勤怠管理システム導入ガイド｜目的・機能から選び方、成功のポイントまで解説

タイムカードやExcelでの勤怠管理に限界を感じ、システムの導入を検討し始めた担当者の方も多いのではないでしょうか。働き方の多様化や複雑な法改正に対応するためには、自社の課題を正確に把握し、計画的に導入を進めることが成功の鍵の一つです。この記事では、勤怠管理システム導入の目的から、メリット・デメリット、具体的な導入手順、選定ポイントまでを解説します。

企業成長を加速させる勤怠管理システム導入の3大メリット

勤怠管理業務の効率化と人為的ミスの削減

勤怠管理システムの導入により、毎月の集計作業にかかる時間と労力の大幅な削減が期待できます。打刻データはシステム内で自動計算され、深夜労働や休日出勤といった複雑な割増賃金も、事前に設定したルールに基づき正確に処理されます。
これにより、手作業で起こりがちな転記ミスや計算間違いを防ぎ、給与計算の正確性を高めることが可能です。担当者は定型的な集計作業から解放され、人材育成や制度設計といった、より付加価値の高い業務に集中しやすくなります。

従業員の労働状況のリアルタイムな可視化

クラウド型の勤怠管理システムでは、従業員の出退勤状況や残業時間をリアルタイムで把握できます。従来のタイムカード管理と異なり、日々の勤務データを可視化できるため、長時間労働の兆候を早期に発見しやすくなります。
管理者は、業務負荷の偏りなどを確認し、適切な人員配置や業務調整を迅速に行うことが可能です。また、従業員自身もスマートフォンなどから自身の労働時間や休暇残日数を確認できるため、セルフマネジメント意識の向上やワークライフバランスの改善につながることも期待できます。

法令遵守（コンプライアンス）の強化

勤怠管理システムの活用は、厳格化する労働関連法規への対応、すなわちコンプライアンス強化に有効です。多くのシステムには、時間外労働が上限に近づいた際に警告するアラート機能が搭載されており、意図しない法令違反のリスクを低減します。
また、年次有給休暇の取得状況を管理し、取得日数が不足している従業員へ通知することも可能です。客観的な打刻データは労働時間把握の法的要件を満たすため、監査や調査の際にも正確な記録として迅速に提出でき、企業の信頼性維持に貢献します。

失敗を防ぐために知っておくべき勤怠管理システムのデメリットと注意点

初期費用・月額利用料などのコストが発生する

勤怠管理システムの導入には、初期設定費用や専用打刻機器の購入費といった初期コストがかかる場合があります。特にクラウド型システムでは、従業員一人あたり月額数百円程度の利用料が継続的に発生することが一般的です。
企業規模によってはランニングコストが大きくなるため、事前の費用計画が重要です。ただし、システム化によって削減できる人件費や備品代なども考慮し、長期的な視点で費用対効果を評価することが求められます。

初期設定や運用ルールの策定に工数がかかる

勤怠管理システムは、導入後すぐに利用できるわけではありません。自社の就業規則に合わせて、雇用形態ごとの労働時間や休憩、割増賃金の計算方法などを細かく設定する必要があります。
この初期設定には専門知識と時間が必要で、担当者の負担が一時的に増加する可能性があります。また、従来の曖昧なルールを見直し、システムに合わせた明確な運用ルールを策定する作業も伴います。

従業員への説明と利用定着までのハードル

新しいシステムの導入直後は、操作に不慣れな従業員からの問い合わせが増え、一時的に現場が混乱する可能性があります。特に、これまでアナログな管理方法に慣れていた従業員にとっては、システム操作が負担になることも考えられます。
客観的な記録管理へ移行することから、管理が厳しくなったと受け取られる懸念もあります。導入目的を丁寧に説明し、従業員の理解を得ながら進めることが、スムーズな定着の鍵となります。

導入後のトラブルを防ぐための運用ルール策定ポイント

システム稼働後の混乱を避けるには、明確な運用ルールの策定が重要です。打刻忘れや誤打刻が発生した際の修正フローや承認権限者を事前に定めておく必要があります。
また、直行直帰や出張時の打刻方法、システム障害時の代替手段など、例外的な状況への対応方針もマニュアル化しておくと安心です。特定の部署で試験運用を行い、実務上の課題を洗い出してから全社展開することで、トラブルを最小限に抑えられます。

業務を劇的に変える勤怠管理システムの主要機能一覧

多様な打刻方法（ICカード、PC、スマホアプリなど）

近年の勤怠管理システムは、多様な働き方に対応する多彩な打刻方法を提供しています。オフィスワーカー向けにはPCブラウザやICカードでの打刻が便利です。営業職やテレワークの従業員には、スマートフォンアプリからの打刻が適しています。
例えば「スマレジ・タイムカード」のように、スマートフォンのGPS機能を利用して外出先での勤務地を記録できるシステムもあり、不正打刻の防止と勤怠管理の正確性向上に役立ちます。

勤務状況の自動集計・データ出力

従業員が打刻したデータは、システム内でリアルタイムに自動集計されます。所定労働時間や残業、深夜労働などが自動で計算されるため、手作業の多くが不要になります。集計データはCSV形式などで簡単に出力でき、給与計算ソフトへの取り込みもスムーズに行えます。
データ連携により、転記ミスを防ぎ給与計算の正確性が向上します。また、勤怠データをグラフ化する機能を使えば、経営層への報告資料作成も効率化できるでしょう。

シフト作成・管理機能

小売業や飲食業など、シフト制勤務の職場ではシフト作成・管理機能が役立ちます。従業員から提出された希望シフトをシステム上で集約し、店舗ごとの必要人員数と照らし合わせながら、効率的にシフト表を作成できます。
人員の過不足が可視化されるため、調整作業の負担が軽減されます。完成したシフトは従業員のスマートフォンに共有でき、急な欠員が出た際のヘルプ募集などもシステム内で完結させることが可能です。

各種申請・承認ワークフロー（休暇、残業など）

有給休暇の取得申請や残業申請などを、システム上で完結できるワークフロー機能も重要です。従業員はPCやスマートフォンから手軽に申請でき、管理者は通知を受けて承認や差し戻しを迅速に行えます。
承認された内容は勤怠データに自動で反映されるため、修正の手間が省けます。申請から承認までの履歴が電子データとして記録されるため、内部統制の強化にもつながります。

スムーズな稼働を実現する勤怠管理システムの導入手順とスケジュール

Step1. 現状の課題整理と導入目的の明確化

システム導入を成功させる最初のステップは、自社の勤怠管理における課題を洗い出すことです。「集計作業に時間がかかる」「多様な働き方に対応できない」など、具体的な課題をリストアップし、導入目的を明確にします。
目的が曖昧なままでは、自社に合わないシステムを選んでしまう可能性があります。経営層と現場担当者の間で、導入によって達成したいゴールを共有することが重要です。

Step2. 要件定義とシステムの情報収集

次に、自社の就業規則や雇用形態に基づき、システムに求める要件を定義します。パート・アルバイトのシフト管理や、フレックスタイム制への対応など、必須となる機能を具体的に洗い出します。
要件が固まったら、比較サイトや製品資料を参考に、条件に合うシステムの情報を集めましょう。費用だけでなく、機能の網羅性や操作性なども含めて、多角的に候補をリストアップすることが大切です。

Step3. 複数システムの比較検討とトライアル

候補となる複数のシステムから見積もりを取得し、比較検討を進めます。多くのクラウド型システムには無料トライアル期間が用意されているため、積極的に活用しましょう。トライアルでは、自社の就業ルールを実際に設定し、意図通りに集計されるかを確認します。
また、従業員や管理者が直感的に操作できるかどうかも重要な評価ポイントです。カタログスペックだけでは分からない使用感を試し、自社に最適なシステムを見極めます。

Step4. 本格導入と従業員への周知・研修

導入するシステムを決定したら、全社展開に向けて初期設定を進め、従業員への周知を開始します。新しい打刻方法や申請手順をまとめたマニュアルを作成し、説明会などを通じて丁寧に研修を行いましょう。
導入直後はトラブルが発生しやすいため、最初の数ヶ月は従来の方法と並行運用することも有効です。集計結果に差異がないかを確認しながら、徐々に新しいシステムへ完全移行していきます。

関係部署（経理・情シス）との連携で押さえるべき調整事項

勤怠管理システムの導入は、人事労務部門だけでなく、経理や情報システムといった関連部署との連携が重要です。経理部門とは、勤怠データが給与計算ソフトと問題なく連携できるか、事前にテストしておく必要があります。
情報システム部門とは、アプリのインストールやネットワーク環境への影響について確認が必要です。各部署の担当者と連携し、情報共有を密に行うことで、スムーズな導入が実現します。

自社に最適な勤怠管理システムを見極めるための比較ポイント

企業規模や従業員数に適した料金体系か

クラウド型システムは、従業員一人あたりの月額課金制が主流です。現在の従業員数だけでなく、将来的な人員増も見据えて長期的なコストを試算することが重要です。
例えば「HRMOS勤怠」は登録人数が30名以下なら無料で利用できるプランがある一方、「TeamSpirit」は最低利用料金が設定されているなど、サービスによって料金体系は様々です。 自社の規模や成長計画に合った、無駄のないプランを選びましょう。

自社の勤務形態に対応できる機能があるか

自社独自の複雑な就業規則や勤務形態に、システムが対応できるかは重要な選定ポイントです。変形労働時間制やフレックスタイム制、特殊な割増賃金ルールなどを、標準機能で設定できるかを確認しましょう。
例えば「クロノスPerformance」は、多様な勤務形態へ柔軟に対応できることを特徴としています。 標準機能で対応できない場合、カスタマイズ開発で追加費用が発生する可能性があるため、事前の確認が不可欠です。

給与計算ソフトなど既存システムとの連携性

勤怠管理システムは、給与計算ソフトと連携して利用することが一般的です。現在使用している給与計算ソフトとAPI連携が可能か、または対応する形式のCSVファイルを出力できるかを確認しましょう。
連携がスムーズでないと、手作業でのデータ加工作業が発生し、効率化のメリットが薄れてしまいます。導入前に連携テストを行い、問題なくデータを取り込めるか検証することが重要です。

導入時や運用後のサポート体制は十分か

システムの安定運用には、提供元のサポート体制も重要です。導入時の初期設定を支援してくれるサービスや、専任担当者によるフォローがあるかを確認しましょう。
運用開始後に不明点やトラブルが発生した際、電話やチャットで迅速に相談できる窓口があると安心です。特に社内にシステム専門の担当者がいない場合は、サポートの充実度を重視して選ぶことをお勧めします。

プロジェクトを成功に導く勤怠管理システム導入の最終チェック

導入目的が関係者間で共有されているか

導入の最終チェックとして、経営層から現場の従業員まで、導入目的が正しく共有されているかを確認します。単なる管理強化ではなく、労働環境の改善や業務効率化といった、従業員側のメリットも丁寧に伝えることが重要です。
全社で協力して新しい働き方を実現するという共通認識を持つことが、プロジェクト成功の鍵の一つとなります。

導入後の運用体制は構築できているか

システム稼働後の運用体制を明確にしておくことも重要です。日々の打刻エラー修正や問い合わせ対応の担当者、管理者権限の範囲などを具体的に定めておきましょう。
また、従業員の入退社に伴うアカウント管理など、定期的に発生する作業のフローも決めておくと、業務の属人化を防ぎ、安定した運用が可能になります。

トライアル期間を活用して操作性を確認する

本契約の前には、必ず無料トライアルを活用して操作性を最終確認しましょう。人事担当者だけでなく、実際にシステムを利用する一般従業員や管理職にも操作してもらい、使用感に関するフィードバックを集めます。
「マニュアルなしでも直感的に使えるか」「動作はスムーズか」といった現場の意見を参考に、課題をクリアできると判断した上で契約に進むことが、導入後の失敗のリスクを低減します。

まとめ：自社に最適な勤怠管理システムで、業務効率化とコンプライアンス強化を実現

本記事では、勤怠管理システムの導入目的からメリット・デメリット、具体的な選定ポイントまでを解説しました。勤怠管理システムは、日々の集計業務を効率化するだけでなく、従業員の労働状況を可視化し、厳格化する法令を遵守するための有効なツールです。導入にはコストや準備工数がかかりますが、自社の課題と目的を明確にし、計画的に進めることでその効果をより高めることができます。まずはこの記事で解説したポイントを参考に、自社の現状課題を整理し、要件を定義することから始めてみましょう。その上で、無料トライアルなどを活用しながら複数のシステムを比較検討し、自社の成長を支えるのに適したシステムを選びましょう。