受付システム１３社徹底比較!!メリットや導入する際のポイントなども解説
受付システムの導入をご検討の担当者様はどのシステムを選べばいいのか頭を悩ませているでしょう。自社に最適なシステムを選定するのは個々のサービスの正確で詳細な情報を入手するのがファーストステップとして重要です。個々の正確で詳細な情報は、公式サイトでサービスの資料を請求することで入手することが可能ですが、多くの公式サイトを回って、毎回個人情報を入力し資料をダウンロードするのは非常に時間がかかり労力がかかります。
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今回は、受付システムについての基本的知識、メリットや導入する際に気をつけるべきポイントなどを説明し、受付システムを比較していきます。
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目次（クリックでジャンプします）
そもそも受付システムとは？
受付システムとは、訪問者をタッチパネルや自動音声などで案内し、担当者に取り次ぐシステムです。受付担当者を設ける必要がなくなるうえ、訪問者も氏名を記入したり受付担当者に取り付いてもらったりする手間を省けます。訪問者の情報をクラウドで管理することも可能です。
受付システムは様々なものがあるので自社に合ったものを選ぶことでより効率的に業務をまわすことができるとともに、訪問者にも「スタイリッシュな企業」というイメージを与えられます。
受付システムの３つのメリット
1 業務の効率化
通常、訪問者は受付担当者が用件を聞き、内線などで担当者に繋ぎます。内線が部屋ごとの場合は内線を取った人がさらに担当者を呼び出さなければなりません。しかし、受付システムを導入すればストレートで来訪者と担当者を繋げます。そのため、担当者以外の人が作業を中断したり、伝言をしたりする手間が省けるのです。
受付システムを導入することで、来訪者は速やかに担当者とやり取りができ、効率が良くなります。
2 人件費の削減
受付システムが導入されれば受付を担当する人材が必要なくなります。つまり、受付担当者を雇う必要がなくなり、その分の人件費が削減できるのです。
受付システムは初期費用がだいたい10万円台、月々の費用が数万円台となっています。そのため、訪問者の対応をしていて通常業務が滞ってしまった場合の残業代、新人の受付業務のための教育にかかる時間などの大幅なカットが可能です。受付システムを導入する費用は、受付担当者を雇うよりも圧倒的に安いのです。
3 情報を一括管理
受付システムを導入すると、訪問者がいつ訪問する予定なのか、実際に訪問した時間、退出した時間、訪問者の氏名や所属や用件、担当した人などの情報を一括で管理ができます。そのため、訪問者にいちいち訪ねたり記入をしてもらったりする手間が省けます。
また、情報を瞬時に、そして正確に共有できるので、連絡の行き違いなども防ぎやすいです。
受付システムの基本機能
導入する受付システムによって詳細は違いますが、受付システムの基本機能には主に以下のようなものがあります。
| 機能 | 内容 |
| セルフチェックイン | 訪問者が名前や所属、連絡先、用件などの情報を入力し、チェックインを行います。聞き間違えや氏名の漢字の間違いなどを防ぐのに役立ちます。入退出時間も正確に記録可能です。 |
| 事前登録 | 訪問者があらかじめ情報を登録すると、訪問者にメールが自動送信され、受付時の作業を省略できます。スムーズにチェックインできるので訪問者が多い場合もエントランスが込み合ったり待ち時間が長くなったりしにくいです。訪問したらスムーズに用件を済ませられます。 |
| QRコード登録 | 事前登録をすると訪問者へ専用のQRコードが発行されます。訪問者はQRコードをかざすだけでチェックインができます。 |
| 訪問者通知 | 訪問者がチェックインをすると担当者にメールや内線などで通知がきます。 |
| チャットツール連携 | 訪問者の通知をチャットツール上に通知できます。スケジュール管理がしやすくなります。 |
| ビデオ通話連携 | 受付システムと担当者がビデオ通話で繋がります。訪問者と担当者がビデオ通話できます。 |
| 訪問者の履歴 | 訪問者の入退出時間を記録し、訪問状況のレポートが作成できます。訪問者の傾向などを分析すればより一層の業務の効率化を計れるでしょう。 |
| 検索機能 | 名前や写真などから訪問者が担当者を検索できる機能です。 |
失敗しない受付システムの選び方
o 操作性
操作がしやすいもの、分かりやすいものを選びましょう。
操作が複雑では、訪問者は使いこなせず、社員教育には時間がかかってしまい、本末転倒となってしまいます。それでは、せっかく受付システムを導入しても業務の効率化にはなりません。訪問者が初めてその受付システムを使用するときでも簡単に、手間なく操作できるものが好ましいです。
o セキュリティ
受付システムは個人情報を扱うため、セキュリティ面が重要です。
また、セキュリティ面がおろそかだと会社の信用性にも関わることにもなるでしょう。まず、誰でも顔や名前が分かってしまうようなシステムは良くありません。来客情報が暗号化されている、サーバーダウンをした時でも個人情報が流出しないようにしているなどが最低ラインです。過去のサーバー障害をチェックすると信頼のおけるシステムかどうかが見えてきます。
o サポート体制
受付システムは導入してオシマイではありません。サポート体制が整っているシステムを導入すれば、管理者や社員が使い方を調べたり、フォローしてもらったりすることができます。
また、早急な対応が必要な場合に備えて、システムの方が分からないことやトラブルや生じた時に、問い合わせから対応までに時間がかかり過ぎる受付システムはやめておくと良いかもしれません。加えて、アフターサービスや故障時の対応についてもあらかじめ確認しておくと安心です。
おすすめ受付システム１３社、特徴や料金を徹底比較!!
1 . workstyleOS(ワークスタイルOS)
機能
・チャットツールと連携できます。
・会議室の利用状況も一括管理できます。
・電子錠と連携します。
特徴・ 料金
・workstyleOSを基盤として様々な外部サービスと相互連携ができます。
・iPad受付アプリでスマートに受付対応ができます。
・QRコード機能があります。
・SAML認証機能があります。
・受付デバイスはカスタマイズ可能です。
・料金：無料～
2 . RECEPTIONIST（レセプショニスト）
機能
・レセプショニストは実際に11年間受付嬢をしていた女性のノウハウを生かしたシステムです。
・Googleカレンダーや各ビジネスチャットと連携。
・「日程調整から来客受付までを自動化」しています。
特徴・料金
・iPadを使用し、内線電話は使いません。
・受付システムで唯一「受付システム・プログラム」で特許を習得しています。
・口コミサイトの上位常連。
・月々の料金の目安：10人以下無料、50人ごとに5千円コースと1万円コース。
3 . コンコンコール
機能
・絞り込み検索があるので担当者を簡単に呼び出せます。
・自動転送機能があるので担当者が席を外していても訪問者を待たせません。
・カメラが内蔵されているので訪問者を事前に担当者が確認できます。
・入館票が発行できます。
・開錠操作ができます。
・タッチパネルの簡単な操作で訪問者と担当者を繋ぎます。
・訪問の予約や履歴の管理ができます。
特徴・料金
・豊富なカラーバリエーション。
・スタンドタイプとコンパクトなデスクトップと個性が出せるモジュールタイプがあります。
・自動起動、自動終了機能があります。
・専用のメンテナンスソフトがあります。
・外国語にも対応できます。
・音声ガイダンスを変更できます。
・料金：見積もり。
4 . kinase(きなせ)
機能
・Microsoft365と連携すれば電話帳の登録やスケジュール機能との連携ができます。
・iPadと既存の内線で使用ができます。
特徴・料金
・タッチパネルなので操作が簡単です。
・待ち受け画面を自由に変更できます。
・訪問者が担当者を顔写真から選択できます。
・料金：初期費用は15万円～。月額ライセンス料は9万8千円～。
5 . Oresse（オレッセ）
機能
・タッチパネルの簡単な操作。
・複数テナントに対応できます。
・訪問者をカメラで確認できます。
・電子錠と連携できます。
・訪問者の履歴が作れます。
特徴・料金
・豊富なデザインから選べます。
・画面デザインをカスタマイズできます。
・人感センサーが搭載されているので訪問者を自動認識します。
・日本語のほか、英語にも対応します。
・検索機能が充実しています。
・社員名なその個人情報の扱いが厳重です。
・料金：見積もり。
6 . I-FACE（アイフェイス）
機能
・内線とビジネスチャットに連携できます。
・訪問者がQRコードをかざしたり受付番号を入力したりすると直接担当者へと繋がります。
特徴・料金
・iPadと電源さえあればすぐに利用を開始できます。
・最短1日で導入可能です。
・2012年に誕生し、導入企業700社、1000台が使われている実績があります。
・システム障害は平均月0.8件ととても低いです。
・料金：見積もり。
7 . 企業受付 for Sota
機能
・スマホ、内線、PCチャットツールなど様々な末端と連携可能。
・来訪履歴、入退管理ができる。
・電子錠と連携ができます。顔認証を登録すれば自動開錠も可能です。
特徴・料金
・かわいらしいロボットSotaが受付をしてくれる。
・顔情報の記憶ができます。
・カスタマイズの幅が広い。ボタンやロゴ、背景などがカスタマイズできます。企業ごとに挨拶や案内もできます。
・料金：見積もり。
8 . monica（モニカ）
機能
・訪問者の履歴や写真、動画なども記録できます。
特徴・料金
・専用のタブレットがあれば使えるので導入がスムーズです。工事の必要はありません。
・クラウドで管理されているので、端末を選びません。PC,スマホなどでも管理が可能です。外出先でも対応できます。
・すべての通信が暗号化されているのでセキュリティ性が高いです。
・料金：初期費用9万8千円。月額5,400円～9,800円。
9 . iPult（アイプルト）
機能
・電子錠と連携できます。
・自社コマーシャルを流せます。
・300件まで個人名登録ができます（増設可能）。
特徴・料金
・iPadと内線があればすぐに設置ができます。
・訪問者を特定できるので煩わしい飛び込み営業を断りやすいです。
・バイリンガル機能があるので外国人の来訪者にも対応しやすいです。
・カレンダータイマーがついているのでいちいちオンオフをする必要がありません。
・豊富なオプション機能があるので、必要な機能だけを選択でき、コスパがいいです。
・料金：見積もり
10 . moreReception（モアレセプション）
機能
・操作していないときは広告動画を流すことも可能。
・内線、メール、専用アプリで訪問者の通知を受け取れる。
・QRコード機能あり。
特徴・料金
・タッチパネルなので操作がスピーディー。
・卓上型、床に設置型、自立型のフロアタイプなど3つのタイプから選択できる。
・テナントビルの総合受付にも対応。
・カード発行機能付きの機体もある。
・豊富なカラーバリエーション。
・人感センサーあり。
・導入前にショールームで体験できる。
・料金：見積もり。
11 . アビテル
機能
・受付電話ロボットです。
・Frespecと連携できます。
・訪問者が音声や表示パネルで操作することで内線電話に連絡をします。
特徴・料金
・顔認証機能があります。
・IPフォン、ビジネスフォン、PC,スマートフォンと連携できます。
・訪問予定、もう門履歴、ネイ線データなどが管理できます。
・料金：見積もり。
12 . Smart at reception（スマート・アット・レセプション）
機能
・QRコード機能があります。
・内線電話、ビジネスチャット、メールで訪問者通知が受け取れます。
・既存の内線電話と連動出来ます。
特徴・料金
・AIを搭載したiPad受付システムです。
・AI機能により、使えば使うほど検索制度が高まり、訪問者に合った受付業務ができるようになります。
・デザインの変更ができます。
・Pepperと連携機能があります。
・月々の料金の目安：5～299人向け2万円、300～999人向け3万円、1000人向け5万円、グループ企業向け10万円～。
※VisitView（ビジットビュー）情報なし
まとめ
受付システムを導入すると業務が円滑に進むだけでなく、費用の削減や情報管理などのメリットがあります。そして、受付システムには内線に繋げるもの、顔認証機能があるもの、電子錠と連携しているものなども多く、様々な種類があるため、どんな使い方をしたいのか、どんな訪問者が多いのか、予算はどれくらいなのかなどに合わせて選ぶようにしましょう。
また、導入の際には操作性、セキュリティ管理、サポート体制なども重要となってきます。会社の顔とも言える受付にふさわしいシステムで訪問者を「ほう」と言わせましょう！
