タイムカードアプリの選び方とは？機能やメリット、比較ポイントを中小企業向けに解説

紙やExcelによる勤怠管理は、毎月の集計作業に時間を要し、人為的ミスの原因となることがあります。タイムカードアプリを導入することで、これらの課題解決が期待でき、バックオフィス業務の効率化や正確な労働時間の把握につながります。本記事では、タイムカードアプリの導入を検討する経営者や担当者の方に向け、基本的な仕組みからメリット、自社に合ったサービスを選ぶための比較ポイントまでを解説します。

タイムカードアプリとは？従来の勤怠管理との違い

タイムカードアプリの基本的な仕組み

タイムカードアプリは、スマートフォンやタブレットなどの端末を用いて出退勤を記録し、労働時間を集計するシステムです。従業員がアプリで打刻した勤務データは、インターネット経由でクラウドサーバーに保存されるのが一般的です。
データは管理画面に同期され自動で集計されるため、管理者はリアルタイムに近い形で従業員の勤務状況を把握しやすくなります。また、製品によっては有給休暇の申請や残業の承認などもシステム内で完結でき、勤怠管理業務全体の効率化に貢献します。

紙やExcelによる従来の勤怠管理が抱える課題

紙のタイムカードやExcelファイルを用いた勤怠管理は、多くの時間と労力を要する場合があります。毎月のタイムカード回収、手計算による集計、給与システムへのデータ入力といった作業は、入力ミスや集計漏れといった人為的エラーが発生する可能性があります。
また、手作業ではリアルタイムな労働時間の把握が難しく、月末の集計時に超過勤務が判明するケースも少なくありません。法改正に伴う複雑な残業代計算のロジックをExcelで維持管理することは、担当者にとって負担となることがあります。

アプリ導入で勤怠管理業務はどう変わるか

タイムカードアプリを導入すると、手作業で行っていた集計業務の自動化が可能です。これにより、月末の締め作業にかかる時間の短縮が期待できます。打刻データはリアルタイムでシステムに反映されるため、管理者は従業員の残業時間や休暇取得状況を随時確認しやすくなります。
出張先や自宅などオフィス外からの打刻も可能になり、直行直帰やリモートワークといった多様な働き方にも柔軟に対応しやすくなります。法改正が行われた際も、多くのクラウド型システムは自動でアップデートされるため、法令に準拠した勤怠管理の維持が容易になります。

タイムカードアプリに搭載されている主な機能

多様な打刻方法（スマホGPS・ICカード・生体認証など）

多くのタイムカードアプリでは、従業員の働き方や職場環境に合わせて打刻方法を選択できます。例えば、PCやスマートフォンからの打刻のほか、交通系ICカードや社員証をリーダーにかざす方法などがあります。
スマートフォンのGPS機能で打刻場所を記録する機能は、不正打刻の防止に役立ちます。 さらに、指紋や顔などによる生体認証は、なりすましによる代理打刻のリスクを低減させるため、セキュリティを重視する企業で活用されています。 多彩な打刻方法を提供する「KING OF TIME」のようなサービスもあります。

労働時間の自動集計と残業計算

打刻データに基づき、所定労働時間、実労働時間、休憩時間を自動で算出する機能が搭載されています。早朝・深夜労働や休日出勤なども判別し、それぞれに適用される割増賃金率で残業代を自動計算する機能を備えた製品が一般的です。
変形労働時間制やフレックスタイム制といった複雑な勤務形態にも、就業規則に合わせた設定で対応可能なサービスが多くあります。 一定の残業時間を超えた際に管理者へアラートを通知する機能もあり、労働基準法を遵守した労務管理を支援します。

シフト作成・管理の効率化

従業員から提出された勤務希望をシステム上で集約し、直感的な操作でシフト表を作成できる機能を備えたアプリもあります。 人員の過不足や時間帯ごとの配置状況が可視化されるため、管理者はバランスの取れた人員配置を効率的に行いやすくなります。
完成したシフトは従業員のスマートフォンなどに共有され、急な変更や欠員が出た際もスムーズな調整がしやすくなります。

給与計算ソフトなど外部システムとのデータ連携

集計した勤怠データを、給与計算ソフトなどの外部システムへ連携する機能です。給与計算ソフトと連携することで、勤怠データを直接反映できるため、転記ミスを防ぎ業務負担の軽減が期待できます。
人事労務システムなどと連携することで、従業員情報の一元管理も可能になり、組織全体の業務効率化に貢献します。

タイムカードアプリを導入するメリット

勤怠集計の自動化によるバックオフィス業務の効率化

出退勤の記録から労働時間の計算までを自動化することで、人事・総務担当者の業務負担の軽減が期待できます。月末に集中しがちなタイムカードの回収、目視確認、データ入力といった煩雑な作業の削減につながります。
打刻漏れや申請不備があった際に、システムが従業員へ自動で通知する機能を備えたサービスもあります。 これにより確認や修正の手間が省け、創出された時間を採用活動や労働環境の改善といった他の業務に充てることが可能になります。

ペーパーレス化と管理コストの削減

紙のタイムカードや出勤簿をデジタル化することで、用紙代やインク代などの消耗品コストの削減が可能です。法律で保存が義務付けられている勤怠データもクラウド上で保管できるため、物理的な保管スペースの削減にもつながります。
休暇申請や残業承認などもシステム上のワークフローで完結できるため、紙の申請書の印刷や回覧の手間、紛失リスクを低減できます。これらの効果により、バックオフィス全体の管理コストの最適化が期待できます。

正確な労働時間の把握とコンプライアンス強化

客観的な打刻データに基づく労働時間の把握は、企業のコンプライアンス強化に貢献します。リアルタイムでのデータ集計により、管理者は時間外労働が法定上限に近づいていないかなどを随時把握しやすくなります。
基準値を超えそうな従業員にアラートが通知される機能を活用すれば、過重労働を未然に防ぐ対策を講じやすくなります。 年次有給休暇の取得状況も可視化され、取得日数が不足している従業員への取得勧奨もしやすくなり、健全な労働環境の維持に役立ちます。

無料プランと有料プランで異なる点

機能制限の有無とカスタマイズ性

無料プランは、基本的な打刻や労働時間の集計など、機能が限定されることが一般的です。 例えば「オツトメ！」のように広告収入によって運営され、完全無料で提供されるサービスもありますが、機能は比較的シンプルです。
一方、有料プランでは、有給休暇管理、複雑な承認フローの設定、外部システム連携といったより高度な機能が利用できることが多くあります。 また、企業の就業規則や多様な勤務形態に合わせて集計ルールを細かく設定できる、高いカスタマイズ性も有料プランの特長の一つです。

利用可能な従業員数の上限

無料プランの多くは、利用できる従業員数に上限が設けられています。 例えば「スマレジ・タイムカード」は10名まで、「HRMOS勤怠」は30名までといった制限を設けているサービスがあり（2024年2月時点）、上限を超えると有料プランへの移行が必要になる場合があります。
有料プランは利用人数に応じた料金体系が一般的で、企業の成長に合わせて柔軟にアカウントを追加できるサービスが多くなっています。

サポート体制とセキュリティレベルの違い

無料プランのサポートは、オンラインマニュアルやFAQの提供が中心で、個別の問い合わせに対応していない場合があります。 有料プランでは、電話やチャットによる専門スタッフのサポートや、導入時の設定支援などを受けられることが一般的です。
また、通信の暗号化や詳細なアクセス権限設定、データの長期保存など、セキュリティ面でも有料プランの方がより高いレベルの対策が講じられている傾向があります。

自社に最適なタイムカードアプリを選ぶための比較ポイント

企業の規模や業種との適合性

まず、自社の従業員数や就業規則にシステムが適合しているかを確認することが重要です。少人数の企業にはシンプルな機能の製品が、多拠点を持つ大企業には複雑な権限設定に対応できるシステムが適している場合があります。
また、「クロノスPerformance」のように建設業や医療・福祉業など特定業種での導入実績が豊富な製品や、流通・飲食業向けの機能を備えた製品を選ぶと、業界特有の要件にスムーズに対応できる可能性があります。

必要な打刻方法と機能に過不足はないか

従業員の働き方に合った打刻方法が提供されているかを確認しましょう。オフィス勤務が中心ならPC打刻、外回りや現場作業が多いならスマートフォンのGPS打刻機能が便利です。
自社の課題解決に必要な機能（休暇管理、シフト作成など）が標準搭載されているか、オプションで追加可能かを確認することも重要です。例えば、プロジェクトごとの原価管理が必要な場合は、「TeamSpirit」のように工数管理機能が充実した製品が候補になります。

既存の給与計算ソフトや労務システムとの連携は可能か

導入済みの給与計算ソフトなどと円滑にデータ連携できるかは、業務効率化の重要なポイントです。現在利用中の給与計算ソフトとAPI連携できるか、または対応した形式でCSVデータを出力できるかを確認しましょう。
「就業大臣NX」のように同シリーズの給与ソフトとシームレスに連携できる製品や、「ネットde顧問」のように社労士事務所との連携を強みとするサービスもあります。二重入力の手間を省けるよう、連携性の高いシステムを選ぶことが推奨されます。

従業員にとっての操作性と管理側の使いやすさ

毎日利用する従業員が直感的に操作できる、わかりやすい画面設計であるかは、システム定着の重要な要素です。打刻ボタンの視認性や申請手順の簡潔さなどを、無料トライアル期間に実際に試してみることが重要です。
同時に、管理者にとってもエラー修正やデータ確認がしやすく、管理業務の負担を軽減できる操作性かを見極めましょう。例えば「ジョブカン勤怠管理」は、シンプルな操作性を特徴の一つとして挙げています。

見落としがちなセキュリティリスクと確認すべきポイント

勤怠データは重要な個人情報を含むため、セキュリティ対策は重要な確認ポイントです。通信・保存データの暗号化、不正アクセス防止策、IPアドレス制限、詳細な権限設定機能の有無などをチェックしましょう。
また、万一の障害に備えたデータのバックアップ体制や、サービスの稼働安定性に関する実績も判断材料となります。安心して利用できる環境が提供されているかを総合的に評価することが大切です。

タイムカードアプリ導入を成功させるための手順

導入目的の明確化と必要な機能の要件定義

まず、自社の勤怠管理における課題を洗い出し、「なぜ導入するのか」という目的を明確にすることが重要です。「集計作業の効率化」「不正打刻の防止」「テレワークへの対応」など、目的によって選ぶべきシステムは異なります。
目的を定めた上で、自社の就業規則に照らし合わせ、必須機能と任意機能を整理することが、適切な製品選定につながります。

運用ルールの策定と従業員への周知徹底

新しいシステムを円滑に運用するには、社内での明確なルール作りが重要です。打刻忘れの際の修正手順や、各種申請の期限といった具体的な運用ルールを事前に定めましょう。
ルール決定後は、全従業員に導入目的やメリット、操作方法を説明する機会を設けることが望ましいです。操作マニュアルの配布や質問窓口の設置により、従業員の理解を深め、スムーズな移行を支援します。

無料トライアルを活用した段階的な導入

多くのサービスが提供する無料トライアル期間を活用し、実際の業務環境で操作性などを検証しましょう。全部署で一斉に導入するのではなく、特定の部署で試験的に運用を開始することをおすすめします。
試験運用で設定の不備や課題を洗い出し、現場の意見を反映しながらルールを調整します。このように段階的に導入を進めることで、全社展開時の混乱を避けやすくなります。

打刻忘れや入力ミスを防ぐための運用上の工夫

システム導入後も、打刻の習慣が定着するまでは人為的なミスが起こる可能性があります。これを防ぐには、リマインダー通知やPC画面へのアラート表示など、打刻を促す仕組みの活用が有効です。
従業員が利用しやすい打刻方法を提供することも重要です。また、管理者が定期的に打刻状況を確認し、打刻漏れのある従業員へ個別にフォローすることも、正確なデータ蓄積につながります。

タイムカードアプリに関するよくある質問

スマートフォンがない従業員でも利用できますか？

はい、利用できる場合がほとんどです。多くのシステムでは、スマートフォン以外の打刻方法も提供されています。オフィスの入口などに共用のPCやタブレットを設置し、そこから打刻する運用が一般的です。
また、交通系ICカードや社員証をカードリーダーにかざして打刻する方法もあり、個人の端末がなくても利用可能なケースが多くあります。

代理打刻などの不正は防止できますか？

はい、不正打刻を防止するための様々な機能が用意されています。スマートフォンのGPS機能で打刻場所を記録したり、IPアドレスでアクセス元を制限したりする方法が有効です。
さらに、指紋や顔などによる生体認証機能を活用すれば、本人以外の打刻を防ぐ上で効果的です。

アルバイトやパートタイマーの勤怠管理にも使えますか？

はい、多くのシステムがアルバイトやパートタイマーの勤怠管理に対応しています。曜日や時間帯で時給が変わるなど、複雑な勤務形態にも柔軟に設定できるサービスがあります。
従業員ごとに異なる勤務パターンを登録し、労働時間に基づいた給与計算を自動化できます。スマートフォンでシフトの希望提出から共有まで完結できる機能を備えたアプリは、流動的な人員配置にも効率的に対応するのに役立ちます。

まとめ：自社に最適なタイムカードアプリで勤怠管理を効率化しよう

タイムカードアプリは、紙やExcelでの勤怠管理が抱える集計作業の負担や人為的ミスといった課題の解決に役立つツールです。導入により、バックオフィス業務の効率化だけでなく、正確な労働時間把握によるコンプライアンス強化も期待できます。自社に合ったアプリを選ぶには、企業の規模や業種との適合性、必要な機能、既存システムとの連携性を多角的に比較検討することが重要です。まずは無料トライアルなどを活用して実際の使用感を確かめ、自社の課題解決につながる最適なサービス選定を進めていきましょう。