シフオプ

シフトを”見える化”し、最適な人員配置・シフト管理を実現
複数拠点間、本部と現場の連携をスムーズに

人手が足りない！人手が過剰・・・時間と工数のかかる日々のシフト管理・人員調整を、ツールで解決する

飲食や小売などのサービス業の現場に必要不可欠なのが、アルバイト・パートといった非正規雇用のスタッフです。また、テレマーケティング業界やクラウドサービスを運営するIT業界でも、非正規雇用のスタッフが多く活躍しています。
多くのスタッフとともに"日々の業務を正確に、そして効率よくまわしていくために必要不可欠なのが、シフト管理。

・締切日に合わせて翌月の希望シフトを出してもらい、そこから必要な人員数を見つつシフト調整を行う
・突発的な休みや突然の退職で、他店舗や他部署に連絡をし、アナログで人員補充に奔走する
・シフトを補充できなくて、一人ひとりに負荷をかけながら、なんとかその日を乗り切っている

など、人数が増えれば増えるほど煩雑になる作業に、頭を悩ませる担当者も多いのではないでしょうか？
気がつけば本来の管理者としての仕事ができておらず、残業も増え、現場も混乱するなどよくないことばかりです。
その状況改善に役立つのが、「シフト管理システム」です。

シフトのアナログ管理にさようなら！　デジタル管理で、複数拠点での人材共有を可能にする「シフオプ」

近年のクラウド化の波にのり、「シフト管理システム」にも、たくさんのサービスがあります。その中でもリクルートジョブズが運営する「シフオプ」は、アナログ管理だったシフトをデジタル管理にするのはもちろんのこと、デジタル化したデータを元に、複数拠点でのシフト、人材共有ができることが最大の強みです。

複数拠点がある場合、欠員が出ると、近隣の他拠点に電話をし当日のヘルプ要請をする、というのが通常の流れです。電話をかけるまでは、他拠点にヘルプを出せる十分な人員がいるのかどうかもわからず、かけたことが空振りに終わることも。シフオプでシフト表を共有することで、他拠点のシフト状況がわかるため、あいているスタッフだけにヘルプ募集を一斉送信でき、効率的に欠員を埋めることができます。

シフオプ利用の流れ　基本の3つ

①シフト提出は、webで
新規スタッフが入社したら、シフオプに登録してアカウントを発行します。スタッフはPC・スマホ・ガラケーでシフオプにログインし、希望シフトを提出します。

②集まったシフトを、管理画面で自由に組み替え
スタッフの希望シフトは管理画面に自動で反映されるので、日別や週別、月別など、様々な切り口からシフトを確認、調整できます。

③シフト共有・ヘルプ募集も管理画面から！
確定シフトはスタッフに一斉送信できます。また、シフト調整の段階で不足があるとわかった場合のヘルプ要請もできます。1人1人にLINEをしたり、グルーブLINEを作る必要がありません。

シフオプ　３つのすごい機能

①労務規定違反・リスクのあるシフトは事前に察知！
連勤が多いことに気づいたり、規定の労働時間を超えていたり。シフト提出時点でわかることには、アラート機能を搭載。リスクを事前に回避できます。

②予算やモデルシフトを表示
シフオプでは、シフトを組んだ時点で必要シフトに対する過不足を表示したり、予算に対する人件費を計算し、表示してくれます。

③拠点間でシフトを共有。お願いする先が事前にわかる
他拠点にヘルプをお願いするときも、共有機能を使えば事前に他拠点の状況がわかるため、コミュニケーションコストが削減！

セキュリティとサポートに優れているのは、リクルートが運営するサービスならでは　飲食業や小売店・IT業界など、多数の企業が導入

デパートを中心に”アンリ・シャルパンティエ”や”シーキューブ”といった菓子店を展開する「株式会社シュゼット・ホールディングス」や名刺クラウド管理で知られる「Sansan株式会社」など、小売だけではなく、IT業界の企業にも導入されているシフオプ。また、動物園や公園などの公団など、セキュリティに厳しい業界からも多く利用されています。

これだけ多くの企業・団体に導入されるのは、リクルートが運営しているサービスだからこそ。開発環境をはじめ、個人情報は暗号化するなど、本番の動作環境も厳しいセキュリティ下で守られています。

セキュリティだけではなく、サポート体制も抜群。シフオプ導入後のメインユーザーは、本部の社員ではなく、現場にいる担当者になります。現場担当者が使い方に迷ったりトラブが起こったときも、サポートセンターに電話をすれば、すぐに問題解決できます。サポートセンターが存在しないwebサービスが多い中で、顧客目線でサービス設計されている点も、多くの企業から導入される理由のひとつなのです。

シフオプ導入事例

株式会社シュゼット・ホールディングス（アンリ・シャルパンティエ他洋菓子店を運営）

店舗と店舗のシフト共有、店舗と本部の人材過不足情報の共有がスムーズに。シフト作成時間も1/4に削減！
利用拠点数：120

Sansan株式会社（名刺クラウド管理サービス運営）

100名を超えるスタッフのシフト作成・管理に忙殺されていた問題を解消。半日かかっていた時間を、本来の業務へ活用
利用拠点数：1

セキショウブランニューシステム株式会社（Familymart運営）

店舗ごとに管理方法が違ったシフト管理を統一化。店舗間ヘルプは毎月200件。社員の労働時間も1/3へ削減
利用拠点数：11

シフオプを利用してから10か月ほど経ちますが、特に店舗間でヘルプを出しあえるという点にメリットを感じています。店舗間のヘルプで毎月約200件、約2,000時間の労働時間を確保できているのです。この状態に至るまでに、業務の合理化に関わる様々な施策を実施してきました。例えば、どのお店に行っても様々な業務に対応できるように各店舗の業務の統一を行ったり、ヘルプスタッフが気持ちよく働けるよう”ウェルカムミーティング”を実施するなど。マネージャー自身の意識も変わり、業務改革につながっています

細かな設定で、お客様の要望を拾います。

シフオプ担当：沼口様　西山様

シフオプは、採用成功を軸に事業を行う「リクルートジョブズ」が運営するサービスです。人がほしい企業様と、働きたい人のマッチングが私達のミッションです。「人が足りない」という企業担当者の声を拾っていく中で、事前に人が足りない状況を把握できれば、企業担当者様の採用活動もスムーズにできるのではないかという思いから、シフオプが生まれました。

シフト管理をデジタル化することは、各店舗の状況の見える化につながります。各拠点ごとにヘルプがでスムーズに出せることで、内部の人材リソースを活用でき、例えば勤務時間帯を絞って採用活動を行うなど、本当に必要な人材を採用することができるようになります。

初期費用無料、1人あたり300円という低コストにもかかわらず、業種ごとに細かく設定のできる管理画面を用意しておりますので、様々なニーズにお答えできます。
また、シフオプではサポートセンターを設けており、企業様の要望はそこに自然と集まります。2018年からは改善のスピードを高め、より企業様の要望に添えるサービスに育てていく計画です。

まずはシフトのアナログ管理を終わりにしたいという方から、的確な人件費の計算を行い採用計画につなげたいという方まで、まずはシフオプを触ってみてください。