経費精算書テンプレートを無料ダウンロードできるサイトまとめ 書き方の基本や注意点を徹底解説
経費精算の申請をする際に必要となるのが経費精算書です。経費精算書に必要な項目は、企業や用途によって様々であるため、テンプレートを活用することで、経費精算書を作成する手間と時間を省けます。
この記事では、無料で経費精算書のテンプレートがダウンロードできるサイトをまとめました。また、経費精算のポイントや注意する点についても解説します。
目次（クリックでジャンプします）
経費精算書のテンプレートを無料でダウンロードできるサイト
MFクラウド経費
株式会社マネーフォワードは、同社の提供する経費精算システム「MFクラウド経費」のサービスサイト内で5パターンの経費精算書テンプレートを公開しています。
経費精算サービスを提供する企業のため、単価記入ができるものや、勘定科目別に記入ができるものなど、オーソドックスな使い勝手の良いテンプレートが用意されています。
また同サイトでは、他にも交通費申請書や仮払い精算書など、様々な用途に応じたテンプレートが公開されています。
経費精算書テンプレート ｜経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」
書式の王様
株式会社Bizoceanが運営する「書式の王様」では、様々な用途に応じたテンプレートが用意されており、経費精算書のテンプレートも多数公開されています。
数が多いため、必要な項目に応じたぴったりのテンプレートを見つけられるでしょう。
経費清算書のテンプレート、書き方｜無料ダウンロードは書式の王様
経理プラス
経費精算システムを提供する株式会社ラクスは、同社が運営する経理担当者向けの情報サイト「経理プラス」上で、経費精算書のテンプレートを公開しています。
基本的な項目の経費精算書となっており、自社用に項目を付け足すベースとしても活用できるでしょう。
経費精算書とは
経費精算書とは、従業員が業務に必要なため立て替えた費用を精算するときに使用する書類です。
業務をしていると、得意先訪問のための交通費や打ち合わせ時の飲食代などを個人で支払うことがあるでしょう。そこで発生した費用を清算し従業員に支払うために、経費精算書が必要となります。
経費精算書の必要項目
経費精算書の項目は企業によって異なりますが、業務に必要な経費であることを示すため、多くの企業では以下のような項目の記入を必要としています。
- 氏名
- 部署
- 申請日
- 支払い日
- 金額
- 相手先名
- 取引内容
経費精算書のルールと保管期限
経費精算書には、経費として認められる費用のみが記入されていなければなりません。個人的な物品の購入などは経費として認められず、場合によっては業務上横領にあたり、刑事罰が適用されることもあります。
また、「証憑書類」と呼ばれる領収書やレシートなどを添付しなければなりません。この証憑書類がない場合は、税務署が経費として認めない場合があります。この経費精算書と証憑書類は帳簿にあたるため、原本を精算後7年間は保管しておく必要があります。
経費として認められる費用
経費として認められる費用は、企業活動に必要なコストであると判定できるものです。経費として計上したものが税務署に認められなかった場合は、重加算税と呼ばれる罰金を支払わなければならないこともあるため、注意が必要です。
特に年度末や決算の時期には、交際接待費が増えるなどの不自然なお金の動きがないか、確認しましょう。
以下のような項目が、経費として認められる経費です。
・電車やバスなどを利用した際の旅費交通費
・取引先との接待交際費
・宅急便などを利用した際の荷造運賃
・事務用品などの消耗品費
・携帯電話やインターネットを利用する際の通信費
・支払い手数料
・雑誌や書籍などを購入した際の新聞図書費
・従業員に支払った給与
・パソコンや営業車をなど購入したときの減価償却費
・オフィスや店舗などの地代家賃
・租税公課
・オフィスや店舗で使われた水道光熱費
・インターネットやチラシ、CMなどで宣伝を行った際の広告宣伝費
・修繕費
・保険料
・寄付金
・福利厚生費経費精算の流れ
経費精算の手順は企業によって異なりますが、多くの場合は以下の流れになります。
1.従業員が建て替え後に経費精算書を上長に提出
従業員が直接経理担当へ提出するのではなく、実務を詳しく把握している上長の承認を必要とするケースが多いです。
2.上司の承認後、経理担当者へ提出
経費精算書の内容や提出した書類に問題がなければ、経理担当者へ提出されます。
3.内容に問題がなければ精算対応
ここでも問題がなければ、会社の規定の方法で精算対応となります。精算対応は以下3つの方法が一般的です。
- 現金支払い
- 銀行振り込み
- 給与と共に振り込み
スムーズに経費精算をするためのポイント
毎月発生する経費清算業務。金額や申請方法に少しでもミスがあると、最初からやり直しになってしまい大きな手間になってしまいます。
経費精算をスムーズに行うために、以下のポイントを工夫してみましょう。
経費精算書の記入が必須の項目にマークをつける
経費精算書の記入が必須の項目が埋まっていないため、申請が差し戻しとなってしまうことがあります。記入必須の項目にマークを付けたり、色を変えて目立つようにしておくと良いでしょう。
金額の計算を自動化して計算ミスをなくす
複数の項目を同時に精算する場合は、一つひとつの金額だけでなく、合計金額が間違っていないか確認しなければなりません。表計算ソフトなどを使って経費精算書を作成することで、金額の計算を自動化し、ミスをなくすことができます。
不正な申請がないかダブルチェックする体制をつくる
不正な経費申請は、横領や脱税になってしまうため特に注意しなければなりません。上長と経理担当両方の承認を必要とするなど、ダブルチェックができる体制が望ましいでしょう。
差し戻しの時間を考慮したスケジュールを組む
月ごとに経費精算をする企業などは、申請の期限があるため、直前に慌ててしまうこともあります。あらかじめ差し戻しの期限も考慮し、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。また、締め切りの数日前に期限をアナウンスすることも効果的です。
経費精算システムを利用する
様々な企業が提供している経費精算システムは、経費精算に関わる多くの作業を自動化し、日々の業務をより効率化します。
交通系ICカードや領収書の読み取りなどの機能は経理担当者だけでなく、申請者の作業も効率化できます。
経費精算の手間が省けるおすすめサービス一覧
TOKIUM経費精算
TOKIUM経費精算は、経費精算の申請から承認までを、パソコンだけでなくスマートフォンからでも完結できる経費精算システムです。
領収書の写真を撮影するだけで申請ができ、交通費も自動で入力できるため、申請者の手間と申請のミスを減らせます。また、会計ソフトへデータを自動連携できるため、経理担当者の業務負担も大幅に軽くなるでしょう。
ハーモス経費
ハーモス経費は様々な経費の申請から承認、支払い処理までを、企業の運用に合ったフローで一元化できるシステムです。自動仕訳や会計ソフト連携、FBデータ出力などの機能によって経理業務を効率化できます。
クラウド型とオンプレミス型のどちらにも対応しており、クラウド型であっても要望に応じたカスタマイズが可能です。
MFクラウド経費
MFクラウド経費は、経費申請や領収書のチェックなど経費精算にかかっていた作業を自動化できるサービスです。
領収書の読み取りやカード明細の自動取得、交通系ICカードの読み取りなど、経費精算に関わる情報を一括管理でき、API経由で経費を自動振り込みすることもできるため、経理担当者の負担を減らせます。
楽楽精算
楽楽精算は、お金に関わる全ての処理を一元管理できるクラウド型の経費精算システムです。
領収書の読み取りや交通系ICカードの取り込み、自動仕訳などの機能により経理担当者の業務を効率化できます。
スムーズな経理業務ができる体制づくりを
経費精算には注意しなければならない点が多く、1つのミスが大きな問題になってしまうこともあります。テンプレートや経費精算システムなどを使うことは、そういったミスを減らすだけでなく、業務の効率化にも繋がるため、選択肢の1つとして考えてみるのもよいでしょう。
