交通費精算が圧倒的に楽になり、システム導入の効果を実感!【株式会社ファンコミュニケーションズ】

株式会社ファンコミュニケーションズ

Dr. 経費精算は、UI が1番使いやすく、支払い依頼・仮払い・経費精算すべてに対応していたことが導入の決め手でした。 特に交通費精算は圧倒的に楽になり、現場目線でも経理目線でも業務工数が 1 日分削減されました。 社内教育や電子帳簿保存法についても詳しいお話をお伺いしました。

導入企業:株式会社ファンコミュニケーションズ
業種:インターネット広告
企業規模:419名

交通費が多い会社は、経費精算システムの導入で圧倒的に楽になる。

Dr.経費精算を導入する前は、どのように経費精算をされていましたか。

皆の見える場所にエクセルのフォーマットが格納してあるのですが、それをダウンロードして、紙で提出する方法です。そこに領収書を貼り付けて、上長印をマネージャー・部長にもらい、経理に提出する、という流れです。

その方法における課題は、やはり紙運用が面倒だったということでしょうか。

三村氏:弊社の経費精算科目は交通費が圧倒的に多いのですが、行き先を調べてエクセルで入力する作業が手間でした。さらに、出張などにより上長が不在の場合は、ハンコがもらえず書類が止まってしまっていました。それらを解決したいと思い取り組みました。

それらの課題は、Dr.経費精算で解決されましたか。

三村氏:はい、交通費に関しては圧倒的に楽になりました。弊社は新卒を採用して約5年目ですが、新卒の人などにヒアリングすると、彼らは若いので、スマホでできてしまう快適さが革命的だと話していました。

管理部の業務工数が1日分削減された

ありがとうございます。管理部の業務はDr.経費精算でどのように変わりましたか。

三村氏:今までは、例えば交通費では、行き先を確認してその金額が正しいかどうかを比較していました。切符とICカードがありますが、大体皆ICカードのはずなのに切符の値段を書いている方がいたり、金額を間違えていることもありますし、そのような確認の手間は、システムを導入して不要になったので、そこは経理として圧倒的に削減された点です。逆にシステム化したがゆえに、マスタ管理しなくてはならないので、退職者の方を凍結するなどのメンテナンス業務が増えました。
とはいえ総合的に考えると、もちろん業務が削減できており、感覚的にはおおよそ1日ほどは短縮できています。

実際に導入してからは、現場の方や社内の方のご感想はいかがですか。

三村氏:交通費に関しては、現場は圧倒的に楽になっています。一方で、ルールを厳しくしていたこともあってか、領収書に関しては手間という感覚をお持ちでした。そのため、領収書については多少ルールを緩和し、まず慣れていただくようにしました。

システム導入で、社内でも経費精算自体がフューチャーされるようになった

三村氏:驚きの効果として、承認者である営業の現場の上長がDr.経費精算を積極的に啓蒙してくれたということが挙げられます。最初は、領収書に名前を書いてもらうように、メモ欄にコメントを書いていたのですが、それらの記載が無い場合に差し戻してくれたり、正しいやり方を経理ではなく現場の上長が協力して周知してくれました。驚きではありましたが、システムに変えたことで、経費精算自体がフィーチャーされたのですね。それで、きちんとやらなければならないとか、システムになったのでこのような感じで残そうとか、履歴も残せる上に検索性も高まっているので、それらの点でも、現場の上長の協力が得られたというのは、経理としてよかったと思っています。

それは特別なにかをされたのでしょうか

三村氏:特になにもしていないです。上長が部下を管理する上で自ら対応してくれました。

なるほどそれはすばらしいですね。経費精算システムの導入を検討し始めた経緯を教えていただけますでしょうか。

三村氏:実は、2017年3月ごろから始めています。私の思いとしては、支払い依頼と経費精算を一緒に導入したかったのですが、そのときは支払い依頼の機能を実装している業者さんが少なく、先送りになりました。その後、社員数の増加に伴い、経費精算の負担も増えており、経費精算だけでも先に導入したいというスタッフの意見があがってきました。そこでもう一度検討し始めたのが2018年7月ごろだと思います。改めていくつかの業者さんに来ていただき、機能の確認をしました。その時期、多くの経費精算システムの会社さんが、機能を改善されており、2017年に聞いたときとは大きく異なっていました。そこで改めて検討することになりました。

経費精算システムはどのような軸で選ばれていたのでしょうか?

三村氏:経費精算だけでもということで、一番UIがいいものを重点的に見ていきました。我々が使うというよりは、従業員の数も圧倒的に多いので、使う方が使いやすいシステムという観点で選びました。

経費精算システムは何社か比較検討されたと思いますが、その中でDr.経費精算を選ばれた決め手はどのような点でしょうか。

三村氏:当初から、最終的には支払い依頼と経費精算に両方対応したいと思っていました。Dr.経費精算の支払い依頼機能もまだβ版で、一部先行している他社さんもありましたが、それらの支払い依頼の機能や価格感が弊社に合いませんでした。
そのような背景で、Dr.経費精算は支払い依頼と仮払い精算と経費精算に全て対応しており、支払い依頼もβ版とはいえ仕様がよく、実際使わせていただいても、十分使うことができると思いました。また、経費精算システムの中でも、1番はUI(ユーザーインターフェース)がよかったということでDr.経費精算に決めました。

Dr.経費精算のUIに関しては、どのような点がよかったのでしょうか。

三村氏:他社さんとの相対比較もありますが、まずスマホアプリがあるという点と、どこに何があるかがわかりやすいという点です。個人的には、経費の入力ボタンを押すと直感的に画面が出てくるのもわかりやいです。その上、他社さんに比べて見た目が「いまどき」であるという印象を受けました。

###新しいシステムの導入は、初期段階から現場を巻き込むことが大事

現場からの要望でシステム導入検討を開始されたのでしょうか。

三村氏:現場からシステムを入れてほしいという要望が経理に直接届くことはありませんでした。経理の中で、電子帳簿保存法にいずれ対応したいという話があり、タイミングを見計らっていましたが、そろそろスマホでもできるようになったのでいいのではないかと、経理の中から発信していきました。経理としては紙をなくし、ペーパーレス化を推進したいという点と、どこでも働ける働き方を提案したいという点からスタートしています。

導入に当たり、現場の方がトライアルをされたと伺いましたが、現場の方の感想はいかがでしたか。

三村氏:概ね使いやすいということで、5段階で評価したところ、ぜひ導入したい・導入してもいいという方が大半でした。
弊社は約400人おりますが、トライアルは、経費精算を主に使う営業の方を中心に、3,40人ほどにやってもらい、多くの方が好感触でした。やはり管理部だけで決めて導入してしまうと、運用がなかなかうまくいかないケースはよくあると思うので、最初から現場を巻き込むことが大事だというのは今回感じました。

比較的スマホなど現場で外出先から使われる方も多いのですか。

三村氏:多いと思います。ただ、電子帳簿保存法に対応するためには、領収書に名前を書く必要があるので、それを手間に感じるようです。なので、導入当初は電子帳簿保存法に対応しようと思っていましたが、時期を先送りしようと思っています。とはいえ交通費だけの人はメリットを享受できていますし、電子帳簿保存法でのメリットは紙がなくなる点だと思いますが、皆が名前を書き写真を撮る手間を考えると、まだ電子帳簿保存法に対応しなくていいと感じており、さらに国の動きが緩和される可能性もあるので、また時期をみてやろうかなと思っています。

そうですね、その辺りのルールの厳しさがハードルかなと思いますね。

三村氏:話を聞くと、結局領収書をもらってその場で撮りたい人が多いのです。そうすると、その時にはペンが手元にないので、あとで自宅や会社に帰って書くことになるという、タイミングを手間に感じるようです。

現在は、領収書の原本の回収はどのように運用されているのでしょうか?

三村氏:運用フローとしては、スマホで写真を撮り、クリアファイルに入れ、領収書を貼り提出するという方法です。それに加えて、システムでも提出してもらうという方法で運用しています。

その後管理部の方が領収書と突き合わせをするのですね。

三村氏:この原本を経理がチェックします。ファイルには◯月分・社員番号・名前が書いてあり、システムでは社員番号順などに確認できるので、それで見ています。そのような点では、経費精算の中身をチェックする人と、本当にこれを経費精算していいのかという妥当性を確認する人と、原本チェックする人との担当を分けることができ、業務の分散化ができることがいいと感じています。
領収書については、以前より少し二度手間に感じてしまった方もいるようです。というのも、以前は紙で提出するだけでしたが、現在はデータとして提出するのに加え、紙でも提出する必要がある運用なのです。しかし、データベースの中で情報の一元管理ができるので、視認性・検索性が高まったという点は、システムを導入して良かったことだと感じています。

Dr.経費精算導入に当たり従業員の教育ではどのようなことをされたのですか。

三村氏:マニュアルを作成し、全社メールで配布し、一応最初に2回ほど操作説明会を開催するので、マニュアルを見て、わからない点は来ていただければその場で教えますというように周知しました。その後、特に運用上のトラブルは起きていないので、マニュアルを見なくてもできるくらいの簡単に使えるのがDr.経費精算のUIなのだろうという印象を持っています。

システム導入にあたり社内説得や稟議で大変だった点はございますか。

三村氏:社内説得はそれほど大変ではありませんでした。というのも上からペーパーレス化の指示がおりてきており、ペーパーレス化にむけてこのようなシステムを導入したい、さらにはペーパーレス化だけではなく、働き方を変えたいという思いを伝えると、そうだよねという話になり、上長の説得などは大変ではありませんでした。

逆にDr.経費精算に改善を期待する点はございますか。

三村氏:経費精算の際には、自動入力機能を推奨して使ってもらっているのですが、社員の中には、今すぐに経費精算をやりたい人がいて、自動入力でオペレーター入力中になるとタイミングがずれてしまうのが嫌なので手入力してしまう方もいらっしゃいます。どこの会社もそうかもしれないですが、月末に溜めて出すという風習が、特に弊社の場合は強く、システムになったからといってそれはなかなか変わりません。システムになっても、日々の交通費データはためているかもしれないですが、皆やはり月末にやって月末に申請するので、そこは使ったら随時出してもらうように今後啓蒙が必要かなと思います。
あとは、どこの部署でどのくらい使われたかなどのデータが簡単に集計できたりグラフができたりなど、経費の分析機能もあるといいなと思いますね。

最初の初期設定は御社でやられたとお伺いしましたが、それに関して大変だった点はございますか。

三村氏:スムーズにできたと思います。(BearTailの)オペレーターの方などに少しご協力いただいて、特に詰まった箇所はなかったと思います。

エクセルや紙ではなくシステムを導入して経費精算をする意義はどのような点でしょうか。

三村氏:経費精算システムを導入すると、交通費が多い会社さんにとっては圧倒的に楽だと思います。申請する側も承認する側も、見るポイントが減るのはもちろんですが、さらに、営業さんに聞いてみると、ただ単に経費精算のために使っているだけではなく、自分の行動履歴を管理するためにも使っている人もいました。交通費だけの人はシステム化のメリットはかなり大きいとおもいます。
さらに、情報が一つに集約されるという点も良いですね。過去に提出したものか、まだ提出してないものかわからなくなった場合に、紙は自分の手元を離れるので、経理が処理しているのかしていないのかがわからないですが、システムでは処理の状態がみえるという点でもシステム化する意義があるかもしれないですね。

質問は以上になります。本日はありがとうございました。


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