか?

やはり手入力と領収書の貼り付けがなくなったことが非常に大きいです。TOKIUM経費精算ではレシートを撮影するだけで自動化されますし、データで領収書が見れるので助かります。
30分の作業時間が3分になったという実際の社員の声がありました。以前は社内でしか経費申請ができず、社内で印刷し糊付けをしていました。そのため、どこでもスマホから外出中にできるのは非常にありがたいです。

経理部門では1.5時間だった作業が5分へ

経理部門の業務はどのように効率化されましたか?

管理会計システムに取り込む部分は一括でダウンロードするだけになったのでかなり楽になりました。従来は、出張日当や他手当について、別々のシステムからダウンロード、計算等を行なっておりましたが、それらの計算をレシートポストではすべて自動化することができました。結果的に、今まで1.5時間だった作業が5分で終わるようになりました。
また、従来は紙とリストの内容があっているかどうかというチェックを約200人分全件分、複数の担当者が何時間もかけてやっていました。
TOKIUM経費精算ではダブルチェックで領収書との突き合わせが必要ないということで、領収書とデータの金額のチェックが不要になりました。科目や内容のチェックのみになり、負担はかなり減りました。

承認者の業務で楽になった部分はどのような部分でしょうか?

以前は、月末に承認がたまることが多かったです。承認をためられると承認者だけではなく、管理側にも負担がかかります。
TOKIUM経費精算によって承認作業もかなり楽になりました。スマホから外出先、帰宅中の電車から承認ができるので、最近は貯まることも少なくなってきました。申請自体もすぐできますし。また、ある程度たまったら承認・申請をするように促したことも効果的だったと思います。結果として承認者だけではなく、経理・管理側もかなり楽になりました。

̶導入プロジェクトはどのように進められたのですか?

頻繁に経費を使う方にはデモを1ヶ月くらいトライアルとして使っていただきました。そこで出た声をもとに管理側が運用方法などを考えました。こうした取り組みもあってプロジェクト自体をかなりスムーズに進めることができました。また、現場でのルールを突然変更したりすることがないように、運用方法などはしっかり時間をとって検討しました。こうした取り組みもあって、現場での大きな混乱もなくできたことが大きな成功かなと思います。

電子帳簿保存法への対応で業務のスリム化に成功

電子帳簿保存法にも対応されているとお聞きしましたが、電子帳簿保存法での運用もだいぶ定着された印象です。

はい、今はポストに領収書をばさばさ入れて、すべて領収書は電子化という運用がかなり定着してきました。そのおかげで現場も経理も業務がかなりスリム化され、作業時間を短縮することができました。運用の変更も計画的に進めることができ、社員に混乱がなかったです。事前にある程度運用方法を時間かけて構築したのが良かったと思います。

̶電子帳簿保存法での運用を始められるにあたってどのような準備をされましたか?

電子帳簿保存法運用の前に3ヶ月間徹底的にやるという期間をもうけました。その期間は全件領収書のチェックを行い、3日超えて領収書の写真を撮影していないかを厳しく確認しました。ルールを理解できていない社員については個別サポートしたり、○○部何件といった成績表を作成し、全社に発信を行いました。このような取り組みもあって、1月現在もかなり浸透し、しっかり対応してもらえるようになりました。

それは成功することも納得です。

リテラシーを重視する文化を繰り返し社内に発信することで理解を深めてもらうようにしました。自分たちが思っている以上に理解に時間がかかるという前提で、資料もわかりやすくしようとしました。特に、電子帳簿保存法下では3日以内に撮影しなければいけないという制限があるため、従業員にも導入前よりルールが少し厳しくなります。
しかし、そこは3日以内にやることで糊付けや手入力が減って楽になることということをきちんと従業員へ理解してもらうことが非常にポイントでした。

電子帳簿保存法に対応しても経理の負担が減らないことがある

電子帳簿保存法でのポイントはなんでしょうか?

電子帳簿保存法に対応しても会社の運用ルールや方針によっては経理の負担が減らないことがあります。
他の会社の事例でよく伺うのが、電子帳簿保存法に対応したけれど紙の保管はするとか、ファイリングをしていて、結局経理の負担がまったく減っていないケースです。
ルールを厳密にしすぎて、電子帳簿保存法なのに原本を破棄しないみたいなルールにしていますと肝心の業務の効率化がまったく実現できないということがあります。ポイントはみて、社内ルールの徹底、定期検査や内部統制をきかせることで、非効率な作業はとにかく省いていくという会社の方針もあったことが良かったんだと思います。
やはり導入したことで、経理側の負担が多くなることは本末転倒ですから。電子帳簿保存法に乗っ取るルールがあればそれに対応するようにすれば良いと思います。

̶業務効率化という本来の目的をわすれず柔軟に対応されている点が非常にすばらしいですね。電子帳簿保存法の申請もすべて貴社でやられたんですよね?

ルーティーンワークを持たず、業務改善専門のチームを発足し、コンサルなどに頼らずすべて行いました。社員に合ったフロー、サポートを行うことで、運用まで回すことができました。

TOKIUM経費精算担当による社内の説明会も従業員への説明には役立ちましたか?

はい、社内説明会も2回やっていただき、全社員が参加する会議とトライアルメンバーのみ対象の会議でやってもらいました。どうしても説明会を聞いただけではわからないメンバーもいて、質問もきますが、それでも従業員への教育、周知という意味ではそれらの説明は非常に役立ったかと思います。

他社サービスとTOKIUM経費精算の違い

サービス選定の決定方法でなぜレシートポストを選んでくださったんでしょうか?

導入企業数やコスト、今後の改善の幅、申請者の目線、承認者の目線ということでいくつかのサービスを比較しながらオペレーターの方が入力してくれるというところがやはりよかったです。

他社システムとも比較されたとお伺いしましたが、違いはどういったポイントなのでしょうか?

最終的には直感的なUIで使いやすい、チャットでの手厚いサポートというのが最も大きなポイントでした。
実際に他社システムとレシートポストを利用した社員によれば「使いやすさ」「直感的なUI」という点でTOKIUM経費精算の方がよかったということでした。

最後にほかサービスと比べて、TOKIUM経費精算の強みを教えてください。

やはり、スマホから直感的に使えること
電子保存ができる、オペレーターがレシートを入力してくれて、ダブルチェックをしてくれるというところが大きいのではないかと思います。

これにて質問は以上となります。本日は貴重なお時間を頂きありがとうございました。

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