タイム・ワークスとは？勤怠管理システムの機能、導入メリット・デメリットを解説

タイム・ワークスの主な特徴と他サービスとの比較

タイム・ワークスにはどのような特徴があるのか、気になる方も多いのではないでしょうか？ここでは、3つの主要な特徴について解説します。

多様な打刻方法と客観的な労働時間把握

ICカードや静脈認証、パソコンのログオン時刻記録など、多様な打刻方法から選択できます。

これにより、各職場環境に合わせた柔軟な運用が可能となり、客観的で正確な労働時間の把握に役立つでしょう。

一般的な勤怠管理システムと比較しても、打刻方法の選択肢が幅広い点が特徴です。

複雑な就業規則や法改正への柔軟な対応

就業規則の変更や法改正に対し、システム設定画面から柔軟に対応できる設計が採用されています。

複雑な勤務体系や多様な休暇制度を導入している企業でも、管理者の負担を抑えながら運用しやすい点が特徴です。

労務リスクを軽減するアラート・アドバイス機能

残業時間の上限接近時などに画面表示やメールで通知される、アラート機能やアドバイス機能が充実しています。

これにより、コンプライアンス強化に貢献し、労務リスクを未然に防ぐ効果が期待できるでしょう。

タイム・ワークスの導入メリット

タイム・ワークスを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？ここでは、導入メリットを3点紹介します。

多様な勤務形態への対応力と正確な勤怠管理

煩雑な勤務体系や複雑な就業規則に対し、柔軟に対応できる点が大きなメリットです。

シフト勤務や変形労働時間制などを採用している企業でも、実態に即した正確な勤怠管理を実現しやすくなります。

直感的な操作性とスムーズな社内定着

紙の勤務表に似た直感的な入力画面が採用されており、ITツールに不慣れな従業員でも移行しやすいでしょう。

直感的な操作性により、特別なマニュアルなしでも比較的容易に利用を開始でき、スムーズな社内定着が期待できます。

法改正への迅速な対応と安心感

労働基準法などの法改正に迅速かつ確実に対応できるため、人事労務部門の運用における安心感につながります。

代替休暇の付与や有給休暇の取得義務化など、制度変更が求められる場面でもシステムが的確にサポートします。

タイム・ワークス導入時に考慮すべき注意点

タイム・ワークスの導入を検討する上で、注意すべき点が気になる方も多いのではないでしょうか？ここでは、運用上の留意事項を3点解説します。

管理者用システムの構成と運用上の留意点

管理者用システムとWebシステムが分かれている部分があり、運用時に手間を感じる可能性があります。

管理者は用途に応じて2種類のシステムを使い分ける必要があり、一部機能ではクライアントソフトのインストールが求められるケースもあります。

勤怠情報承認後の運用ルールとデータ管理

承認後の勤怠情報は、原則として管理者による修正・再承認が必要となるなど、データの整合性を保つための運用上の制約があります。

データの正確性を維持するため、承認後の勤怠情報に関する運用ルールを事前に定めることが重要です。 システム的な自動更新が承認後に反映されにくいケースも想定し、運用フローを確立しておくことが推奨されます。

他システムとのデータ連携に関する確認事項

他システムとのデータ連携機能については、連携方法や範囲を確認する必要があります。

CSVファイルを用いた連携は可能ですが、一般的なシステムとのシームレスな自動連携を重視する場合、自社の要件を満たせるか事前に確認することをおすすめします。

タイム・ワークスをおすすめする企業の特徴

タイム・ワークスの強みを最大限に活かせる企業の傾向や、どのようなシチュエーションで導入を検討すべきかを紹介します。

複雑な勤務形態を効率的に管理したい企業

多種多様な勤務形態が混在し、既存システムでは管理しきれないと感じる企業におすすめです。

細かいルールを設定に反映できるため、複雑なシフト制や交代勤務を採用している現場でも、正確な時間計算が期待できます。

コンプライアンス強化と労働時間適正化を目指す企業

コンプライアンス管理を強化し、長時間労働を適正に抑止したいケースに適しています。

多彩なアラート機能と客観的な労働時間把握により、法令違反のリスクを軽減し、適切な労務環境の維持を支援します。

勤怠管理のシステム化を検討する企業

紙のタイムカードや出勤簿からのシステム化を検討している企業にも適しています。

直感的な画面設計により、パソコン操作に苦手意識を持つ従業員が多い場合でも、混乱を招くことなくスムーズな導入が期待できます。

タイム・ワークスが向いていない可能性のあるケース

企業の要件によっては、タイム・ワークス以外のシステムを検討した方が良い可能性もあります。 ここでは、向いていない可能性があるケースを挙げます。

管理業務の完全なWebブラウザ完結を求める企業

すべての管理業務をWebブラウザ上で完結させたい企業には、少し不便に感じられる可能性があります。

管理者向け機能の一部で専用のクライアントソフトが必要となる場面があるため、完全なクラウド運用を重視する場合は注意が必要です。

他システムとのリアルタイム自動連携を重視する企業

すでに利用している給与計算システムなどと、リアルタイムな自動連携を強く希望するケースには向かない可能性があります。

データの出力と取り込みによる連携は可能ですが、ボタン一つで即時同期できるような手軽さを求める場合は慎重な検討が推奨されます。

小規模かつシンプルな機能のみを求める企業

少人数の企業で、必要最低限のシンプルな機能を安価に利用したい場合、費用対効果が合わない可能性があります。

高度な機能やカスタマイズ性を備えているため、オーバースペックとなり運用の負担が増してしまうことも考えられます。

まとめ

タイム・ワークスは、多様な打刻方法と柔軟な設定機能を備え、複雑な勤怠管理を正確に行うためのシステムです。

紙ベースの管理からの移行も比較的容易で、法改正への対応力も高いため、人事労務部門の負担軽減に貢献するでしょう。

一方で、管理者システムの運用方法や他システムとのデータ連携の仕様については、自社の環境に適合するか事前の確認が重要です。

本記事で解説した特徴や注意点を参考に、ぜひ最適なシステム導入の検討を進めてみてください。