Zoomとは？法人向けWeb会議システムの機能や導入のポイントを解説

サービスの特徴と類似サービスとの違い

Zoomの主な機能や、他のWeb会議システムとの違いが気になる方も多いのではないでしょうか？Zoomが持つ独自の強みを3点紹介します。

1. プラットフォーム統合による一元化

Zoomはビデオ会議だけでなく、チームチャットやクラウド電話などを一つのプラットフォームに統合しているのが大きな特徴です。 これにより、複数のツールを使い分ける手間が省け、コミュニケーションがシームレスになります。 広範な業務を一元化しやすいため、導入後の拡張性が高いと言えるでしょう。

2. AI Companionによる業務自動化

AIアシスタント機能であるAI Companionは、ほとんどの有料プランで追加費用なしで利用できます。 会議の要約やフォローアップの文書作成などをAIが自動化し、業務効率の向上を支援してくれます。 追加の費用負担なしで利用を開始できるケースが多いことも魅力です。

3. 多様なイベント対応と共同作業支援

大規模なウェビナーやハイブリッドイベントにも対応できる柔軟な配信機能を備えています。 オンラインホワイトボードや共同編集ドキュメントなど、会議中の共同作業を促進する機能も豊富です。 企業の規模や用途に合わせて、柔軟に機能を拡張しやすい構造になっています。

調べてわかったZoomの良いところ3点

Zoomを法人で利用するメリットはどのような点にあるのでしょうか？ここでは3つのメリットを解説します。

1. コミュニケーションコストの削減

複数のコミュニケーションツールを一つのプラットフォームに統合することで、コストと時間の削減が期待できます。 これまで用途別に契約していた複数のアプリをまとめることができ、管理の手間も軽減されます。 情報がひとつの場所に集約されるため、業務の進行もスムーズになる傾向があります。

2. 安定したリモートワーク環境

信頼性の高いビデオ会議機能により、ハイブリッドワークやリモートワークを強力に支援します。 地理的に離れた場所にいるチームでも、音声やビデオを共有しながら円滑なコミュニケーションが可能です。 接続の安定性が高いため、重要な商談や社内会議でも安心して利用できます。

3. AIを活用した生産性向上

AI機能によって、会議の要約や文書作成といった手作業を自動化できる点もメリットです。 担当者が議事録の作成に追われることが減り、より付加価値の高い業務に集中しやすくなります。 会議に参加できなかったメンバーへの情報共有も、素早く的確に行うことが可能です。

注意すべきポイントと導入時のハードル

Zoomの導入を検討するにあたり、懸念点や注意すべきポイントを知りたい方もいるのではないでしょうか？ここでは導入時のハードルとなり得る点を3点解説します。

1. 多機能性による習熟時間の必要性

非常に多機能なプラットフォームであるため、全ての機能を使いこなすまでに時間がかかる可能性があります。 ビデオ会議以外のチャットや電話機能なども活用する場合、社内での運用ルールを定める必要があります。 段階的に導入を進めるなど、従業員へのオンボーディングの工夫が求められます。

2. AI機能の利用条件の確認

AI機能は便利な反面、利用できるプランや地域が限定される場合があります。 自社の契約プランでAI機能がどこまで使えるのか、事前にしっかりと確認しておくことが重要です。 また、AIが生成した内容の正確性については、人間が最終確認を行うプロセスを残しておくと安心です。

3. 初期設定とシステム統合の工数

多岐にわたる外部ツールとの連携機能が豊富である分、初期設定や既存システムとの統合に工数がかかるかもしれません。 セキュリティ設定や管理者権限の割り当てなど、IT部門による適切な環境構築が必要になります。 必要に応じて、サポート窓口やヘルプセンターを活用しながら設定を進めるのがおすすめです。

このサービスがおすすめのケース

Zoomがどのような企業や働き方に向いているのか、具体的な導入事例を知りたい方もいるのではないでしょうか？ここでは3つの利用シーンを紹介します。

1. リモート・ハイブリッドワークの推進

ハイブリッドワークやリモートワークを導入し、離れた場所にいる社員間の連携を強化したい企業におすすめです。 安定したビデオ会議とチャット機能により、対面と変わらないスムーズな意思決定が期待できます。 社員同士のエンゲージメント向上にも役立つでしょう。

2. 複数ツールの一元化とコスト削減

複数のコミュニケーションツールを乱用しており、情報の一元化とコスト削減を図りたい企業に向いています。 電話、チャット、Web会議をZoomのプラットフォームに統合することで、業務効率が大きく改善する可能性があります。 管理者のツール運用負担を減らしたい場合にも有効です。

3. 会議業務の自動化と生産性向上

会議の議事録作成や情報共有に多くの時間を割いており、AIを活用して業務を自動化したい企業にぴったりです。 AI Companionが会議内容を的確に要約し、次のアクションを整理してくれるため、生産性の向上が見込めます。 従業員が本来のコア業務に集中できる環境作りにも貢献します。

向いていない可能性があるケース

Zoomの導入が最適ではない可能性があるケースについても、確認しておきたいのではないでしょうか？ここでは3つのケースを紹介します。

1. 既存ツールからの移行負担が大きい場合

すでに社内で他の総合的なグループウェアやチャットツールが定着しており、移行のコストや負担が大きすぎる企業です。 Web会議機能だけのためにZoomを導入すると、ツールが分散してかえって非効率になる可能性があります。 自社の既存システムとの連携性を慎重に評価する必要があります。

2. ビデオ通話が不要で多機能が過剰な場合

ビデオ通話機能はほとんど必要なく、テキストコミュニケーションや単純な電話機能のみで業務が完結する企業です。 Zoomの多機能さがオーバースペックとなり、費用対効果が見合わないことが考えられます。 よりシンプルな専用ツールを選んだ方が良いケースもあります。

3. 高度なカスタマイズ性を求める場合

高度なカスタマイズ性や、自社独自のシステムに深く組み込んだ独自の画面レイアウトを最優先するケースです。 開発ツールを利用して拡張することは可能ですが、標準アプリのままではレイアウトの自由度に限界があるかもしれません。 パッケージ製品としての仕様に業務を合わせるのが難しい場合は注意が必要です。

まとめ

Zoomは、ビデオ会議を中心にチャットや電話などを統合した、多機能なコミュニケーションプラットフォームです。 AI機能を活用した議事録の自動化など、ハイブリッドワーク時代の業務効率化を強力に後押ししてくれます。 自社の働き方や既存ツールとの相性を踏まえ、ぜひ導入に向けた比較検討を進めてみてください。